Mogu li sam sastaviti pravila za prijavu?
Da, u osnovi možete sami izraditi internu proceduru za prijavljivanje. Zakon ne propisuje fiksni oblik ili standardni tekst. Međutim, postoji nekoliko dijelova koji moraju biti uključeni u proceduru, kao što su način na koji zaposlenik može podnijeti prijavu, tko je prima i obrađuje te rokovi za potvrdu primitka i povratnu informaciju. Dokle god su ti dijelovi točni i usklađeni s načinom na koji vaša organizacija funkcionira, samostalna izrada nije problem.
Često gdje se griješi nije sam tekst već usklađenost s praksom. Procedura koja je na papiru potpuna, ali se ne slaže s tim tko u vašoj organizaciji zaista obrađuje prijave ili kako je uključeno predstavništvo radnika, može pri nadzoru ili spora stvoriti više pitanja nego kratka, točna procedura. Ako sumnjate u specifičnu formulaciju ili kako se procedura odnosi na ostale interne procese, preporučljivo je konzultirati pravnika.
Što svakako mora biti navedeno
Procedura za prijavljivanje u svojoj osnovi opisuje četiri stvari: kako zaposlenik može podnijeti prijavu (pismeno, usmeno ili anonimno), tko je prima i dalje je obrađuje, koji se rokovi primjenjuju za potvrdu i povratnu informaciju te kako se štiti identitet prijavitelja. Osim toga, trebala bi biti navedena zaštita od neprijateljskog ponašanja nakon prijavljivanja. To su dijelovi koji se pojavljuju u gotovo svakom sektoru, bez obzira na veličinu organizacije.
Redoslijed i formulaciju možete odrediti sami. Neki poslodavci biraju kratku proceduru od jedne ili dvije stranice, drugi je razrađuju detaljnije s primjerima i korak-po-korak shemom. Oboje mogu biti zadovoljavajući, dokle god su obavezni dijelovi prisutni i procedura je razumljiva zaposlenicima koji je trebaju moći koristiti. U bazi znanja s objašnjenjima po dijelovima nalazite po temi objašnjenje što u nju spada.
Samostalna izrada u odnosu na vanjsku potporu
Granica između samostalne izrade i vanjske potpore obično se ne nalazi u tekstu procedure već u njenoj provedbi. Izrada dokumenta je jedan korak; praćenje rokova, čuvanje povjerljivosti prijava i evidentiranje rješavanja kontinuirana je zadaća. Mnoge male i srednje organizacije primjećuju da upravo taj posljednji dio troši vrijeme, pogotovo jer se ne javlja svaki tjedan pa se lako gubi iz fokusa.
Platforma može poduprijeti tu provedbu bez preuzimanja sadržajnog vrednovanja. Na taj način signalo.eu pruža stranicu za prijavljivanje, okruženje za obradu i automatski nadzor zakonskih rokova, ali obrada prijave uvijek ostaje kod poslodavca. Mi strukturiramo i nadziremo, mi ne vrednujemo prijave i ne dajemo pravne savjete. Na stranici o tome kako platforma funkcionira vidite točno koji se dio procesa automatizira i koji dio ostaje kod vas.
Uloga predstavništva radnika
Čak i ako sami izradite proceduru, suglasnost predstavništva radnika ostaje odvojeno pitanje. Predstavništvo mora moći procijeniti tekst prije nego što se uspostavi, a to zahtijeva vrijeme i jasnu dokumentaciju. Tko preskoči ovaj proces ili ga počne prekasno, riskira da se uspostavljanje odgodi. To je jedna od točaka kod koje se samostalna izrada i planiranje procesa moraju odvijati paralelno.
Kada angažirati pravnika
Za većinu malih i srednjih organizacija dobro je samu izraditi glavne linije procedure, pogotovo kada imate pri ruci pregled obaveznih dijelova. Pravnik je osobito koristan u specifičnim situacijama: kada vaša organizacija posluje u više EU-zemalja, kada već postoje drugi interni procesi koji se mogu preklapati ili kada sumnjate u formulaciju zaštite od neprijateljskog ponašanja. Za vašu konkretnu situaciju pravnik ili nadležni nadzorni organ ostaju odgovarajući kontakt.
Želite li prvo saznati primjenjuje li se obveza na vašu organizaciju i što se tada točno mora nalaziti? Učinite besplatnu provjeru u nekoliko pitanja ili pročitajte često postavljana pitanja o izradi i donošenju procedure za izvještavanja o nesukladnostima. Oboje su besplatni i dostupni bez računa.