Se la vostra organizzazione ha sedi in più Paesi dell'UE, è frequente chiedersi se lo stesso gestore può gestire le segnalazioni ovunque e se i requisiti di imparzialità sono uguali. La risposta è che la direttiva europea stabilisce un quadro minimo, ma ogni Paese lo ha recepito nella propria legislazione nazionale a modo proprio. Per questo motivo, i requisiti relativi a chi può gestire una segnalazione e come viene garantita l'imparzialità possono variare da Paese a Paese.
La direttiva prescrive che un gestore sia imparziale e non sia coinvolto nell'oggetto della segnalazione. Il modo in cui i Paesi lo attuano varia: alcuni Paesi consentono che un funzionario interno, come un responsabile delle risorse umane o un responsabile della conformità, conduca il trattamento, purché vi sia una distanza sufficiente dalla segnalazione. Altri Paesi pongono requisiti più severi su tale separazione, oppure richiedono che determinate segnalazioni vadano automaticamente a una parte esterna.
Cosa la direttiva regola e cosa no
La direttiva europea per i segnalanti stabilisce i punti principali: deve esistere un canale interno di segnalazione, il gestore deve essere imparziale e si applicano termini per la conferma di ricezione e per la comunicazione dei risultati. La direttiva lascia ai Paesi membri il compito di attuare ciò nella legislazione nazionale. Ciò significa che il testo della legge, la terminologia e talvolta anche i termini esatti possono variare da Paese a Paese rispetto a quanto usuale nei Paesi Bassi.
Anche il ruolo della rappresentanza dei lavoratori varia. In un Paese l'accento è posto sul consenso di un organo di rappresentanza dei lavoratori o equivalente, in un altro Paese il coinvolgimento della rappresentanza dei lavoratori è disciplinato diversamente o sviluppato in modo meno dettagliato. Per un'organizzazione con sedi in Paesi diversi, non è quindi scontato che una sola procedura funzioni esattamente allo stesso modo ovunque.
Dove concretamente i Paesi differiscono
Tre punti ricorrono spesso quando si esamina chi può gestire una segnalazione. In primo luogo, la questione se una funzione interna sia sufficiente, oppure se una parte esterna o indipendente sia obbligatoria per determinati tipi di segnalazioni. In secondo luogo, la precisa attuazione dell'imparzialità: alcuni Paesi richiedono una separazione funzionale sulla carta, altri Paesi la sottopongono a un esame più sostanziale. In terzo luogo, i poteri di un'autorità di vigilanza nazionale: in alcuni Paesi un'autorità di vigilanza può monitorare o intervenire nel modo in cui le segnalazioni vengono gestite, in altri Paesi quel ruolo è più limitato.
Inoltre, i Paesi differiscono nel grado di dettaglio riguardante la riservatezza e la costituzione dei fascicoli. Ciò che in un Paese è considerato una protezione sufficiente dell'identità del segnalante può essere in un altro Paese formulato in modo leggermente più rigoroso o più ampio. Per un'organizzazione che opera in più Paesi, è quindi utile esaminare per ogni sede quale testo nazionale si applica, anziché presupporre che il regolamento della sede centrale si applichi automaticamente ovunque.
Cosa significa ciò per un gruppo con sedi in più Paesi
Una segnalazione viene in pratica solitamente valutata secondo la legge del Paese in cui il segnalante lavora, non secondo la legge del Paese in cui ha sede il quartier generale. Ciò significa che un gestore centrale a livello di gruppo può essere vantaggioso dal punto di vista pratico, ma le regole sottostanti devono essere esaminate separatamente per ogni sede. Alcune organizzazioni scelgono di avere un punto di contatto locale in ogni Paese, combinato con un coordinamento centrale, proprio per rispettare tali differenze locali.
Poiché la formulazione esatta della legge varia da paese a paese, è consigliabile in caso di dubbi consultare il testo normativo nazionale o coinvolgere un avvocato che conosca la situazione locale. Signalo struttura il processo e monitora i termini, ma non valuta le segnalazioni e non fornisce consulenze legali su quale norma nazionale si applica in un caso specifico. Nel database per argomento troverete per ogni tema una panoramica delle divergenze normative, con riferimento al testo ufficiale.
Desiderate innanzitutto sapere se e come l'obbligo di segnalazione si applica alla vostra organizzazione, anche se operate in più paesi? Allora il controllo gratuito in poche domande oppure consultate da dove proviene l'informazione su signalo.euPer domande concrete sulla vostra situazione potete anche contattare domande frequenti come primo orientamento.