Mohu si sám vytvořit postup pro podávání zpráv?
Ano, v základu si můžete vnitřní proceduru pro hlášení zpracovat sami. Zákon neurčuje pevnou formu ani standardní text. Existují však určité prvky, které musí být v proceduře obsaženy, jako je způsob, jakým může zaměstnanec podat hlášení, kdo hlášení přijímá a zpracovává, a lhůty pro potvrzení přijetí a zpětnou vazbu. Pokud jsou tyto prvky správné a odpovídají tomu, jak vaše organizace funguje, vlastní zpracování není problém.
Často se nejedná o samotný text, ale o to, jak se vztahuje k praxi. Procedura, která je na papíře úplná, ale neodpovídá tomu, kdo ve vaší organizaci skutečně zpracovává hlášení nebo jak je zapojena rada zaměstnanců, vyvolává při kontrole nebo sporu více otázek než krátká a správná procedura. Pokud si nejste jisti konkrétní formulací nebo tím, jak se procedura vztahuje k ostatním interním procesům, je rozumné poradit se s právníkem.
Co tam musí být v každém případě
Vnitřní procedura pro hlášení popisuje v podstatě čtyři věci: jak může zaměstnanec podat hlášení (písemně, ústně nebo anonymně), kdo hlášení přijímá a dále jej zpracovává, jaké lhůty platí pro potvrzení a zpětnou vazbu, a jak je chráněna identita hlasitele. Procedura by měla také obsahovat informace o ochraně před poškozením po podání hlášení. Jedná se o prvky, které se vyskytují v prakticky každém sektoru, bez ohledu na velikost organizace.
Pořadí a formulaci si můžete určit sami. Někteří zaměstnavatelé si zvolí krátkou proceduru na jedné nebo dvou stránkách, jiní ji rozpracují podrobněji s příklady a schématem postupu. Obojí může vyhovovat, pokud jsou přítomny povinné prvky a procedura je srozumitelná pro zaměstnance, kteří ji budou muset používat. V přehledu s vysvětlením jednotlivých prvků najdete pro každé téma vysvětlení, co do něj patří.
Vlastní zpracování versus outsourcing
Hranice mezi vlastním zpracováním a outsourcingem obvykle neleží v textu procedury, ale v její realizaci. Zpracování dokumentu je jeden krok; sledování lhůt, zabezpečení důvěrnosti hlášení a dokumentace výsledků řešení jsou průběžným úkolem. Mnoho malých a středních organizací zjistí, že právě tato poslední část stojí čas, zvláště proto, že k ní nedochází každý týden a snadno se tak vytratí z pozornosti.
Platforma může podpořit tuto realizaci, aniž by převzala podstatu posuzování. Signalo.eu poskytuje stránku pro hlášení, prostředí pro zpracování a automatické sledování zákonných lhůt, ale zpracování hlášení vždy zůstává v rukou zaměstnavatele. Strukturujeme a sledujeme, neposuzujeme hlášení a neposkytujeme právní poradenství. Na stránce o tom, jak platforma funguje vidíte přesně, která část procesu je automatizována a která zůstává na vás.
Role rady zaměstnanců
I když si proceduru zpracujete sami, souhlas rady zaměstnanců zůstává odděleným procesem. Rada zaměstnanců musí moci posoudit text dříve, než bude schválen, a to vyžaduje čas a jasnou dokumentaci. Pokud tento proces vynecháte nebo jej zahájíte příliš pozdě, riskujete, že se schválení zpozdí. To je jeden z bodů, kde se vlastní zpracování a plánování procesu musí shodovat.
Kdy si najmete právníka
Pro většinu malých a středních organizací je zpracování hlavních linií procedury dobře zvladatelné, zvláště když máte po ruce přehled povinných prvků. Právník je obzvláště užitečný v specifických situacích: když vaše organizace působí ve více zemích EU, když již existují jiné interní procesy, které se mohou překrývat, nebo když si nejste jisti formulací kolem ochrany před poškozením. Pro vaši konkrétní situaci zůstává právník nebo příslušný dohledový orgán tím správným kontaktem.
Chcete nejdřív vědět, zda se povinnost vztahuje na vaši organizaci a co přesně musí být na místě? Proveďte bezplatnou kontrolu v několika otázkách nebo si přečtěte často kladené otázky o vypracování a schválení postupu hlášení. Oboje lze konzultovat zdarma a bez účtu.