Čas potrebný na vytvorenie systému na hlásenie porušení zákonnosti značne závisí od toho, čo už existuje a ako rýchlo môže konať zastupiteľský orgán zamestnancov. V prípade organizácie, ktorá začína od nuly, s prostredníkom, ktorý musí byť najskôr informovaný a až potom môže súhlasiť, je zvyčajne potrebné dva až tri mesiace. Ak už existuje orgán pre spoluúčasť zamestnancov, ktorý je zvyknutý na rýchle zasadania a text systému je už pripravený, môže byť proces ukončený v priebehu niekoľkých týždňov.
Dôvod, prečo nie je možné uviesť pevné číslo, spočíva v tom, že vytvorenie systému na hlásenie porušení zákonnosti pozostáva z jednotlivých krokov, z ktorých každý má svoje vlastné tempo: príprava textu systému, získanie súhlasu zastupiteľského orgánu zamestnancov, technické nastavenie kanála a informovanie zamestnancov. Spomalenie sa takmer vždy vyskytuje v rovnakom bode, a tým nie je technika, ale spolupráca zamestnancov.
Z ktorých krokov sa proces skladá
Vytvorenie systému na hlásenie porušení zákonnosti zvyčajne prebieha v štyroch fázach. Najskôr sa vypracuje text systému: kto môže hlásiť, ako a čo bude organizácia robiť v rámci akej lehoty. Potom nasleduje súhlas zastupiteľského orgánu zamestnancov, ktorý môže preskúmať systém pred jeho zavedením. Ďalej sa nastaví samotný kanál s osobou zodpovednou za spracovanie, ktorá získa prístup do prostredia na spracovanie. Napokon sú zamestnanci informovaní o tom, kde kanál nájdu a ako funguje.
Každú fázu je možné plánovať osobitne, ale sú navzájom prepojené: informovať skôr, ako zastupiteľský orgán súhlasí, nie je rozumné, a nastaviť kanál skôr, ako je text systému schválený, vedie často k ďalšiemu kolu.
Kde v praxi trvanie procesu naráža na problémy
Najčastejšie spomínané úskalí je plánovanie samotného zastupiteľského orgánu zamestnancov. Získanie súhlasu si vyžaduje zaradenie do programu, často aj predchádzajúce vysvetlenie a niekedy aj druhé zasadnutie, ak sú otázky. Zastupiteľský orgán, ktorý sa schádza raz za mesiac, tým určuje v značnej miere tempo celého procesu, bez ohľadu na to, ako rýchlo je všetko ostatné pripravené.
Druhé spomalenie vzniká pri samotnom príprave textu systému. Systém na hlásenie porušení zákonnosti, ktorý je napísaný príliš všeobecne, vyvoláva u zastupiteľského orgánu otázky o tom, kto presne bude spracovávať hlásenia a ako bude chránená totožnosť osoby hlásiacej. Tieto otázky sú oprávnené, ale stoja extra kola, ak nie sú vopred premyslené. Text, ktorý je od začiatku konkrétny o osobe zodpovednej za spracovanie, lehote a zaobchádzaní s anonymitou, zabráni tomuto spomaleniu. banka vedomostí s jednotlivými prvkami systému na hlásenie porušení zákonnosti uvádza pre každú tému, čo by v nej malo byť.
Tretie spomalenie je v informovaní zamestnancov. To sa niekedy považuje za posledný krok a potom sa naplánuje až keď je kanál už aktívny, hoci je rovnako dobré, aby zamestnanci vedeli od začiatku, že prebieha proces. Čakanie s komunikáciou až dovtedy, kým bude všetko úplne hotové, nie je potrebné.
Čo to zrýchľuje
Fázy, ktoré prebiehajú najviac predvídateľne, sú fázy, ktoré nezávisia na vonkajších faktoroch: príprava textu a technické nastavenie kanála. Hostovaný kanál na hlásenie porušení zákonnosti, kde stránka na hlásenie a prostredie na spracovanie už existujú a je potrebné ich iba nastaviť na vlastnú organizáciu, šetrí v tejto fáze najviac času v porovnaní s vlastným vytváraním alebo riešením prostredníctvom jednotlivých dokumentov.
Fáza, ktorá sa dá najmenej urýchliť, ostáva súhlas zastupiteľského orgánu zamestnancov. Táto lehota nie je stanovená a líši sa podľa organizácie; pomáha zapojiť zastupiteľský orgán skôr, namiesto až v momente, keď je text už hotový. ako vyzerá proces od prípravy až po spustenie ukazuje, ktoré prvky k sebe patria.
Čo nie je orientácia na dobu realizácie
Odhad dvoch až troch mesiacov naznačuje priemernú dobu trvania, nie vašu konkrétnu situáciu. To, či sa pracovný kolektív zaradí rýchlejšie alebo pomalšie, či sa text schváli na prvý raz, a či je už určený správca konania, sa líši v jednotlivých organizáciách. Aby ste zistili, či a od kedy sa na vašu organizáciu vzťahuje povinnosť, a čo presne musí byť na mieste, je vhodné si prečítať právny text alebo konzultovať sa s právnikom.
Chcete si urobiť prvú predstavu o tom, kde vaša organizácia stojí, bez toho, aby bola okamžite spojená s nejakou povinnosťou? na základe niekoľkých otázok získať predstavu trvá pár minút a je bezplatné, rovnako ako témy v base znalostí. Kto chce pokračovať ďalej, môže si vytvoriť obchodný účet a krok za krokom prejsť celý proces od vytvorenia po spustenie.