Il tempo necessario per istituire un sistema di segnalazione dipende fortemente da quanto è già stato fatto e dalla velocità con cui l'organo di rappresentanza dei lavoratori può agire. Per un'organizzazione che parte da zero, con un organo che deve prima essere informato e solo successivamente può dare il consenso, è ragionevole prevedere un periodo di due o tre mesi. Se esiste già un organo di rappresentanza dei lavoratori abituato a riunirsi rapidamente e il testo della regolamentazione è già pronto, il processo può concludersi in poche settimane.
Il motivo per cui non è possibile fornire un numero fisso è che l'istituzione di un sistema di segnalazione consiste di passaggi separati, ognuno con il proprio ritmo: la stesura della regolamentazione, l'ottenimento del consenso dell'organo di rappresentanza dei lavoratori, l'allestimento tecnico del canale e l'informazione dei dipendenti. Il ritardo si verifica quasi sempre nello stesso punto, e non è la tecnologia ma la rappresentanza dei lavoratori.
Di quali passaggi consiste il processo
L'istituzione di un sistema di segnalazione procede generalmente in quattro fasi. In primo luogo, viene steso il testo della regolamentazione: chi può segnalare, come, e cosa farà l'organizzazione entro quale termine. Seguire il consenso dell'organo di rappresentanza dei lavoratori, che può valutare la regolamentazione prima che entri in vigore. Successivamente, il canale stesso viene allestito, con un responsabile del trattamento che ottiene l'accesso all'ambiente di gestione. Infine, i dipendenti vengono informati su dove si trova il canale e come funziona.
Ogni fase può essere pianificata separatamente, ma sono correlate: informare prima che l'organo abbia dato il consenso non è saggio, e allestire un canale prima che il testo della regolamentazione sia definitivo porta spesso a una seconda serie di lavori.
Dove la tempistica in pratica incontra ostacoli
L'ostacolo più frequentemente citato è la pianificazione dell'organo di rappresentanza dei lavoratori stesso. Il consenso richiede un punto all'ordine del giorno, spesso una spiegazione preliminare e talvolta una seconda riunione se ci sono domande. Un organo che si riunisce una volta al mese determina in gran parte il ritmo dell'intero processo, indipendentemente dalla velocità del resto.
Un secondo ritardo si verifica nella stesura del testo stesso. Una regolamentazione scritta in modo troppo generico suscita domande presso l'organo di rappresentanza dei lavoratori su chi esattamente tratta le segnalazioni e come viene protetta l'identità del denunciante. Queste domande sono legittime, ma comportano un giro aggiuntivo se non sono state considerate in anticipo. Un testo che fin dall'inizio è specifico sulla figura del responsabile del trattamento, i termini e la gestione dell'anonimato, previene questo ritardo. la banca dati con i singoli componenti di un sistema di segnalazione specifica per ogni argomento cosa dovrebbe contenervi.
Un terzo ritardo riguarda l'informazione ai dipendenti. A volte è visto come l'ultimo passaggio e pianificato solo dopo che il canale è già attivo, mentre è altrettanto valido che i dipendenti sappiano fin dall'inizio che un processo è in corso. Non è necessario attendere che tutto sia completamente concluso prima di comunicare.
Cosa lo accelera
Le fasi che procedono in modo più prevedibile sono quelle che non dipendono da fattori esterni: la stesura del testo e l'allestimento tecnico del canale. Un canale di segnalazione gestito esternamente, in cui la pagina di segnalazione e l'ambiente di gestione già esistono e devono solo essere adattati alla propria organizzazione, consente di risparmiare più tempo in questa fase rispetto alla creazione di qualcosa da soli o alla gestione tramite documenti separati.
La fase che è meno possibile accelerare rimane il consenso dell'organo di rappresentanza dei lavoratori. Questo termine non è fisso e varia da organizzazione a organizzazione; aiuta a coinvolgere presto l'organo, anziché attendere fino al momento in cui il testo è già pronto. come appare il processo dalla stesura al lancio mostra quali componenti vanno insieme.
Cosa non è un'indicazione dei tempi di realizzazione
Una stima di due o tre mesi dice qualcosa su un percorso medio, non sulla vostra situazione specifica. Se l'organo dei dipendenti interviene più rapidamente o più lentamente, se un testo viene approvato in una sola volta, e se un responsabile del trattamento è già stato designato, varia da organizzazione a organizzazione. Per sapere se e da quando l'obbligo si applica alla vostra organizzazione, e cosa deve essere precisamente in atto, è consigliabile consultare il testo normativo o coinvolgere un consulente legale.
Desiderate un primo quadro di dove si trova la vostra organizzazione, senza che questo comporti immediatamente un obbligo? ottenere un'indicazione in poche domande richiede pochi minuti ed è gratuito, così come gli argomenti nella banca dati della conoscenza. Chi vuole proseguire dopo, può creare un account aziendale e percorrere il processo dalla stesura fino all'attivazione passo dopo passo.