De doorlooptijd van het opzetten van een meldregeling hangt sterk af van hoeveel er al ligt en hoe snel de ondernemingsraad kan schakelen. Bij een organisatie die start vanaf nul, met een OR die eerst moet worden geïnformeerd en pas daarna kan instemmen, ligt een periode van twee tot drie maanden voor de hand. Is er al een medezeggenschapsorgaan dat gewend is snel te vergaderen en ligt de tekst van de regeling al klaar, dan kan het traject in enkele weken rond zijn.
De reden dat er geen vast getal te geven is, is dat het opzetten van een meldregeling uit losse stappen bestaat die elk hun eigen tempo hebben: de regeling opstellen, de ondernemingsraad laten instemmen, het kanaal technisch inrichten en medewerkers informeren. Vertraging ontstaat bijna altijd op hetzelfde punt, en dat is niet de techniek maar de medezeggenschap.
Uit welke stappen bestaat het traject
Het opzetten van een meldregeling verloopt meestal in vier fasen. Eerst wordt de tekst van de regeling opgesteld: wie kan melden, hoe, en wat de organisatie binnen welke termijn doet. Daarna volgt de instemming van de ondernemingsraad, die de regeling mag toetsen voordat hij ingaat. Vervolgens wordt het kanaal zelf ingericht, met een behandelaar die toegang krijgt tot de behandelomgeving. Als laatste worden medewerkers geïnformeerd over waar het kanaal staat en hoe het werkt.
Elke fase kan los worden gepland, maar ze hangen wel samen: informeren voordat de OR heeft ingestemd, is niet verstandig, en een kanaal inrichten voordat de tekst van de regeling vaststaat, leidt vaak tot een tweede ronde.
Waar de doorlooptijd in de praktijk op stukloopt
Het meest genoemde struikelblok is de planning van de ondernemingsraad zelf. Instemming vraagt een agendapunt, vaak een toelichting vooraf en soms een tweede vergadering als er vragen zijn. Een OR die eens per maand bijeenkomt, bepaalt daarmee al voor een groot deel het tempo van het hele traject, ongeacht hoe snel de rest klaar is.
Een tweede vertraging ontstaat bij het opstellen van de tekst zelf. Een meldregeling die te algemeen is geschreven, roept bij de OR vragen op over wie precies meldingen behandelt en hoe de identiteit van een melder wordt beschermd. Die vragen zijn terecht, maar kosten een extra ronde als ze niet vooraf zijn doordacht. Een tekst die vanaf het begin concreet is over de behandelaar, de termijnen en de omgang met anonimiteit, voorkomt die vertraging. de kennisbank met de losse onderdelen van een meldregeling geeft per onderwerp aan wat daarin hoort te staan.
Een derde vertraging zit in het informeren van medewerkers. Dat wordt soms als laatste stapje gezien en dan pas ingepland als het kanaal al live staat, terwijl het net zo goed is dat medewerkers vanaf de start weten dat er een traject loopt. Wachten met communiceren tot alles helemaal rond is, hoeft dus niet.
Wat het versnelt
De fasen die het meest voorspelbaar verlopen, zijn de fasen die niet van buitenaf afhankelijk zijn: de tekst opstellen en het kanaal technisch inrichten. Een gehost meldkanaal, waarbij de meldpagina en de behandelomgeving al bestaan en alleen worden ingericht op de eigen organisatie, scheelt in die fase het meeste tijd ten opzichte van iets zelf bouwen of via losse documenten regelen.
De fase die het minst te versnellen is, blijft de instemming van de OR. Die termijn ligt niet vast en verschilt per organisatie; het helpt wel om de OR vroeg te betrekken, in plaats van pas op het moment dat de tekst al af is. hoe het traject van opstellen tot livegang eruitziet laat zien welke onderdelen daarbij bij elkaar horen.
Wat een indicatie van de doorlooptijd niet is
Een inschatting van twee tot drie maanden zegt iets over een gemiddeld traject, niet over uw eigen situatie. Of een OR sneller of langzamer schakelt, of een tekst in één keer wordt goedgekeurd, en of er al een behandelaar is aangewezen, verschilt per organisatie. Voor de vraag of en vanaf wanneer de verplichting voor uw organisatie geldt, en wat er dan precies moet liggen, is het raadzaam de wettekst te raadplegen of een jurist te betrekken.
Wilt u een eerste beeld van waar uw organisatie staat, zonder dat daar meteen een verplichting aan vastzit? in een paar vragen een indicatie krijgen kost een paar minuten en is gratis, net als de onderwerpen in de kennisbank. Wie daarna verder wil, kan een zakelijk account aanmaken en het traject van opstellen tot livegang stap voor stap doorlopen.