Posso redigere da solo il regolamento per le segnalazioni?
Sì, in linea di massima potete redigere voi stessi la procedura di segnalazione. La legge non prescrive una forma fissa o un testo standard. Tuttavia, la procedura deve contenere una serie di elementi obbligatori, come le modalità con cui un dipendente può effettuare una segnalazione, chi riceve e tratta la segnalazione, e i termini per la conferma di ricezione e la comunicazione dei risultati. Finché questi elementi sono corretti e coerenti con il funzionamento della vostra organizzazione, la redazione autonoma non costituisce un problema.
Spesso il problema non è il testo in sé, ma il suo adattamento alla pratica. Una procedura che sulla carta è completa, ma non corrisponde a chi nella vostra organizzazione tratta effettivamente le segnalazioni o a come è coinvolto l'organo di rappresentanza dei dipendenti, può sollevare più domande durante un controllo o una controversia rispetto a una procedura breve e coerente. In caso di dubbi su una formulazione specifica o su come la procedura si relaziona ad altre procedure interne, è consigliabile consultare un giurista.
Cosa deve contenere in ogni caso
Una procedura di segnalazione descrive essenzialmente quattro elementi: come un dipendente può effettuare una segnalazione (per iscritto, oralmente o in forma anonima), chi riceve e tratta ulteriormente la segnalazione, quali termini si applicano alla conferma e alla comunicazione dei risultati, e come viene protetta l'identità del segnalante. Inoltre, la procedura deve contenere disposizioni sulla protezione da ritorsioni a seguito di una segnalazione. Questi sono elementi che si trovano in quasi tutti i settori, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione.
Potete determinare voi stessi l'ordine e la formulazione. Alcuni datori di lavoro scelgono una procedura breve di una o due pagine, altri la sviluppano in modo più dettagliato con esempi e uno schema procedurale. Entrambi gli approcci possono essere conformi, purché gli elementi obbligatori siano presenti e la procedura sia comprensibile per i dipendenti che devono poterla utilizzare. Nella banca dati dei contenuti con spiegazioni per ogni elemento troverete un chiarimento per ogni argomento su cosa dovrebbe contenervi.
Redazione autonoma rispetto all'affidamento a terzi
Il confine tra redazione autonoma e affidamento a terzi di solito non riguarda il testo della procedura, ma la sua esecuzione. La redazione di un documento è un primo passo; il monitoraggio dei termini, la salvaguardia della riservatezza delle segnalazioni e la registrazione della loro gestione sono un'attività continua. Molte organizzazioni di piccole e medie dimensioni osservano che proprio quest'ultimo aspetto richiede tempo, in particolare perché non si verifica ogni settimana e quindi facilmente sfugge di vista.
Una piattaforma può supportare questa esecuzione senza assumere la valutazione sostanziale. Così signalo.eu fornisce la pagina di segnalazione, l'ambiente di gestione e il monitoraggio automatico dei termini di legge, ma il trattamento di una segnalazione rimane sempre in capo al datore di lavoro. Noi strutturiamo e monitoriamo, non valutiamo segnalazioni e non forniamo consulenza legale. Nella pagina su come funziona la piattaforma vedrete esattamente quale parte del processo è automatizzata e quale rimane a vostro carico.
Il ruolo dell'organo di rappresentanza dei dipendenti
Anche se redigete voi stessi la procedura, l'approvazione dell'organo di rappresentanza dei dipendenti rimane un percorso separato. L'organo deve poter valutare il testo prima che venga adottato, e ciò richiede tempo e documentazione chiara. Chi salta questa fase o la avvia in ritardo rischia che l'adozione subisca ritardi. Questo è uno dei punti in cui la redazione autonoma e la pianificazione del processo devono procedere di pari passo.
Quando ricorrere a un giurista
Per la maggior parte delle organizzazioni di piccole e medie dimensioni, è ben possibile redigere autonomamente le linee principali della procedura, soprattutto se si dispone di un elenco degli elementi obbligatori. Un giurista è particolarmente utile in situazioni specifiche: quando la vostra organizzazione è attiva in più paesi dell'UE, quando esistono già altre procedure interne che potrebbero sovrapporsi, o quando avete dubbi sulla formulazione riguardante la protezione da ritorsioni. Per la vostra situazione specifica, un giurista o l'autorità di controllo competente rimangono il punto di contatto appropriato.
Vuole prima sapere se l'obbligo si applica alla sua organizzazione e cosa deve esattamente prevedere? Esegua il controllo gratuito in poche domande oppure legga le domande frequenti su come elaborare e adottare un canale di segnalazione. Entrambi sono gratuiti e consultabili senza account.