Če ima vaša organizacija lokacije v več državah EU, se pogosto postavlja vprašanje, ali lahko ista oseba, odgovorna za obravnavo, obravnava prijave povsod in ali so zahteve glede nepristranskosti enake. Odgovor je, da Evropska direktiva postavlja minimalni okvir, vendar je vsaka država ta okvir na svoj način prenesla v nacionalno zakonodajo. Zato se lahko zahteve glede tega, kdo sme obravnavati prijavo in kako se zagotavlja nepristranskost, razlikujejo od države do države.
Direktiva predpisuje, da mora biti oseba, odgovorna za obravnavo prijave, nepristranska in ne sme biti vpletena v zadevo, ki je predmet prijave. Način, na katerega države to izvedejo, se razlikuje: nekatere države dovolijo, da interno funkcijo, kot je zaposleni v kadrovski službi ali compliance officer, opravi obravnavo, če je zagotovljena zadostna razdalja od prijave. Druge države postavljajo strožje zahteve glede tega ločevanja ali zahtevajo, da se določene prijave samodejno prenesejo na zunanjo stran.
Kaj direktiva ureja in kaj ne
Evropska direktiva za zavarovane osebe daje glavne smernice: mora biti notranji kanal za prijave, oseba, odgovorna za obravnavo, mora biti nepristranska, in veljajo časovne roke za potrditev prejema in povratne informacije. Direktiva prepušča članicam, kako to natančno izvedejo v nacionalno zakonodajo. To pomeni, da se besedilo zakona, terminologija in včasih tudi točni roki po državah lahko razlikujejo od tega, kar je v Sloveniji običajno.
Tudi vloga sodelovanja delavcev se razlikuje. V eni državi je poudarek na soglasju delavskega sveta ali podobnega organa, v drugi državi je vključevanje predstavnikov delavcev drugače urejeno ali manj razvito. Za organizacijo s sedišči v različnih državah torej ni samoumevno, da en postopek povsod deluje popolnoma enako.
Kje se države konkretno razlikujejo
Tri točke se pogosto pojavljajo pri pregledu, kdo sme obravnavati prijavo. Prvič je vprašanje, ali notranja funkcija zadostuje ali je zunanja ali neodvisna stran obvezna za določene vrste prijav. Drugič je natančna opredelitev nepristranskosti: nekatere države zahtevajo ločitev funkcij na papirju, druge to preverjajo bolj vsebinsko. Tretjič so pristojnosti državnega nadzornega organa: v nekaterih državah lahko nadzorni organ spremlja ali posega v način obravnavanja prijav, v drugih državah je ta vloga bolj omejena.
Poleg tega se države razlikujejo v meri podrobnosti glede tajnosti in sestavljanja dokumentacije. Kar v eni državi velja kot zadostna zaščita identitete osebe, ki vloži prijavo, je v drugi državi mogoče malo strožje ali obratno bolj ohlapno formulirano. Za organizacijo, ki deluje v več državah, je zato smiselno, da za vsako lokacijo preuči, kateri nacionalni besedilo zakona je uporabljiv, namesto da bi predpostavljala, da se pravilnik sedeža podjetja povsod samodejno uporablja.
Kaj to pomeni za skupino s sedišči v več državah
V praksi se prijava običajno oceni po pravu države, v kateri zaposleni dela, ne po pravu države, v kateri ima skupino sedež. To pomeni, da je centralna oseba, odgovorna za obravnavo na ravni skupine, sicer praktična, vendar je treba pravila, ki jih podpirajo, posebej preveriti za vsako lokacijo. Nekatere organizacije se odločijo, da imajo za vsako državo lokalni stik, v kombinaciji s centralno koordinacijo, ravno zato, da bi upoštevale te lokalne razlike.
Ker se natančna besedila zakona razlikuje po državah, je priporočljivo, da v primeru dvomov preverite narodno zakonodajo ali se posvetujete s pravnikom, ki je seznanjen z lokalno situacijo. Signalo strukturira proces in nadzira roke, vendar ne ocenjuje obvestil in ne daje pravnega nasveta o tem, kateri nacionalni predpis se v konkretnem primeru uporablja. V bazi znanja po temah je razčlenjeno lahko na podlagi teme vidite pregled, kje se pravila razlikujejo, z navedbo uradnega besedila.
Želite najprej vedeti, ali in kako se obveznost obveščanja nanaša na vašo organizacijo, tudi če ste dejavni v več državah? Nato brezplačno preverjanje v nekaj vprašanjih ali si oglejte od kje prihajajo informacije na signalo.eu. Za konkretna vprašanja o vaši situaciji lahko uporabite tudi pregledate pogosto zastavljena vprašanja kot prvo orientacijo.