Posso elaborar eu mesmo o regulamento de denúncia?
Sim, em princípio, pode elaborar o regulamento de denúncia por sua conta. A lei não prescreve uma forma fixa nem um texto padrão. No entanto, existem alguns elementos que devem constar no regulamento, como a forma como um colaborador pode fazer uma denúncia, quem recebe e processa a denúncia, e os prazos para confirmação de recebimento e resposta. Desde que esses elementos estejam corretos e se adequem ao funcionamento da sua organização, elaborar por conta própria não é um problema.
O problema muitas vezes não está no texto em si, mas na forma como se articula com a prática. Um regulamento que está completo no papel, mas não corresponde a quem na sua organização realmente processa as denúncias ou como o conselho de empresa está envolvido, suscita mais questões numa inspeção ou litígio do que um regulamento breve e correto. Em caso de dúvida sobre uma formulação específica ou sobre como o regulamento se relaciona com outros procedimentos internos, é prudente consultar um jurista.
O que tem de constar obrigatoriamente
Um regulamento de denúncia descreve, no essencial, quatro coisas: como um colaborador pode fazer uma denúncia (por escrito, verbalmente ou de forma anónima), quem recebe e processa a denúncia, que prazos vigoram para confirmação e resposta, e como a identidade do denunciante é protegida. Além disso, deve incluir informações sobre proteção contra represálias após uma denúncia. Estes são elementos que surgem em praticamente todos os setores, independentemente do tamanho da organização.
Pode definir livremente a ordem e a formulação. Alguns empregadores optam por um regulamento breve de uma ou duas páginas, outros elaboram-no de forma mais pormenorizada com exemplos e um esquema passo a passo. Ambos podem ser adequados, desde que os elementos obrigatórios estejam presentes e o regulamento seja compreensível para os colaboradores que o precisam utilizar. Na base de conhecimento com explicações por tema encontra, para cada assunto, uma explicação sobre o que nele deve constar.
Fazer por conta própria versus externalizar
A linha divisória entre fazer por conta própria e externalizar situa-se geralmente não no texto do regulamento, mas na sua execução. Elaborar um documento é um passo; manter os prazos, garantir a confidencialidade das denúncias e registar o tratamento são uma tarefa contínua. Muitas organizações PME verificam que precisamente esta última parte consome tempo, especialmente porque não ocorre toda a semana e por isso facilmente se perde de vista.
Uma plataforma pode apoiar essa execução sem assumir a avaliação substantiva. Assim, signalo.eu fornece a página de denúncia, o ambiente de tratamento e a monitorização automática dos prazos legais, mas o tratamento de uma denúncia mantém-se sempre responsabilidade do empregador. Nós estruturamos e monitorizamos, não avaliamos nenhuma denúncia e não prestamos aconselhamento jurídico. Na página sobre como funciona a plataforma pode ver exatamente qual parte do processo é automatizada e qual parte permanece consigo.
O papel do conselho de empresa
Mesmo que elabore o regulamento por sua conta, a aprovação do conselho de empresa mantém-se um processo separado. O conselho deve poder avaliar o texto antes de este ser adotado, e isso requer tempo e documentação clara. Quem salta este processo ou o inicia demasiado tarde, corre o risco de atrasar a adoção. Este é um dos pontos em que a elaboração própria e o planeamento do processo têm de andar a par.
Quando recorrer a um jurista
Para a maioria das organizações PME, é perfeitamente viável elaborar as linhas principais do regulamento por sua conta, especialmente com um resumo dos elementos obrigatórios à mão. Um jurista é particularmente útil em situações específicas: quando a sua organização opera em vários países da UE, quando já existem outros procedimentos internos que podem sobrepor-se, ou quando tem dúvidas sobre a formulação da proteção contra represálias. Para a sua situação específica, um jurista ou a autoridade de supervisão competente mantêm-se como o ponto de contacto apropriado.
Quer primeiro saber se a obrigação se aplica à sua organização e o que exatamente deve estar previsto? Faça a verificação gratuita com algumas perguntas ou leia as perguntas frequentes sobre a elaboração e adoção de um procedimento de denúncia. Ambos são gratuitos e podem ser consultados sem conta.