Als uw organisatie vestigingen heeft in meerdere EU-landen, is een veelgestelde vraag of dezelfde behandelaar overal meldingen mag behandelen en of de eisen aan onpartijdigheid gelijk zijn. Het antwoord is dat de Europese richtlijn een minimumkader zet, maar dat elk land dit kader op eigen wijze in nationale wetgeving heeft omgezet. Daardoor kunnen de eisen aan wie een melding mag behandelen, en hoe onpartijdigheid wordt geborgd, per land verschillen.
De richtlijn schrijft voor dat een behandelaar onpartijdig moet zijn en niet betrokken mag zijn bij het onderwerp van de melding. Hoe landen dat uitwerken, verschilt: sommige landen laten toe dat een interne functionaris, zoals een HR-medewerker of compliance officer, de behandeling doet, mits er voldoende afstand is tot de melding. Andere landen stellen strengere eisen aan die scheiding, of verlangen dat bepaalde meldingen automatisch naar een externe partij gaan.
Wat de richtlijn wel en niet regelt
De Europese richtlijn voor klokkenluiders geeft de hoofdlijnen: er moet een intern meldkanaal zijn, de behandelaar moet onpartijdig zijn, en er gelden termijnen voor ontvangstbevestiging en terugkoppeling. De richtlijn laat aan de lidstaten over hoe zij dit precies invullen in nationale wetgeving. Dat betekent dat de tekst van de wet, de terminologie en soms ook de exacte termijnen per land kunnen afwijken van wat in Nederland gebruikelijk is.
Ook de rol van medezeggenschap verschilt. In het ene land ligt de nadruk op instemming van een ondernemingsraad of vergelijkbaar orgaan, in een ander land is de betrokkenheid van werknemersvertegenwoordiging anders geregeld of minder uitgewerkt. Voor een organisatie met vestigingen in verschillende landen is het dus niet vanzelfsprekend dat één procedure overal precies hetzelfde werkt.
Waar landen concreet van elkaar verschillen
Drie punten komen vaak terug wanneer wordt gekeken naar wie een melding mag behandelen. Ten eerste de vraag of een interne functie volstaat, of dat een externe of onafhankelijke partij verplicht is voor bepaalde soorten meldingen. Ten tweede de precieze invulling van onpartijdigheid: sommige landen vragen een functiescheiding op papier, andere landen toetsen dit inhoudelijker. Ten derde de bevoegdheden van een nationale toezichthouder: in sommige landen kan een toezichthouder meekijken of ingrijpen bij de manier waarop meldingen worden behandeld, in andere landen ligt die rol beperkter.
Daarnaast verschillen landen in de mate van detail rond geheimhouding en dossiervorming. Wat in het ene land als voldoende bescherming van de identiteit van een melder geldt, kan in een ander land net iets strenger of juist ruimer zijn geformuleerd. Voor een organisatie die in meerdere landen actief is, is het daarom zinvol om per vestiging te bekijken welke nationale tekst van toepassing is, in plaats van te veronderstellen dat de regeling van het hoofdkantoor overal automatisch geldt.
Wat dit betekent voor een groep met vestigingen in meerdere landen
Een melding wordt in de praktijk meestal beoordeeld naar het recht van het land waar de melder werkt, niet naar het recht van het land waar het hoofdkantoor zit. Dat betekent dat een centrale behandelaar op groepsniveau weliswaar praktisch kan zijn, maar dat de onderliggende regels per vestiging apart moeten worden nagelopen. Sommige organisaties kiezen ervoor om per land een lokaal aanspreekpunt te hebben, gecombineerd met een centrale coördinatie, juist om recht te doen aan die lokale verschillen.
Omdat de exacte formulering van de wet per land verschilt, is het raadzaam om bij twijfel de nationale wettekst te raadplegen of een jurist te betrekken die bekend is met de lokale situatie. Signalo structureert het proces en bewaakt de termijnen, maar beoordeelt geen meldingen en geeft geen juridisch advies over welke nationale regel in een specifiek geval van toepassing is. In de kennisbank per onderwerp uitgezocht vindt u per thema een overzicht van waar de regels uiteenlopen, met een verwijzing naar de officiële tekst.
Wilt u eerst weten of en hoe de meldplicht voor uw organisatie geldt, ook als u in meerdere landen actief bent? Doe dan de gratis check in een paar vragen of bekijk waar de informatie op signalo.eu vandaan komt. Voor concrete vragen over uw eigen situatie kunt u ook de veelgestelde vragen doorlopen als eerste oriëntatie.