Môžem si sám vypracovať postup nakazovania?
Áno, v zásade si postup hlásenia môžete vypracovať sami/samy. Zákon nepredpisuje žiadnu stanoveníu formu alebo štandardný text. Existuje však niekoľko prvkov, ktoré sa musia v postupe vyskytnúť, ako napríklad spôsob, akým môže pracovník podať hlásenie, kto hlásenie prijíma a spracováva, a lehoty na potvrdenie prijatia a spätnu väzbu. Pokiaľ sú tieto prvky správne a zodpovedajú tomu, ako vaša organizácia funguje, vlastné vypracovanie nie je problém.
Kde sa často stáva chyba, je nie samotný text, ale jeho súlad s praxou. Postup, ktorý je na papieri úplný, ale nezodpovedá tomu, kto v vašej organizácii skutočne spracováva hlásenia, alebo ako je zapojená rada zamestnancov, môže pri kontrole alebo spore vzbudiť viac otázok ako krátky, správny postup. Ak si nie ste istí konkrétnym znením alebo tým, ako sa postup vzťahuje na ostatné interné postupy, je vhodné poradiť sa s právnikom.
Čo tam v každom prípade musí byť
Postup hlásenia popisuje v podstate štyri veci: ako môže pracovník podať hlásenie (písomne, ústne alebo anonymne), kto hlásenie prijíma a ďalej spracováva, aké lehoty sa vzťahujú na potvrdenie a spätnu väzbu, a ako sa chráni identita hlásiteľa. Okrem toho by tam malo byť niečo o ochrane pred ujmou po podaní hlásenia. Ide o prvky, ktoré sa vyskytujú prakticky v každom sektore, bez ohľadu na veľkosť organizácie.
Poradie a znenie si môžete určiť sami/samy. Niektorí zamestnávatelia si vyberajú krátky postup s jednou alebo dvoma stránkami, iní ho vypracúvajú podrobnejšie s príkladmi a schémou krokov. Obidva prístupy môžu byť vyhovujúce, pokiaľ sú prítomné povinné prvky a postup je zrozumiteľný pre pracovníkov, ktorí ho musia byť schopní používať. V databáze znalostí s vysvetlením jednotlivých prvkov nájdete ku každej téme vysvetlenie toho, čo by malo obsahovať.
Vlastná realizácia versus outsourcing
Hranica medzi vlastnou realizáciou a outsourcingom zvyčajne nespočíva v texte samotného postupu, ale v jeho realizácii. Vypracovanie dokumentu je jeden krok; sledovanie lehôt, ochrana dôvernosti hlásení a zaznamenávanie ich vyriešenia sú nepretržitou úlohou. Mnohé malé a stredné organizácie zisťujú, že práve tento posledný prvok je časovo náročný, najmä preto, že sa nevyskytuje každý týždeň a ľahko sa tak môže stratou z mysle.
Platforma môže podporiť túto realizáciu bez prevzatia vecnej posudzovania. Takto signalo.eu poskytuje stránku na hlásenie, pracovné prostredie pre spracovateľov a automatické sledovanie zákonných lehôt, ale spracovanie hlásenia vždy ostáva na strane zamestnávateľa. Štruktúrujeme a sledujeme, neposúdame žiadne hlásenie a neposkytujeme právne poradenstvo. Na stránke o tom, ako platforma funguje, vidíte presne, ktorá časť procesu je automatizovaná a ktorá ostáva u vás.
Úloha rady zamestnancov
Aj keď si postup vypracúvate sami/samy, pozostáva súhlas rady zamestnancov na osobitnom trakte. Rada zamestnancov musí mať možnosť posúdiť text skôr, ako sa schváli, a to si vyžaduje čas a jasné doklady. Kto tento proces preskoči alebo začne príliš neskoro, riskuje, že schválenie sa oneskorí. Toto je jeden z bodov, kde musí ísť vlastné vypracovanie a plánovanie procesu ruka v ruke.
Kedy si zapojíte právnika
Pre väčšinu malých a stredných organizácií je vypracovanie základov postupu dobré realizovať sami/samy, najmä ak máte po ruke prehľad povinných prvkov. Právnik je obzvlášť užitočný v špecifických situáciách: keď vaša organizácia pôsobí v niekoľkých krajinách EÚ, keď už existujú iné interné postupy, ktoré sa môžu prekrývať, alebo keď si nie ste istí formuláciou ochrany pred ujmou. Pre vašu konkrétnu situáciu zostáva právnik alebo príslušný dozorný orgán správnym kontaktným bodom.
Chcete najskôr vedieť, či sa povinnosť vzťahuje na vašu organizáciu a čo presne musí obsahovať? Vykonajte bezplatný test v niekoľkých otázkach alebo si prečítajte časté otázky o vytváraní a schvaľovaní postupu na hlásenie. Obidve je možné konzultovať bezplatne a bez potreby účtu.