Vai es pats varu izstrādāt ziņošanas kārtību?
Jā, pamatā varat paziņošanas kārtību sagatavot paši. Likums neparedz obligātu formu vai standarta tekstu. Tomēr kārtībā jāietver vairāki obligāti komponenti, piemēram, darbinieka paziņošanas iespējas, persona, kas saņem un apstrādā paziņojumu, un termiņi paziņojuma saņemšanas apstiprinājumam un atskaites sniegšanai. Kamēr šie komponenti ir pareizi un atbilst jūsu organizācijas darbības veidam, pašu sagatavošana nav problēma.
Bieži vien problēmas rodas ne no paša teksta, bet no tā nepietiekamās sasaistes ar praksi. Kārtība, kas uz papīra ir pilnīga, bet neatbilst tam, kurš jūsu organizācijā faktiski apstrādā paziņojumus vai kā ir iesaistīta darba padome, rada vairāk jautājumu pārbaudes vai strīda gadījumā nekā īsa, konsekventa kārtība. Ja šaubāties par konkrētu formulējumu vai par to, kā kārtība korelē ar citām iekšējām procedūrām, ieteicams konsultēties ar juristu.
Kas ir obligāti jāietver
Paziņošanas kārtība skaidro četras lietas: kā darbinieks var sniegt paziņojumu (rakstiskā, mutvārdos vai anonīmi), kurš saņem un apstrādā paziņojumu, kādi termiņi ir apstiprinājumam un atskaites sniegšanai, un kā tiek aizsargāta paziņotāja identitāte. Turklāt jāietver informācija par aizsardzību pret negatīvajām sekām pēc paziņojuma. Šie komponenti ir bieži sastopami gandrīz visos sektoros neatkarīgi no organizācijas lieluma.
Secību un formulējumu varat noteikt paši. Daži darba devēji izvēlas īsu kārtību no vienas vai divām lapām, citi to izstrādā detalizētāk ar piemēriem un soļu shēmu. Abi varianti var būt pieņemami, ja ir klāt obligātie komponenti un kārtiba ir saprotama darbiniekiem, kuri to lieto. Mūsu zināšanu bāzē ar izskaidrojumiem par katru komponentu katram jautājumam ir sniegts paskaidrojums par to, kas tam pieder.
Pašu darīšana pret ārpakalpojumiem
Robeža starp pašu darīšanu un ārpakalpojumiem parasti neatrodas kārtības teksta līmenī, bet tās izpildes līmenī. Dokumenta sagatavošana ir viena darbība; termiņu uzraudzība, paziņojumu konfidencialitātes nodrošināšana un risinājuma dokumentēšana ir nepārtraukts uzdevums. Daudzas MVU organizācijas pamanījušas, ka tieši šis pēdējais komponents ir laikietilpīgs, jo tas nenotiek katru nedēļu un var no skata būt pazaudēts.
Platforma var atbalstīt šo izpildi, neuzņemoties saturisku novērtējumu. Piemēram, signalo.eu nodrošina paziņošanas lapas, apstrādes vidi un likumā noteikto termiņu automatsku uzraudzību, bet paziņojuma apstrāde vienmēr paliek darba devēja pienākumā. Mēs strukturējam un uzraugām, mēs neveicam paziņojumu novērtējumu un neesam juridiskā padomdevēji. Lapā par platformas darbības veidu varat redzēt, kura procesa daļa tiek automatizēta un kura daļa paliek jūsu pienākumā.
Darba padomes loma
Pat ja kārtību sagatavot paši, darba padomes piekrišana ir atsevišķs posms. Darba padome ir jāspēj novērtēt tekstu pirms tā tiek pieņemts, un tam ir nepieciešams laiks un skaidra dokumentācija. Ja šo posmu izlaist vai sākt pārāk vēlu, ir risks, ka pieņemšana aizkavēsies. Tas ir viens no aspektiem, kurā pašu sagatavošana un procesa plānošana jāsaskaņo.
Kad piesaistīt juristu
Lielākajai daļai MVU organizāciju kārtības pamatprincipu sagatavošana ir labi paveicama pašiem, jo īpaši, ja pie rokas ir obligāto komponentu pārskats. Jurists ir īpaši noderīgs konkrētas situācijās: kad jūsu organizācija darbojas vairākās ES valstīs, kad jau pastāv citas iekšējās procedūras, kas var pārklāties, vai kad šaubāties par formulējumu attiecībā uz aizsardzību pret negatīvajām sekām. Jūsu konkrētajai situācijai jurists vai kompetentas uzraudzības iestāde ir pareizais kontaktpunkts.
Vai vēlaties vispirms uzzināt, vai jūsu organizācijai piemērojams pienākums un kas tieši tad jāietver? Veiciet bezmaksas pārbaudi dažos jautājumos vai izlasiet bieži uzdotos jautājumus par ziņošanas kārtības izstrādi un apstiprināšanu. Abi resursi ir bezmaksas un pieejami bez konta.