Kan ik de meldregeling zelf opstellen?
Ja, in de basis kunt u de meldregeling zelf opstellen. De wet schrijft geen vaste vorm of standaardtekst voor. Wel gelden er een aantal onderdelen die in de regeling moeten terugkomen, zoals de manier waarop een medewerker kan melden, wie de melding ontvangt en behandelt, en de termijnen voor ontvangstbevestiging en terugkoppeling. Zolang die onderdelen kloppen en aansluiten bij hoe uw organisatie werkt, is zelf opstellen geen probleem.
Waar het vaak misgaat, is niet de tekst zelf maar de aansluiting op de praktijk. Een regeling die op papier compleet is, maar niet overeenkomt met wie in uw organisatie daadwerkelijk meldingen behandelt of hoe de ondernemingsraad is betrokken, levert bij een controle of een geschil meer vragen op dan een korte, kloppende regeling. Bij twijfel over een specifieke formulering of over hoe de regeling zich verhoudt tot andere interne procedures, is het verstandig een jurist te raadplegen.
Wat er sowieso in moet staan
Een meldregeling beschrijft in de kern vier dingen: hoe een medewerker een melding kan doen (schriftelijk, mondeling of anoniem), wie de melding ontvangt en verder behandelt, welke termijnen gelden voor bevestiging en terugkoppeling, en hoe de identiteit van de melder wordt beschermd. Daarnaast hoort er iets in te staan over bescherming tegen benadeling na een melding. Dit zijn onderdelen die in vrijwel elke sector terugkomen, ongeacht de grootte van de organisatie.
De volgorde en formulering mag u zelf bepalen. Sommige werkgevers kiezen voor een korte regeling van één of twee pagina's, anderen werken het uitgebreider uit met voorbeelden en een stappenschema. Beide kunnen voldoen, zolang de verplichte onderdelen aanwezig zijn en de regeling begrijpelijk is voor de medewerkers die er gebruik van moeten kunnen maken. In de kennisbank met uitleg per onderdeel vindt u per onderwerp een toelichting op wat daarin thuishoort.
Zelf doen versus uitbesteden
De grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt meestal niet bij de tekst van de regeling, maar bij de uitvoering ervan. Het opstellen van een document is één stap; het bijhouden van termijnen, het bewaken van de vertrouwelijkheid van meldingen en het vastleggen van de afhandeling zijn een doorlopende taak. Veel MKB-organisaties merken dat juist dat laatste onderdeel tijd kost, vooral omdat het niet elke week voorkomt en daardoor makkelijk uit beeld raakt.
Een platform kan die uitvoering ondersteunen zonder de inhoudelijke beoordeling over te nemen. Zo levert signalo.eu de meldpagina, de behandelomgeving en de automatische bewaking van de wettelijke termijnen, maar de behandeling van een melding blijft altijd bij de werkgever zelf liggen. Wij structureren en bewaken, wij beoordelen geen melding en geven geen juridisch advies. Op de pagina over hoe het platform werkt ziet u precies welk deel van het proces geautomatiseerd wordt en welk deel bij u blijft.
De rol van de ondernemingsraad
Ook als u de regeling zelf opstelt, blijft de instemming van de ondernemingsraad een apart traject. De OR moet de tekst kunnen beoordelen voordat deze wordt vastgesteld, en dat vraagt om tijd en om duidelijke documentatie. Wie dit traject overslaat of te laat start, loopt het risico dat de vaststelling vertraging oploopt. Dit is een van de punten waarop zelf opstellen en het inplannen van het proces samen moeten lopen.
Wanneer schakelt u een jurist in
Voor de meeste MKB-organisaties is het opstellen van de hoofdlijnen van de regeling goed zelf te doen, zeker met een overzicht van de verplichte onderdelen bij de hand. Een jurist is met name nuttig bij specifieke situaties: wanneer uw organisatie in meerdere EU-landen actief is, wanneer er al andere interne procedures bestaan die kunnen overlappen, of wanneer u twijfelt over de formulering rond bescherming tegen benadeling. Voor de eigen situatie blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst weten of de plicht voor uw organisatie geldt en wat er dan precies moet liggen? Doe de gratis check in een paar vragen of lees de veelgestelde vragen over het opstellen en vaststellen van een meldregeling. Beide zijn gratis en zonder account te raadplegen.