Si votre organisation a des établissements dans plusieurs États membres de l'UE, une question fréquente se pose : le même agent chargé du traitement peut-il traiter les signalements partout et les exigences d'impartialité sont-elles les mêmes ? La réponse est que la directive européenne fixe un cadre minimum, mais que chaque État membre a transposé ce cadre dans sa propre législation nationale. Par conséquent, les exigences concernant les personnes autorisées à traiter un signalement et la manière dont l'impartialité est garantie peuvent varier selon les pays.
La directive stipule qu'un agent chargé du traitement doit être impartial et ne doit pas être impliqué dans le sujet du signalement. La manière dont les États membres le mettent en œuvre varie : certains permettent qu'un agent interne, tel qu'un responsable des ressources humaines ou un responsable de la conformité, effectue le traitement, à condition qu'il existe une distance suffisante par rapport au signalement. D'autres États membres imposent des exigences plus strictes concernant cette séparation, ou exigent que certains signalements soient automatiquement adressés à une tierce partie externe.
Ce que la directive régit et ce qu'elle ne régit pas
La directive européenne relative aux lanceurs d'alerte énonce les principes généraux : un canal interne de signalement doit exister, l'agent chargé du traitement doit être impartial et des délais s'appliquent à l'accusé de réception et au retour d'information. La directive laisse aux États membres le soin de définir précisément comment les transposer dans leur législation nationale. Cela signifie que le texte de la loi, la terminologie et, parfois aussi, les délais exacts peuvent varier selon le pays et différer de ce qui est habituel aux Pays-Bas.
Le rôle de la participation des travailleurs diffère également. Dans un pays, l'accent est mis sur l'approbation d'un conseil d'entreprise ou d'un organe similaire, dans un autre pays, la participation des représentants des travailleurs est réglementée différemment ou moins détaillée. Pour une organisation ayant des établissements dans différents pays, il ne va donc pas de soi qu'une seule procédure fonctionne de la même manière partout.
Les domaines où les pays diffèrent concrètement
Trois points reviennent souvent lorsqu'on examine qui peut traiter un signalement. Premièrement, la question de savoir si une fonction interne suffit, ou si une tierce partie externe ou indépendante est obligatoire pour certains types de signalements. Deuxièmement, la définition précise de l'impartialité : certains pays exigent une séparation des fonctions sur le papier, d'autres l'examinent de manière plus approfondie. Troisièmement, les pouvoirs d'une autorité de surveillance nationale : dans certains pays, une autorité de surveillance peut examiner ou intervenir dans la manière dont les signalements sont traités, dans d'autres pays, ce rôle est plus limité.
En outre, les pays diffèrent dans le degré de détail concernant la confidentialité et la constitution de dossiers. Ce qui est considéré comme une protection suffisante de l'identité du personne qui signale dans un pays peut être formulé de manière légèrement plus stricte ou plus large dans un autre. Pour une organisation opérant dans plusieurs pays, il est donc judicieux d'examiner, pour chaque établissement, le texte national applicable, plutôt que de supposer que la procédure du siège social s'applique automatiquement partout.
Ce que cela signifie pour un groupe ayant des établissements dans plusieurs pays
En pratique, un signalement est généralement évalué selon la loi du pays où travaille la personne qui signale, et non selon la loi du pays où siège le siège social. Cela signifie qu'un agent chargé du traitement au niveau du groupe peut être pratique, mais que les règles sous-jacentes doivent être vérifiées séparément pour chaque établissement. Certaines organisations choisissent de désigner un point de contact local dans chaque pays, combiné avec une coordination centrale, précisément pour tenir compte de ces différences locales.
Parce que la formulation exacte de la loi varie selon les pays, il est recommandé de consulter le texte législatif national en cas de doute ou de faire appel à un juriste familiarisé avec la situation locale. Signalo structure le processus et surveille les délais, mais n'évalue pas les signalements et ne fournit pas de conseils juridiques sur la règle nationale applicable dans un cas spécifique. Dans la base de connaissances par sujet examinée vous trouverez par thème un aperçu des endroits où les règles divergent, avec une référence au texte officiel.
Vous voulez d'abord savoir si et comment l'obligation de signalement s'applique à votre organisation, même si vous opérez dans plusieurs pays ? Effectuez alors le contrôle gratuit en quelques questions ou consultez d'où proviennent les informations sur signalo.eu. Pour des questions concrètes concernant votre situation propre, vous pouvez également consulter la questions fréquemment posées comme première orientation.