Какви документи имате нужда да информирате служителите за процедурата по докладване?
Трябва да имате поне три документа: самата процедура за сигнализиране на разбираем език, кратко съобщение, с което активно запознавате служителите, и място, където те могат да бъдат открити по всяко време, като страница в интранета или плакат при входа. За компании с няколко филиала или служители, говорещи други езици, към това се добавя превод.
Подробността, която играе най-голяма роля в този контекст, не се крие във формата на документите, а в тяхното съдържание: служителите трябва явно да прочетат, че могат да направят сигнализиране анонимно и че не могат да бъдат засегнати, ако направят сигнализиране в добра вяра. Ако липсва това, има голям риск каналът да съществува, но да не се използва.
Какво трябва да содържа самото съобщение
Съобщение до служителите не трябва да е дълго, но трябва да е пълно. Посочете къде се намира каналът, как се прави сигнализиране (писмено или устно) и че е възможно анонимно сигнализиране. Посочете също двата срока, които важат за сигнализиращия: потвърждението на получаване и срокът, в който той се информира какво се случи със своето сигнализиране. Служител, който знае кога има право да очаква нещо, е по-склонен да доверява на процедурата.
Защо защитата от последствия има най-голяма тежест
От всички компоненти на комуникацията защитата от последствия е компонентът, който служителите търсят най-много, дори и когато стои неприметно в текста. Някой, който разглежда възможността да направи сигнализиране, първо преценява какво го може да го струва. Процедура, която явно не назовава този риск, се чете по-скоро като формалност, отколкото като работещ канал. Това е също компонентът, където регулаторите и работническият съвет първо задават въпроси, поради което заслужава собствено изречение в съобщението, не само препратка към цялата процедура.
Един език не винаги е достатъчен
При компании със служители на международно ниво процедурата за сигнализиране само на нидерландски често е недостатъчна. Служител, който не разбира добре текста, няма да използва канала, независимо от това, колко внимателно е бил установен. Затова е обичайно основното послание и особено гаранцията за анонимност и защита да бъдат достъпни и на работния език на филиала.
Кой съставя документите и кой ги разпространява
Съдържанието на процедурата за сигнализиране обикновено е отговорност на лицето, което е установило правилата, често в консултация с работническия съвет. Разпространението е отделна стъпка: документ, който е само на сървър, не достига до служителите. Помислете на постоянно място в интранета, на момент по време на събрание на екипа и на повторение при новите наемания. Signalo предоставя за този раздел готова информационна папка, която можете да адаптирате към вашата собствена организация, така че да не трябва да формулирате сами от нула това, което е законово задължително и практически полезно.
Съхранение на документи като доказателство за спазване
Разумно е да се регистрира кога и как сте информирали служителите: датата на разпространение, използваните канали и всякакви езикови версии. Това не е законово задължение само по себе си, но помага, когато по-късно трябва да се докаже, че правилата за сигнализиране действително са разгласени, например при проверка или при консултация с работническия съвет.
Дали вашата организация отговаря вече на основните условия и кои документи са подходящи за вашата ситуация, можете да проверите в няколко въпроса самостоятелноЧестотата и разумността на всяко подробно поле, включително местоположението в официалния текст, се намират в базата от знания, която е свободна за консултиране. Как Signalo поддържа процедурата за сигнализиране, информационната папка и задължението за съхранение заедно, прочетете на страницата откъдето тази информация произхожда. Въпросите относно разходите и какво е включено и какво не е включено, се намират ясно в раздела обяснението относно пакетите и цените.
Нямате ли още ясна представа за това какво трябва да бъде на място в организацията ви? Направете безплатната бърза проверка или разгледайте базата от знания; и двете са налични без регистрация и дават преки конкретни отговори.