¿Qué documentos necesita para informar a los empleados sobre el procedimiento de denuncia?
Necesita al menos tres documentos: el procedimiento de denuncia en sí en lenguaje comprensible, una comunicación breve con la que informar activamente a los empleados, y un lugar de acceso permanente, como una página de intranet o un cartel en la entrada. Para empresas con varias ubicaciones o empleados de otros idiomas, se añade una traducción.
El detalle que más juega en este tema no está en la forma de los documentos sino en su contenido: los empleados deben leer explícitamente que pueden denunciar de forma anónima y que no serán perjudicados si hacen una denuncia de buena fe. Si falta esto, es probable que el canal exista pero no se utilice.
Qué debe incluir la comunicación en sí
Una comunicación a los empleados no tiene por qué ser larga, pero sí debe ser completa. Indique dónde se encuentra el canal, cómo se realiza una denuncia (por escrito o verbalmente) y que es posible realizar una denuncia anónima. También mencione los dos plazos que se aplican al denunciante: la confirmación de recepción y el plazo dentro del cual se le informará sobre lo que sucede con su denuncia. Un empleado que sabe cuándo puede esperar algo es más propenso a confiar en el procedimiento.
Por qué la garantía contra represalias es la más importante
De todos los elementos de la comunicación, la protección contra represalias es el elemento que más buscan los empleados, aunque a menudo aparezca de forma poco destacada en el texto. Alguien que considerando denunciar, primero evalúa cuál puede ser el coste. Un procedimiento que no mencione explícitamente ese riesgo, es más probable que se lea como una formalidad que como un canal operativo. Este es también el elemento que primero preguntan los supervisores y el comité de empresa, por lo que merece una frase propia en la comunicación, no solo una referencia al procedimiento completo.
Un idioma no siempre es suficiente
En empresas con empleados internacionales, el procedimiento de denuncia solo en holandés a menudo es insuficiente. Un empleado que no entiende bien el texto no utilizará el canal, independientemente de lo cuidadosamente que esté configurado. Por lo tanto, es habitual poner el mensaje clave, y especialmente la garantía sobre anonimato y protección, a disposición también en el idioma de trabajo de la ubicación.
Quién redacta los documentos y quién los distribuye
El contenido del procedimiento de denuncia suele estar a cargo de la misma persona que estableció la regulación, a menudo en consulta con el comité de empresa. La distribución es un paso separado: un documento que solo está en un servidor no llega a los empleados. Piense en un lugar fijo en la intranet, un momento durante una reunión de equipo y una repetición con nuevas contrataciones. Signalo proporciona para esta parte un kit de información listo para usar que puede adaptar a su propia organización, para que no tenga que formular desde cero lo que es legalmente obligatorio y prácticamente útil.
Conservar documentos como prueba de cumplimiento
Es aconsejable registrar cuándo y cómo ha informado a los empleados: la fecha de distribución, los canales utilizados y las posibles versiones en otros idiomas. Esto no es en sí una obligación legal, pero ayuda si más adelante es necesario demostrar que el procedimiento de denuncia realmente se dio a conocer, por ejemplo durante una inspección o en consulta con el comité de empresa.
Si su organización ya cumple con lo básico y qué documentos se adaptan a su situación, puede en un par de preguntas usted mismo. Para la fundamentación de cada elemento, incluida la referencia en el texto oficial, puede consultar la base de conocimientos de forma gratuita. Cómo Signalo apoya conjuntamente el procedimiento de denuncia, el kit de información y la obligación de conservación se describe en la página de donde proviene esta información. Las preguntas sobre costes y qué está incluido y qué no, se encuentran claramente en la explicación sobre paquetes y precios.
¿Aún no tiene una visión completa de qué debe disponer su organización? Realice el diagnóstico rápido gratuito u hojee la base de conocimientos; ambos se pueden consultar sin cuenta y proporcionan una respuesta concreta inmediata.