Мога ли да разработя сам процедурата за докладване?
Да, в основата можете да съставите вътрешния регламент сам. Законът не предписва фиксирана форма или стандартен текст. Однако трябва да включите редица елементи, като начина, по който работник може да подаде докладване, кой получава и обработва докладването, и сроковете за потвърждение на получаването и обратна информация. Докато тези елементи са правилни и съответстват на начина, по който работи вашата организация, самостоятелното съставяне не е проблем.
Проблемът често не е самият текст, а съответствието му с практиката. Регламент, който е пълен на хартия, но не съответства на това кой в действителност обработва докладванията в организацията ви или как е включен представителният орган на работниците, при проверка или спор поставя повече въпроси, отколкото кратък и правилен регламент. Ако имате съмнения относно конкретна формулировка или как регламентът се отнася към други вътрешни процедури, е разумно да консултирате юрист.
Какво трябва задължително да се включи
Вътрешният регламент описва в основата четири неща: как работник може да подаде докладване (писмено, устно или анонимно), кой получава и по-нататък обработва докладването, кои сроки се прилагат за потвърждение и обратна информация, и как се защитава самоличността на докладвача. Освен това трябва да бъде включена информация относно защита срещу отмъщение след докладване. Това са елементи, които се появяват в почти всеки сектор, независимо от размера на организацията.
Редът и формулировката можете да определите сам. Някои работодатели избират кратък регламент от една или две страници, други го разработват по-подробно с примери и пошагова схема. И двете могат да отговарят, докато задължителните елементи са налични и регламентът е разбираем за работниците, които трябва да го използват. В база знания с обяснения по всеки елемент намирате обяснение за всяка тема относно това какво там се включва.
Собствено или аутсорсирано
Границата между собствено направляване и аутсорсиране обикновено не е в текста на регламента, а в неговото прилагане. Съставянето на документ е един етап; проследяването на сроковете, наблюдението на конфиденциалността на докладванията и регистрирането на тяхното разрешаване са постоянна задача. Много МСП организации забелязват, че именно този последен елемент отнема време, особено защото не се случва всяка седмица и лесно излиза от поглед.
Платформа може да подкрепи това прилагане без да поема преценката на съдържанието. По този начин signalo.eu предоставя страницата за докладване, средата за обработка и автоматичното наблюдение на законовите сроки, но обработката на докладване винаги остава при работодателя. Ние структурираме и наблюдаваме, не оценяваме докладване и не даваме правни съвети. На страницата за начина на работа на платформата видите точно каква част от процеса е автоматизирана и каква остава при вас.
Ролята на представителния орган на работниците
Дори ако съставите регламента сам, одобрението на представителния орган на работниците остава отделен процес. ОР трябва да може да прецени текста преди той да бъде приет, и то изисква време и ясна документация. Кой пропусне или твърде късно стартира този процес, рискува приемането да се забави. Това е един от пунктовете, в които собственото съставяне и планирането на процеса трябва да вървят рамо до рамо.
Кога да наемете юрист
За повечето МСП организации съставянето на главните линии на регламента е добре да направите сами, особено ако имате под ръка преглед на задължителните елементи. Юрист е особено полезен при конкретни ситуации: когато организацията ви е активна в няколко страни на ЕС, когато вече съществуват други вътрешни процедури, които могат да се припокриват, или когато имате съмнения относно формулировката за защита срещу отмъщение. За вашата конкретна ситуация юристът или компетентният орган по надзор остават подходящата контактна точка.
Искате ли първо да разберете дали задължението се прилага за вашата организация и какво точно трябва да е поставено? Направете безплатната проверка в няколко въпроса или прочетете често задавани въпроси относно установяването и приемането на процедура за докладване. И двете са безплатни и достъпни без профил.