Μπορώ να καταρτίσω ο ίδιος το σύστημα αναφοράς;
Ναι, βασικά μπορείτε να καταρτίσετε το ίδιο το σχέδιο διαδικασίας. Ο νόμος δεν προβλέπει σταθερή μορφή ή τυποποιημένο κείμενο. Υπάρχουν όμως αρκετά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνονται στο σχέδιο, όπως ο τρόπος με τον οποίο ένας εργαζόμενος μπορεί να κάνει μια αναφορά, ποιος λαμβάνει και διαχειρίζεται την αναφορά, και οι προθεσμίες για την επιβεβαίωση λήψης και την ανατροφοδότηση. Όσο αυτά τα στοιχεία είναι σωστά και συμβατά με το πώς λειτουργεί ο οργανισμός σας, η αυτοκαταρτία δεν αποτελεί πρόβλημα.
Πολλές φορές, το πρόβλημα δεν είναι το ίδιο το κείμενο αλλά η σύνδεσή του με την πράξη. Ένα σχέδιο που είναι πλήρες στο χαρτί αλλά δεν αντιστοιχεί στο ποιος στον οργανισμό σας διαχειρίζεται πραγματικά τις αναφορές ή πώς εμπλέκεται το συμβούλιο εργαζομένων, θα ανακύψει περισσότερες ερωτήσεις κατά τον έλεγχο ή σε περίπτωση διένεξης από ένα σύντομο και σωστό σχέδιο. Εάν αμφιβάλλετε σχετικά με μια συγκεκριμένη διατύπωση ή σχετικά με το πώς το σχέδιο σχετίζεται με άλλες εσωτερικές διαδικασίες, είναι σκόπιμο να συμβουλευθείτε έναν νομικό.
Τι πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνεται
Ένα σχέδιο διαδικασίας περιγράφει ουσιαστικά τέσσερα πράγματα: τον τρόπο με τον οποίο ένας εργαζόμενος μπορεί να κάνει μια αναφορά (γραπτώς, προφορικά ή ανώνυμα), ποιος λαμβάνει και διαχειρίζεται περαιτέρω την αναφορά, ποιες προθεσμίες ισχύουν για την επιβεβαίωση λήψης και την ανατροφοδότηση, και πώς προστατεύεται η ταυτότητα του αναφέροντος. Επιπλέον, θα πρέπει να περιλαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με την προστασία από αρνητικές συνέπειες μετά από μια αναφορά. Αυτά τα στοιχεία εμφανίζονται σε σχεδόν κάθε τομέα, ανεξάρτητα από το μέγεθος του οργανισμού.
Μπορείτε να καθορίσετε μόνοι σας τη σειρά και τη διατύπωση. Ορισμένοι εργοδότες επιλέγουν ένα σύντομο σχέδιο μιας ή δύο σελίδων, άλλοι το αναπτύσσουν διεξοδικότερα με παραδείγματα και ένα σχηματικό διάγραμμα. Και τα δύο μπορούν να ικανοποιούν τις απαιτήσεις, εφόσον υπάρχουν τα υποχρεωτικά στοιχεία και το σχέδιο είναι κατανοητό για τους εργαζομένους που πρέπει να μπορούν να το χρησιμοποιούν. Στη τράπεζα γνώσης με επεξήγηση ανά θέμα θα βρείτε για κάθε θέμα μια επεξήγηση για το τι ανήκει σε αυτό.
Αυτοκαταρτία έναντι εκχύρωσης
Η γραμμή μεταξύ αυτοκαταρτίας και εκχύρωσης βρίσκεται συνήθως όχι στο κείμενο του σχεδίου αλλά στην εκτέλεσή του. Η κατάρτιση ενός εγγράφου είναι ένα βήμα· η παρακολούθηση προθεσμιών, η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των αναφορών και η τεκμηρίωση της αντιμετώπισης είναι ένα συνεχές έργο. Πολλοί οργανισμοί MKB παρατηρούν ότι το τελευταίο αυτό στοιχείο απαιτεί χρόνο, ειδικά επειδή δεν συμβαίνει κάθε εβδομάδα και επομένως χάνεται εύκολα από τα μάτια.
Μια πλατφόρμα μπορεί να υποστηρίξει αυτήν την εκτέλεση χωρίς να αναλάβει τη λήψη ουσιαστικών αποφάσεων. Έτσι, το signalo.eu παρέχει τη σελίδα αναφοράς, το περιβάλλον διαχείρισης και την αυτόματη παρακολούθηση των νόμιμων προθεσμιών, αλλά η διαχείριση μιας αναφοράς παραμένει πάντα στον εργοδότη. Ημείς δομούμε και παρακολουθούμε, δεν λαμβάνουμε αποφάσεις σχετικά με αναφορές και δεν δίνουμε νομικές συμβουλές. Στη σελίδα σχετικά με το πώς λειτουργεί η πλατφόρμα θα δείτε ακριβώς ποιο μέρος της διαδικασίας αυτοματοποιείται και ποιο μέρος παραμένει στα χέρια σας.
Ο ρόλος του συμβουλίου εργαζομένων
Ακόμη και αν καταρτίσετε το σχέδιο μόνοι σας, η έγκριση του συμβουλίου εργαζομένων παραμένει ένα ξεχωριστό διαδρομικό. Το συμβούλιο πρέπει να είναι σε θέση να αξιολογήσει το κείμενο πριν τεθεί σε ισχύ, και αυτό απαιτεί χρόνο και σαφή τεκμηρίωση. Όποιος παραλείψει αυτό το διαδρομικό ή το ξεκινήσει πολύ αργά, κινδυνεύει η θέσπιση να καθυστερήσει. Αυτό είναι ένα από τα σημεία στα οποία η αυτοκαταρτία και η σχεδίαση της διαδικασίας πρέπει να προχωρούν παράλληλα.
Πότε συμβουλεύεστε έναν νομικό
Για τους περισσότερους οργανισμούς MKB, η κατάρτιση των κύριων γραμμών του σχεδίου είναι καλό να γίνει μόνοι σας, ειδικά έχοντας στη διάθεσή σας ένα επισκόπηση των υποχρεωτικών στοιχείων. Ένας νομικός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος σε συγκεκριμένες καταστάσεις: όταν ο οργανισμός σας δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες της ΕΕ, όταν υπάρχουν ήδη άλλες εσωτερικές διαδικασίες που μπορούν να επικαλύπτονται, ή όταν αμφιβάλλετε σχετικά με τη διατύπωση της προστασίας από αρνητικές συνέπειες. Για τη δική σας κατάσταση, ένας νομικός ή η αρμόδια αρχή επιβλέψεως παραμένουν το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας.
Θέλετε πρώτα να μάθετε εάν η υποχρέωση ισχύει για τον οργανισμό σας και τι ακριβώς πρέπει να υπάρχει; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο σε λίγες ερωτήσεις ή διαβάστε τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη θέσπιση και καθιέρωση μιας διαδικασίας αναφοράς. Και τα δύο είναι δωρεάν και μπορούν να συμβουλευθούν χωρίς λογαριασμό.