Czy mogę sam opracować procedurę zgłoszenia?
Tak, w zasadzie możecie samodzielnie opracować procedurę zgłaszania. Prawo nie nakazuje określonej formy ani tekstu standardowego. Istnieje jednak szereg elementów, które muszą znaleźć się w procedurze, takich jak sposób, w jaki pracownik może zgłosić sprawę, kto otrzymuje i obsługuje zgłoszenie, oraz terminy potwierdzenia otrzymania i poinformowania o wyniku. Jeśli te elementy są prawidłowe i odpowiadają sposobowi działania Twojej organizacji, samodzielne opracowanie nie stanowi problemu.
Najczęściej błędy pojawiają się nie w samym tekście, ale w jego odnoszeniu się do praktyki. Procedura, która na papierze jest kompletna, ale nie odpowiada temu, kto w Twojej organizacji faktycznie obsługuje zgłoszenia lub jak zaangażowana jest rada pracowników, może podczas kontroli lub sporu rodzić więcej pytań niż krótka, prawidłowa procedura. W razie wątpliwości dotyczących konkretnego sformułowania lub tego, jak procedura odnosi się do innych procedur wewnętrznych, warto skonsultować się z prawnikiem.
Co koniecznie musi się znaleźć
Procedura zgłaszania opisuje zasadniczo cztery rzeczy: w jaki sposób pracownik może dokonać zgłoszenia (pisemnie, ustnie lub anonimowo), kto otrzymuje i obsługuje zgłoszenie, jakie terminy obowiązują dla potwierdzenia otrzymania i poinformowania o wyniku, oraz jak chroniona jest tożsamość zgłaszającego. Ponadto powinna zawierać informacje o ochronie przed represaliami po dokonaniu zgłoszenia. Są to elementy, które pojawiają się w niemal każdym sektorze, niezależnie od wielkości organizacji.
Kolejność i sformułowanie możecie ustalić sami. Niektórzy pracodawcy wybierają krótką procedurę na jednej lub dwóch stronach, inni opracowują ją bardziej szczegółowo z przykładami i schematem postępowania. Obie wersje mogą być wystarczające, pod warunkiem że zawierają obowiązkowe elementy i procedura jest zrozumiała dla pracowników, którzy będą jej używać. W bazie wiedzy z objaśnieniami dla każdego elementu znajdziesz dla każdego tematu wyjaśnienie, co powinno się w nim zawierać.
Samodzielne opracowanie versus outsourcing
Granica między samodzielnym opracowaniem a outsourcingiem zwykle nie leży w tekście procedury, ale w jej wdrażaniu. Opracowanie dokumentu to jeden etap; monitorowanie terminów, dbanie o poufność zgłoszeń i dokumentowanie obsługi to zadanie bieżące. Wiele organizacji MŚP zauważa, że szczególnie ten ostatni element wymaga czasu, zwłaszcza ponieważ nie zdarza się co tydzień i dlatego łatwo zostaje pominięty.
Platforma może wspierać wdrażanie bez przejmowania merytorycznej oceny. Platforma signalo.eu dostarcza stronę zgłaszania, środowisko obsługi i automatyczne monitorowanie ustawowych terminów, ale obsługa zgłoszenia zawsze pozostaje w rękach pracodawcy. Strukturyzujemy i monitorujemy, nie dokonujemy oceny zgłoszeń i nie udzielamy porad prawnych. Na stronie dotyczącej sposobu działania platformy widać dokładnie, która część procesu jest zautomatyzowana, a która pozostaje w Twoich rękach.
Rola rady pracowników
Nawet jeśli opracowujecie procedurę samodzielnie, zatwierdzenie przez radę pracowników pozostaje odrębnym procesem. Rada musi móc ocenić tekst, zanim zostanie zatwierdzony, a to wymaga czasu i jasnej dokumentacji. Ci, którzy pominęli ten etap lub rozpoczęli go zbyt późno, ryzykują opóźnienie zatwierdzenia. To jeden z punktów, w którym samodzielne opracowanie i planowanie procesu muszą przebiegać równolegle.
Kiedy warto zaangażować prawnika
Dla większości organizacji MŚP opracowanie głównych zasad procedury jest całkowicie możliwe do wykonania samodzielnie, szczególnie gdy masz przy sobie przegląd obowiązkowych elementów. Prawnik jest szczególnie przydatny w sytuacjach specyficznych: gdy Twoja organizacja działa w kilku krajach UE, gdy istnieją już inne procedury wewnętrzne, które mogą się nakładać, lub gdy masz wątpliwości dotyczące sformułowania dotyczącego ochrony przed represaliami. W Twojej konkretnej sytuacji prawnik lub właściwy organ nadzoru pozostają najbardziej wskazanym punktem kontaktowym.
Chcesz najpierw wiedzieć, czy obowiązek dotyczy Twojej organizacji i co dokładnie trzeba wdrożyć? Skorzystaj z bezpłatnego sprawdzenia w kilku pytaniach lub przeczytaj najczęściej zadawane pytania dotyczące opracowania i przyjęcia procedury zgłaszania. Oba narzędzia są bezpłatne i dostępne bez konta.