Kann ich das Meldeverfahren selbst aufstellen?
Ja, im Grundsatz können Sie die Melderegelung selbst aufstellen. Das Gesetz schreibt keine feste Form oder einen Standardtext vor. Es gelten jedoch eine Reihe von Elementen, die in der Regelung enthalten sein müssen, wie beispielsweise die Art und Weise, wie ein Arbeitnehmer einen Hinweis geben kann, wer den Hinweis entgegennimmt und bearbeitet, sowie die Fristen für die Bestätigung des Eingangs und die Rückmeldung. Solange diese Elemente korrekt sind und der Funktionsweise Ihrer Organisation entsprechen, ist die Eigenaufstellung kein Problem.
Wo es häufig schiefgeht, ist nicht der Text selbst, sondern die Abstimmung mit der Praxis. Eine Regelung, die auf dem Papier vollständig ist, aber nicht mit den Personen in Ihrer Organisation übereinstimmt, die tatsächlich Hinweise bearbeiten, oder wie der Betriebsrat eingebunden ist, wirft bei einer Kontrolle oder einem Streit mehr Fragen auf als eine kurze, treffende Regelung. Im Zweifelsfall über eine bestimmte Formulierung oder darüber, wie sich die Regelung zu anderen internen Verfahren verhält, ist es ratsam, einen Juristen zu Rate zu ziehen.
Was auf jeden Fall hineingehören muss
Eine Melderegelung beschreibt im Kern vier Dinge: wie ein Arbeitnehmer einen Hinweis geben kann (schriftlich, mündlich oder anonym), wer den Hinweis entgegennimmt und weiterbearbeitet, welche Fristen für die Bestätigung und Rückmeldung gelten, und wie die Identität des Hinweisgebers geschützt wird. Darüber hinaus sollte etwas über den Schutz vor Benachteiligung nach einem Hinweis darin enthalten sein. Dies sind Elemente, die in fast jedem Sektor vorkommen, unabhängig von der Größe der Organisation.
Die Reihenfolge und Formulierung können Sie selbst bestimmen. Einige Arbeitgeber entscheiden sich für eine kurze Regelung von ein oder zwei Seiten, andere arbeiten sie ausführlicher mit Beispielen und einem Schritt-für-Schritt-Plan aus. Beides kann funktionieren, solange die erforderlichen Elemente vorhanden sind und die Regelung für die Arbeitnehmer, die sie nutzen müssen, verständlich ist. In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen zu jedem Element finden Sie zu jedem Thema eine Erklärung, was dort hingehört.
Selbst machen oder auslagern
Die Grenze zwischen Eigenaufstellung und Auslagerung liegt meist nicht bei der Regelung selbst, sondern bei deren Umsetzung. Das Verfassen eines Dokuments ist ein Schritt; die Einhaltung von Fristen, die Wahrung der Vertraulichkeit von Hinweisen und die Dokumentation der Bearbeitung sind eine fortlaufende Aufgabe. Viele KMU-Organisationen stellen fest, dass gerade dieser letzte Teil Zeit kostet, zumal er nicht jede Woche anfällt und dadurch leicht aus den Augen verloren wird.
Eine Plattform kann diese Umsetzung unterstützen, ohne die inhaltliche Bewertung zu übernehmen. Auf diese Weise stellt signalo.eu die Hinweisseite, die Bearbeitungsumgebung und die automatische Überwachung der gesetzlichen Fristen zur Verfügung, aber die Bearbeitung eines Hinweises bleibt immer bei dem Arbeitgeber selbst. Wir strukturieren und überwachen, wir bewerten keinen Hinweis und geben keine Rechtsberatung. Auf der Seite darüber, wie die Plattform funktioniert sehen Sie genau, welcher Teil des Prozesses automatisiert ist und welcher Teil bei Ihnen bleibt.
Die Rolle des Betriebsrats
Auch wenn Sie die Regelung selbst aufstellen, bleibt die Zustimmung des Betriebsrats ein separater Prozess. Der Betriebsrat muss den Text beurteilen können, bevor dieser festgestellt wird, und das erfordert Zeit und klare Dokumentation. Wer diesen Prozess überspringt oder zu spät beginnt, läuft Gefahr, dass sich die Feststellung verzögert. Dies ist einer der Punkte, bei denen die Eigenaufstellung und die Planung des Prozesses Hand in Hand gehen müssen.
Wann schalten Sie einen Juristen ein
Für die meisten KMU-Organisationen ist das Aufstellen der Hauptpunkte der Regelung durchaus selbst machbar, besonders mit einer Übersicht der erforderlichen Elemente zur Hand. Ein Jurist ist insbesondere nützlich in besonderen Situationen: wenn Ihre Organisation in mehreren EU-Ländern tätig ist, wenn bereits andere interne Verfahren bestehen, die sich überschneiden könnten, oder wenn Sie Bedenken bezüglich der Formulierung zum Schutz vor Benachteiligung haben. Für Ihre spezifische Situation bleibt ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst wissen, ob die Meldepflicht für Ihre Organisation gilt und was genau dann vorliegen muss? Führen Sie die kostenlose Kontrolle in wenigen Fragen durch oder lesen Sie die häufig gestellten Fragen zu der Erstellung und Genehmigung eines Meldeverfahrens. Beide sind kostenlos und ohne Konto verfügbar.