Kan jag själv utforma en rapporteringsordning?
Ja, i grunden kan ni själva upprätta varningsreglementet. Lagen föreskriver ingen fast form eller standardtext. Det gäller dock ett antal delar som måste ingå i reglementet, till exempel hur en anställd kan lämna en anmälan, vem som mottar och hanterar anmälan, och tidsfristerna för mottagningsbekräftelse och återkoppling. Så länge dessa delar är korrekta och passar hur er organisation arbetar, är det inget problem att själva upprätta det.
Ofta är det inte själva texten som är problemet utan hur den fungerar i praktiken. Ett reglement som på papperet är fullständigt men inte motsvarar vem i er organisation som faktiskt hanterar anmälningar eller hur arbetstagarnämnden är involverad, ger vid en kontroll eller en tvist fler frågor än ett kort och korrekt reglement. Om ni är osäker på en särskild formulering eller hur reglementet förhåller sig till andra interna rutiner, är det klokt att rådfråga en jurist.
Vad som i alla fall måste ingå
Ett varningsreglement beskriver i huvudsak fyra saker: hur en anställd kan lämna en anmälan (skriftligt, muntligt eller anonymt), vem som mottar och fortsatt hanterar anmälan, vilka tidsfrister som gäller för bekräftelse och återkoppling, och hur anmälarens identitet skyddas. Dessutom bör det innehålla något om skydd mot repressalier efter en anmälan. Detta är delar som förekommer i nästan alla sektorer, oavsett organisationens storlek.
Ordningen och formuleringen får ni själva bestämma. Vissa arbetsgivare väljer ett kort reglement på en eller två sidor, andra arbetar det ut mer utförligt med exempel och arbetssteg. Båda kan fungera, så länge de obligatoriska delarna finns med och reglementet är begripligt för de anställda som ska kunna använda det. I kunskapsdatabasen med förklaringar per del hittar ni en förklaring per ämne om vad som ska ingå där.
Själva göra det eller lägga ut det på annat håll
Gränsen mellan att själva göra det och lägga ut det på annat håll ligger oftast inte på reglementstexten utan på genomförandet. Att upprätta ett dokument är ett steg; att följa upp tidsfrister, bevaka konfidentialiteten för anmälningar och dokumentera handlingen är en löpande uppgift. Många små och medelstora organisationer märker att just denna senare del tar tid, särskilt för att det inte sker varje vecka och därför lätt glöms bort.
En plattform kan stödja genomförandet utan att överta bedömningen av innehållet. På så sätt tillhandahåller signalo.eu anmälningssidan, hanteringsmiljön och automatisk övervakning av de lagstiftade tidsfristen, men handläggningen av en anmälan ligger alltid hos arbetsgivaren själv. Vi strukturerar och övervakar, vi bedömer ingen anmälan och ger ingen juridisk rådgivning. På sidan om hur plattformen fungerar ser ni exakt vilken del av processen som automatiseras och vilken del som ligger hos er.
Arbetstagarnämndens roll
Även om ni själva upprättar reglementet är godkännandet från arbetstagarnämnden en separat process. Nämnden måste kunna bedöma texten innan den fastställs, och det kräver tid och tydlig dokumentation. Den som hoppar över detta steg eller startar för sent löper risk att fastställelsen fördröjs. Detta är en av de punkterna där att själva upprätta det och att planera processen måste gå hand i hand.
När ska ni engagera en jurist
För de flesta små och medelstora organisationer är det bra möjligt att själva upprätta huvudlinjerna i reglementet, särskilt med en översikt över de obligatoriska delarna till hands. En jurist är särskilt användbar i särskilda situationer: när er organisation är aktiv i flera EU-länder, när det redan finns andra interna rutiner som kan överlappa varandra, eller när ni är osäker på formuleringen kring skydd mot repressalier. För er egen situation är en jurist eller tillsynsmyndigheten det lämpliga kontaktalternativet.
Vill du först veta om skyldigheten gäller för din organisation och vad som då måste finnas på plats? Gör den kostnadsfria kontrollen i några frågor eller läs de vanliga frågorna om upprättandet och fastställandet av ett rapporteringssystem. Båda är kostnadsfria och kan konsulteras utan konto.