Ο χρόνος υλοποίησης της δημιουργίας ενός συστήματος αναφοράς παραβάσεων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο έχει ήδη προετοιμαστεί και πόσο γρήγορα μπορεί να κινηθεί το όργανο εργαζομένων. Σε έναν οργανισμό που ξεκινά από το μηδέν, με ένα όργανο που πρέπει πρώτα να ενημερωθεί και μόνο μετά να συναινέσει, είναι λογικό να αναμένεται περίοδος δύο έως τριών μηνών. Εάν υπάρχει ήδη ένα όργανο συμμετοχής που είναι συνηθισμένο να συνεδριάζει γρήγορα και το κείμενο του συστήματος είναι ήδη έτοιμο, η διαδικασία μπορεί να ολοκληρωθεί σε λίγες εβδομάδες.
Ο λόγος που δεν είναι δυνατόν να δοθεί ένα σταθερό χρονικό διάστημα είναι ότι η δημιουργία ενός συστήματος αναφοράς παραβάσεων αποτελείται από ξεχωριστά βήματα, καθένα με το δικό του χρονικό ρυθμό: η σύνταξη του συστήματος, η συναίνεση του οργάνου εργαζομένων, η τεχνική ρύθμιση του καναλιού και η ενημέρωση των εργαζομένων. Καθυστερήσεις δημιουργούνται σχεδόν πάντα στο ίδιο σημείο, και αυτό δεν είναι η τεχνική αλλά η συμμετοχή των εργαζομένων.
Από ποια βήματα αποτελείται η διαδικασία
Η δημιουργία ενός συστήματος αναφοράς παραβάσεων περνά συνήθως από τέσσερις φάσεις. Πρώτα, συντάσσεται το κείμενο του συστήματος: ποιος μπορεί να αναφέρει, πώς, και τι κάνει ο οργανισμός εντός ποιου χρονικού διαστήματος. Στη συνέχεια ακολουθεί η συναίνεση του οργάνου εργαζομένων, το οποίο μπορεί να εξετάσει κριτικά το σύστημα πριν τεθεί σε ισχύ. Έπειτα ρυθμίζεται το ίδιο το κανάλι, με έναν υπεύθυνο χειρισμού που λαμβάνει πρόσβαση στο περιβάλλον χειρισμού. Τέλος, ενημερώνονται οι εργαζόμενοι σχετικά με το πού βρίσκεται το κανάλι και πώς λειτουργεί.
Κάθε φάση μπορεί να σχεδιαστεί ξεχωριστά, αλλά συνδέονται: η ενημέρωση πριν το όργανο εργαζομένων συναινέσει, δεν είναι σοφή, και η ρύθμιση ενός καναλιού πριν το κείμενο του συστήματος καθοριστεί, συχνά οδηγεί σε δεύτερη φάση.
Πού η προθεσμία στερεώνεται στην πράξη
Το πιο συχνά αναφερόμενο εμπόδιο είναι το πρόγραμμα του ίδιου του οργάνου εργαζομένων. Η συναίνεση απαιτεί ένα θέμα ημερησίας διάταξης, συχνά μια προκαταρκτική εξήγηση και μερικές φορές μια δεύτερη συνεδρίαση εάν υπάρχουν ερωτήσεις. Ένα όργανο που συνέρχεται μια φορά τον μήνα, καθορίζει ήδη σε μεγάλο βαθμό τον ρυθμό ολόκληρης της διαδικασίας, ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα είναι έτοιμα τα υπόλοιπα.
Μια δεύτερη καθυστέρηση προκύπτει κατά την κατάρτιση του κειμένου. Ένα σύστημα αναφοράς παραβάσεων που είναι γραμμένο πολύ γενικά, θέτει ερωτήσεις στο όργανο εργαζομένων σχετικά με το ποιος ακριβώς χειρίζεται τις αναφορές και πώς προστατεύεται η ταυτότητα ενός αναφέροντος. Αυτές οι ερωτήσεις είναι αιτιολογημένες, αλλά κοστίζουν μια επιπλέον φάση εάν δεν έχουν προβληθεί εκ των προτέρων. Ένα κείμενο που είναι συγκεκριμένο από την αρχή σχετικά με τον υπεύθυνο χειρισμού, τα χρονικά όρια και την αντιμετώπιση της ανωνυμίας, αποτρέπει αυτή την καθυστέρηση. τη βάση γνώσεων με τα ξεχωριστά στοιχεία ενός συστήματος αναφοράς παραβάσεων υποδεικνύει ανά θέμα τι πρέπει να περιέχεται.
Μια τρίτη καθυστέρηση είναι στην ενημέρωση των εργαζομένων. Αυτό θεωρείται μερικές φορές ως τελευταίο βήμα και σχεδιάζεται μόνο αφού το κανάλι είναι ήδη ενεργό, ενώ είναι εξίσου σημαντικό ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν από την αρχή ότι υπάρχει μια διαδικασία σε εξέλιξη. Η αναμονή με την επικοινωνία έως ότου όλα να είναι τελείως ολοκληρωμένα, δεν είναι απαραίτητη.
Τι ταχύνει τη διαδικασία
Οι φάσεις που προκύπτουν πιο προβλέψιμες είναι εκείνες που δεν εξαρτώνται από εξωτερικούς παράγοντες: η κατάρτιση του κειμένου και η τεχνική ρύθμιση του καναλιού. Ένα φιλοξενούμενο κανάλι αναφοράς, όπου η σελίδα αναφοράς και το περιβάλλον χειρισμού υπάρχουν ήδη και ρυθμίζονται μόνο για τον δικό του οργανισμό, εξοικονομεί τον περισσότερο χρόνο σε αυτή τη φάση σε σύγκριση με την κατασκευή κάτι από μόνη της ή τη διαχείριση μέσω ξεχωριστών εγγράφων.
Η φάση που δεν είναι δυνατόν να επιταχυνθεί λιγότερο, παραμένει η συναίνεση του οργάνου. Αυτό το χρονικό διάστημα δεν είναι καθορισμένο και διαφέρει ανά οργανισμό· βοηθά να εμπλέξετε νωρίς το όργανο, αντί να το κάνετε μόνο όταν το κείμενο είναι ήδη ολοκληρωμένο. πώς φαίνεται η διαδικασία από τη σύνταξη έως τη δημοσιοποίηση δείχνει ποια στοιχεία συνδέονται μεταξύ τους.
Τι δεν είναι μια ένδειξη του χρόνου υλοποίησης
Μια εκτίμηση δύο έως τριών μηνών λέει κάτι για μια μέση διαδρομή, όχι για την δική σας κατάσταση. Το αν ένα συλλογικό όργανο συντακτικής άρθρωσης ενεργοποιηθεί ταχύτερα ή πιο αργά, το αν ένα κείμενο εγκριθεί με μία κίνηση και το αν έχει ήδη οριστεί ένας υπεύθυνος διαχείρισης, διαφέρει ανά οργανισμό. Για το ερώτημα του αν και από πότε η υποχρέωση ισχύει για τον οργανισμό σας, και τι πρέπει να είναι τότε διαθέσιμο, συνιστάται να συμβουλευθείτε το νόμιμο κείμενο ή να συμπλέξετε έναν νομικό σύμβουλο.
Θέλετε ένα πρώτο στιγμιότυπο του σημείου στο οποίο βρίσκεται ο οργανισμός σας, χωρίς να υπάρχει αμέσως μια υποχρέωση συνδεδεμένη με αυτό; σε μερικές ερωτήσεις λαμβάνετε μια ένδειξη χρειάζεται μερικά λεπτά και είναι δωρεάν, όπως και τα θέματα στη βάση γνώσης. Όποιος θέλει να συνεχίσει μετά από αυτό, μπορεί να δημιουργήσει έναν επαγγελματικό λογαριασμό και να ακολουθήσει τη διαδρομή από τη σύνταξη έως την ενεργοποίηση βήμα προς βήμα.