Puis-je rédiger moi-même le dispositif de signalement ?
Oui, en principe, vous pouvez établir vous-même la procédure de signalement. La loi ne prescrit pas de forme ou de texte standard. Cependant, certains éléments doivent figurer dans la procédure, comme la manière dont un agent peut signaler, qui reçoit et traite le signalement, et les délais pour la confirmation de réception et la rétroaction. Tant que ces éléments sont corrects et correspondent à la manière dont votre organisation fonctionne, l'établissement autonome ne pose aucun problème.
Le problème survient souvent non pas dans le texte lui-même, mais dans son application pratique. Une procédure qui est complète sur le papier mais ne correspond pas aux personnes qui traitent réellement les signalements dans votre organisation ou à la manière dont le conseil d'entreprise est impliqué soulève plus de questions lors d'un contrôle ou d'un litige qu'une procédure courte et correcte. En cas de doute sur une formulation spécifique ou sur la relation entre la procédure et d'autres processus internes, il est prudent de consulter un juriste.
Ce qui doit absolument figurer
Une procédure de signalement décrit essentiellement quatre choses : la manière dont un agent peut signaler (par écrit, oralement ou de manière anonyme), qui reçoit et traite le signalement, quels délais s'appliquent à la confirmation et à la rétroaction, et comment l'identité du signaleur est protégée. En outre, la procédure doit contenir des dispositions sur la protection contre les représailles suite à un signalement. Ce sont des éléments qui figurent dans pratiquement tous les secteurs, indépendamment de la taille de l'organisation.
Vous êtes libre de déterminer l'ordre et la formulation. Certains employeurs optent pour une procédure courte d'une ou deux pages, d'autres l'élaborent de manière plus détaillée avec des exemples et un schéma étape par étape. Les deux peuvent convenir, à condition que les éléments obligatoires soient présents et que la procédure soit compréhensible pour les agents qui doivent pouvoir l'utiliser. Dans la base de connaissances avec explications par sujet , vous trouverez des explications sur ce qui doit figurer dans chaque rubrique.
Faire soi-même ou confier à un tiers
La limite entre faire soi-même et confier à un tiers se situe généralement non pas dans le texte de la procédure, mais dans son exécution. La rédaction d'un document est une étape ; le suivi des délais, la protection de la confidentialité des signalements et la documentation du traitement sont une tâche continue. De nombreuses organisations du secteur du MKB constatent que cette dernière partie prend du temps, notamment parce qu'elle ne se produit pas chaque semaine et peut donc facilement être oubliée.
Une plateforme peut soutenir cette exécution sans assumer l'évaluation du contenu. Ainsi, signalo.eu fournit la page de signalement, l'environnement de traitement et la surveillance automatique des délais légaux, mais le traitement d'un signalement reste toujours de la responsabilité de l'employeur. Nous structurons et surveillons, nous n'évaluons aucun signalement et ne fournissons aucun conseil juridique. Sur la page expliquant le fonctionnement de la plateforme , vous voyez exactement quelle partie du processus est automatisée et quelle partie reste de votre responsabilité.
Le rôle du conseil d'entreprise
Même si vous établissez vous-même la procédure, l'approbation du conseil d'entreprise reste un processus distinct. Le conseil doit pouvoir évaluer le texte avant qu'il ne soit adopté, ce qui demande du temps et une documentation claire. Quiconque omet cette étape ou la commence trop tard court le risque que l'adoption soit retardée. C'est l'un des points où l'établissement autonome et la planification du processus doivent aller de pair.
Quand faire appel à un juriste
Pour la plupart des organisations du secteur du MKB, l'établissement des principes généraux de la procédure peut être bien fait en interne, surtout avec un aperçu des éléments obligatoires à portée de main. Un juriste est particulièrement utile dans des situations spécifiques : lorsque votre organisation est active dans plusieurs pays de l'UE, lorsqu'il existe déjà d'autres processus internes qui peuvent se chevaucher, ou lorsque vous doutez de la formulation concernant la protection contre les représailles. Pour votre situation particulière, un juriste ou l'autorité de surveillance compétente reste le point de contact approprié.
Vous souhaitez d'abord savoir si l'obligation s'applique à votre organisation et ce qui doit exactement être en place ? Effectuez le contrôle gratuit en quelques questions ou lisez les questions fréquemment posées sur l'établissement et l'adoption d'un dispositif de signalement. Les deux sont gratuits et accessibles sans compte.