Samlingstiden for etablering af en whistleblower-ordning afhænger i høj grad af, hvor meget der allerede er på plads, og hvor hurtigt virksomhedens medindflydelsesorganer kan handle. For en organisation, der starter fra bunden med et medindflydelsesorganer, der først skal orienteres og først derefter kan give tilslutning, er en periode på to til tre måneder realistisk. Hvis der allerede er et medindflydelsesorganer, der er vant til at mødes hurtigt, og teksten til ordningen allerede er klar, kan processen være afsluttet på nogle få uger.
Grunden til, at der ikke kan gives et fast tal, er, at etablering af en whistleblower-ordning består af separate trin, som hver har deres eget tempo: udarbejdelse af ordningen, tilslutning fra medindflydelsesorganet, teknisk opsætning af kanalen og orientering af medarbejdere. Forsinkelser opstår næsten altid på samme punkt, og det er ikke teknologien, men medindflydelsen.
Hvilke trin omfatter processen
Etablering af en whistleblower-ordning forløber normalt i fire faser. Først udarbejdes teksten til ordningen: hvem der kan indberette, hvordan, og hvad organisationen gør inden for hvilken tidsramme. Derefter følger tilslutning fra medindflydelsesorganet, som må vurdere ordningen, før den træder i kraft. Derefter etableres selve kanalen med en behandler, der får adgang til behandlingsmiljøet. Til sidst orienteres medarbejdere om, hvor kanalen er placeret, og hvordan den fungerer.
Hver fase kan planlægges separat, men de er forbundne: det er ikke fornuftigt at orientere, før medindflydelsesorganet har givet tilslutning, og det fører ofte til en anden omgang at etablere en kanal, før ordningens tekst er fastlagt.
Hvor gennemløbstiden i praksis bryder sammen
Det mest nævnte forhindring er planlægningen af medindflydelsesorganet selv. Tilslutning kræver et dagsordenspunkt, ofte en forudgående orientering og nogle gange et andet møde, hvis der er spørgsmål. Et medindflydelsesorganer, der mødes en gang om måneden, bestemmer således i høj grad tempoet for hele processen, uanset hvor hurtigt resten er klar.
En anden forsinkelse opstår ved udarbejdelsen af selve teksten. En whistleblower-ordning, der er skrevet for generelt, rejser spørgsmål hos medindflydelsesorganet om, hvem der præcist behandler indberetninger, og hvordan identiteten på en indberetter beskyttes. Disse spørgsmål er berettigede, men koster en ekstra omgang, hvis de ikke er gennemtænkt på forhånd. En tekst, der fra starten er konkret om behandleren, tidsrammerne og håndteringen af anonymitet, forhindrer denne forsinkelse. videnbanken med de enkelte dele af en whistleblower-ordning angiver for hvert emne, hvad der skal være inkluderet deri.
En tredje forsinkelse ligger i orienteringen af medarbejdere. Det ses nogle gange som det sidste trin og planlægges først, når kanalen allerede er aktiv, mens det lige så godt kan være, at medarbejdere fra starten ved, at der kører en proces. Ventetid med kommunikation til alt er helt færdigt, er således ikke nødvendigt.
Hvad der accelererer processen
De faser, der forløber mest forudsigeligt, er de faser, der ikke afhænger af eksterne faktorer: udarbejdelse af tekst og teknisk opsætning af kanalen. En hostet indberetningskanal, hvor indberetningssiden og behandlingsmiljøet allerede eksisterer og kun skal opsættes til den enkelte organisation, sparer mest tid i denne fase sammenlignet med at bygge noget selv eller håndtere det via separate dokumenter.
Den fase, der mindst kan accelereres, er stadig tilslutning fra medindflydelsesorganet. Denne tidsramme er ikke fastsat og varierer fra organisation til organisation; det hjælper at inddrage medindflydelsesorganet tidligt i stedet for først, når teksten er færdig. hvordan processen fra udarbejdelse til live-gang ser ud viser, hvilke dele der hører sammen ved det.
Hvad en indikation af samlingstiden ikke er
Et skøn på to til tre måneder siger noget om en gennemsnitlig proces, ikke om din egen situation. Om en repræsentantskab handler hurtigt eller langsomt, om en tekst godkendes med det samme, og om der allerede er udpeget en sagsbehandler, varierer fra organisation til organisation. For spørgsmålet om og fra hvornår forpligtelsen gælder for din organisation, og hvad der præcis skal være på plads, anbefales det at konsultere lovteksten eller inddrage en jurist.
Ønsker du et første overblik over, hvor din organisation står, uden at det medfører en øjeblikkelig forpligtelse? få en indikation gennem et par spørgsmål tager et par minutter og er gratis, ligesom emnerne i vidensdatabasen. Hvis du vil gå videre efter det, kan du oprette en forretningskonto og gennemgå processen fra tilrettelæggelse til livegang trin for trin.