Kan jeg selv udarbejde en whistleblower-procedure?
Ja, du kan i udgangspunktet selv udarbejde whistleblower-proceduren. Lovgivningen foreskriver ikke en fast form eller standardtekst. Der gælder dog en række elementer, som skal indgå i proceduren, såsom måden hvorpå en medarbejder kan fremsætte en melding, hvem der modtager og behandler meldingen, og tidsfrister for kvitteringsbekræftelse og tilbagemelding. Så længe disse elementer er korrekte og stemmer overens med, hvordan din organisation fungerer, er det ikke noget problem at udarbejde den selv.
Problemerne opstår ofte ikke ved selve teksten, men ved tilslutningen til praksis. En procedure, der på papiret er fuldstændig, men ikke stemmer overens med, hvem der faktisk behandler meldinger i din organisation, eller hvordan arbejdstagerkomiteen er involveret, rejser flere spørgsmål ved en kontrol eller en tvist end en kort, korrekt procedure. Hvis du er usikker på en bestemt formulering eller på, hvordan proceduren forholder sig til andre interne processer, er det fornuftigt at rådføre sig med en jurist.
Hvad der skal være med uanset hvad
En whistleblower-procedure beskriver i sin essens fire ting: hvordan en medarbejder kan fremsætte en melding (skriftligt, mundtligt eller anonymt), hvem der modtager og behandler meldingen videre, hvilke tidsfrister der gælder for bekræftelse og tilbagemelding, og hvordan whistleblowerens identitet beskyttes. Desuden skal proceduren indeholde oplysninger om beskyttelse mod gengældelse efter en melding. Disse elementer forekommer i næsten enhver sektor, uanset organisationens størrelse.
Du kan selv bestemme rækkefølgen og formuleringen. Nogle arbejdsgivere vælger en kort procedure på en eller to sider, mens andre udarbejder den mere detaljeret med eksempler og et trinvist skema. Begge dele kan være tilstrækkelige, så længe de forpligtede elementer er til stede, og proceduren er forståelig for de medarbejdere, der skal kunne gøre brug af den. I viden databasen med forklaringer for hvert element finder du en præcisering for hvert emne af, hvad der hører til.
At gøre det selv i forhold til at outsource
Grænsen mellem at gøre det selv og at outsource ligger normalt ikke ved selve procedurens tekst, men ved gennemførelsen heraf. At udarbejde et dokument er ét trin; det at holde styr på tidsfrister, sikre fortrolighed for meldinger og dokumentere behandlingen er en løbende opgave. Mange små og mellemstore organisationer bemærker, at det sidstnævnte især tager tid, især fordi det ikke sker hver uge og derfor let glides over.
En platform kan understøtte denne gennemførelse uden at overtage den indholdsmæssige vurdering. Således leverer signalo.eu meldingssiden, behandlingsmiljøet og den automatiske overvågning af de lovbestemte tidsfrister, men behandlingen af en melding forbliver altid hos arbejdsgiveren selv. Vi strukturerer og overvåger; vi vurderer ikke en melding og giver ikke juridisk rådgivning. På siden om hvordan platformen fungerer kan du se præcis hvilken del af processen, der er automatiseret, og hvilken del der forbliver hos dig.
Arbejdstagerkomiteens rolle
Selv hvis du udarbejder proceduren selv, forbliver arbejdstagerkomiteens godkendelse en separat proces. Arbejdstagerkomiteen skal kunne gennemgå teksten, før den vedtages, og det kræver tid og klar dokumentation. Hvis du springer dette trin over eller starter for sent, risikerer du, at vedtagelsen bliver forsinket. Dette er et af de punkter, hvor selv at udarbejde det og at planlægge processen skal gå hånd i hånd.
Hvornår bringer du en jurist ind
For de fleste små og mellemstore organisationer er det godt at udarbejde de vigtigste dele af proceduren selv, især med et overblik over de forpligtede elementer ved hånden. En jurist er især nyttig i særlige situationer: når din organisation er aktiv i flere EU-lande, når der allerede findes andre interne processer, der kan overlappe, eller når du er usikker på formuleringen omkring beskyttelse mod gengældelse. For din egen situation forbliver en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rette kontaktpunkt.
Vil du først vide, om pligten gælder for din organisation, og hvad der præcis skal være på plads? Foretag den gratis tjekliste på et par spørgsmål eller læs de hyppigt stillede spørgsmål om udarbejdelsen og vedtagelsen af en whistleblower-ordning. Begge dele kan konsulteres gratis og uden konto.