Ako vaša organizacija ima poslovnice u nekoliko EU-zemalja, česta je pitanja može li ista osoba obraditi prijave u svim lokacijama i jesu li zahtjevi za nepristranost identični. Odgovor je da Europska direktiva postavlja minimalni okvir, ali da je svaka zemlja taj okvir na svoj način implementirala u nacionalno zakonodavstvo. Zbog toga se zahtjevi za osobe koje smiju obraditi prijavu, kao i načini osiguranja nepristranosti, mogu razlikovati od zemlje do zemlje.
Direktiva propisuje da osoba koja obrađuje prijavu mora biti nepristrana i ne smije biti uključena u temu same prijave. Kako zemlje to provode, razlikuje se: neke zemlje dozvoljavaju da internu funkciju, poput zaposlenika kadrovskog odjela ili voditelja usklađenosti, obradi prijavu, pod uvjetom da postoji dovoljna distanca od same prijave. Druge zemlje postavljaju stroži zahtjev za takvu separaciju ili zahtijevaju da se određene prijave automatski proslijede vanjskoj stranici.
Što direktiva regulira, a što ne
Europska direktiva zaštite osoba koje prijavljuju protupravnosti navodi glavne linije: mora postojati interni kanal, osoba koja obrađuje prijavu mora biti nepristrana, i postoje vremenski rokovi za potvrdu primanja i povratnu informaciju. Direktiva prepušta državama članicama da to precizno implementiraju u nacionalno zakonodavstvo. To znači da tekst zakona, terminologija i ponekad i točni vremenski rokovi mogu biti drugačiji od države do zemlje i od onoga što je uobičajeno u Nizozemskoj.
Uloga sudjelovanja radnika se također razlikuje. U jednoj zemlji naglasak je na odobrenju vijeća za radnike ili slične institucije, u drugoj zemlji je sudjelovanje predstavnika radnika drugačije uređeno ili manje razrađeno. Za organizaciju s poslovnicama u različitim zemljama nije dakle samozatajno da jedan postupak funkcionira na identičan način svugdje.
Gdje se zemlje konkretno razlikuju
Tri točke se često pojavljuju pri razmatranju tko smije obraditi prijavu. Prvo je pitanje je li interna funkcija dovoljna, ili je vanjska ili neovisna strana obavezna za određene vrste prijava. Drugo je točna interpretacija nepristranosti: neke zemlje zahtijevaju odvajanje funkcija na papiru, druge zemlje to ispituju detaljnije. Treće su ovlasti nacionalnog nadzornog tijela: u nekim zemljama nadzorno tijelo može pratiti ili intervenirati kako se prijave obrađuju, u drugim zemljama je ta uloga ograničenija.
Osim toga, zemlje se razlikuju u mjeri detaljnosti oko čuvanja tajnosti i vođenja dokumentacije. Ono što je u jednoj zemlji smatrano dovoljnom zaštitom identiteta osobe koja prijavljuje, može u drugoj zemlji biti formulirano malo strože ili obrnuto labavije. Za organizaciju koja je aktivna u više zemlja, stoga je korisno da za svaku poslovnicu pregleda primjenjiv nacionalni tekst, umjesto da pretpostavi da se propisi sjedišta automatski primjenjuju svugdje.
Što to znači za grupu s poslovnicama u više zemalja
Prijava se u praksi obično ocjenjuje prema zakonu zemlje u kojoj osoba koja prijavljuje radi, a ne prema zakonu zemlje u kojoj se nalazi sjedište grupe. To znači da je centralni obraditelj na razini grupe prakovno može biti koristan, ali da se temeljna pravila moraju odvojeno provjeriti za svaku poslovnicu. Neke organizacije odluče imati lokalni kontakt osoba po zemlji, kombiniran s centralnom koordinacijom, upravo kako bi poštovale te lokalne razlike.
Budući da se točan tekst zakona razlikuje od zemlje do zemlje, preporučuje se da u slučaju sumnje konzultirate nacionalni zakonski tekst ili angažirate pravnika koji je upoznat s lokalnom situacijom. Signalo strukturira postupak i nadzire rokove, ali ne procjenjuje izvještaje i ne daje pravnu savjetu o tome koji nacionalni propisi primjenjuju u određenom slučaju. U banci znanja po temi pronađeno pronaći ćete po temi pregled gdje se pravila razlikuju, s poveznicom na službeni tekst.
Želite li prvo saznati je li i kako se obveza izvještavanja primjenjuje na vašu organizaciju, čak i ako djelujete u više zemalja? Tada besplatnu provjeru u nekoliko pitanja ili pogledajte gdje informacije na signalo.eu dolaze. Za konkretna pitanja o vašoj situaciji možete koristiti i često postavljana pitanja kao prvu orijentaciju.