Quels documents vous sont nécessaires pour informer vos salariés du dispositif de signalement ?
Vous avez besoin d'au moins trois documents : la procédure de signalement elle-même en langage compréhensible, une communication brève par laquelle vous informez activement vos salariés, et un endroit où la trouver qui soit toujours accessible, comme une page sur l'intranet ou une affiche à l'entrée. Pour les entreprises ayant plusieurs sites ou des salariés parlant d'autres langues, une traduction s'ajoute à cela.
Le détail qui prime dans ce domaine ne réside pas dans la forme des documents mais dans leur contenu : les salariés doivent lire explicitement qu'ils peuvent signaler de manière anonyme et qu'ils ne peuvent pas être pénalisés s'ils font un signalement de bonne foi. Si cela manque, il est probable que le canal existe mais qu'il ne soit pas utilisé.
Ce qui doit figurer dans la communication elle-même
Une communication aux salariés n'a pas besoin d'être longue, mais elle doit être complète. Indiquez où trouver le canal, comment faire un signalement (par écrit ou oralement) et qu'un signalement anonyme est possible. Mentionnez également les deux délais qui s'appliquent au signataire : la confirmation de réception et le délai dans lequel il saura ce qu'il advient de son signalement. Un salarié qui sait à quand s'attendre est plus enclin à faire confiance à la procédure.
Pourquoi la garantie contre la pénalisation pèse le plus lourd
De tous les éléments de la communication, la protection contre la pénalisation est celui que les salariés cherchent le plus activement, même si elle figure souvent discrètement dans le texte. Quelqu'un qui envisage de signaler d'abord évalue ce que cela peut lui coûter. Une procédure qui n'énonce pas explicitement ce risque sera davantage perçue comme une formalité que comme un canal fonctionnel. C'est aussi l'élément que les autorités de contrôle et les représentants du personnel demandent en premier lieu, il mérite donc une phrase à part dans la communication, pas seulement une renvoi à la procédure complète.
Une seule langue ne suffit pas toujours
Pour les entreprises ayant des salariés internationaux, la procédure de signalement en néerlandais seul est souvent insuffisante. Un salarié qui ne comprend pas bien le texte n'utilisera pas le canal, quel que soit le soin apporté à sa mise en place. Il est donc courant de mettre le message principal à disposition, et en particulier la garantie d'anonymat et de protection, également dans la langue de travail du site.
Qui rédige les documents et qui les diffuse
Le contenu de la procédure de signalement relève généralement de la même personne qui a établi le dispositif, souvent en consultation avec les représentants du personnel. La diffusion est une étape distincte : un document qui se trouve uniquement sur un serveur n'atteint pas les salariés. Pensez à un endroit fixe sur l'intranet, à un moment lors d'une réunion d'équipe et à une répétition lors de l'embauche de nouveaux salariés. Signalo fournit pour cette partie un kit d'information clé en main que vous pouvez adapter à votre propre organisation, afin que vous n'ayez pas à formuler vous-même à partir de zéro ce qui est légalement obligatoire et pratiquement utile.
Conservez les documents comme preuve du respect des obligations
Il est judicieux de documenter quand et comment vous avez informé vos salariés : la date de diffusion, les canaux utilisés et les versions linguistiques éventuelles. Ce n'est pas en soi une obligation légale, mais cela aide à démontrer ultérieurement que le dispositif de signalement a effectivement été porté à la connaissance des salariés, par exemple lors d'une inspection ou lors de discussions avec les représentants du personnel.
Que votre organisation satisfasse déjà aux critères élémentaires et quels documents correspondent à votre situation, vous pouvez en quelques questions vous-même. Pour justifier chaque élément, y compris la localisation du texte officiel, la base de connaissances est librement accessible. Comment Signalo soutient la procédure de signalement, le kit d'information et l'obligation de conservation ensemble, vous pouvez le lire sur la page d'où provient cette information. Les questions sur les coûts et ce qui est inclus ou non sont présentés de manière claire dans l'explication sur les forfaits et les tarifs.
Vous n'avez pas encore une vision complète de ce qui doit être mis en place dans votre organisation? Effectuez le diagnostic rapide gratuit ou parcourez la base de connaissances; les deux sont accessibles sans compte et fournissent une réponse concrète immédiate.