Jaké dokumenty potřebujete, abyste informovali zaměstnance o postupu pro hlášení?
Potřebujete minimálně tři materiály: samotný postup pro hlášení v srozumitelném jazyce, krátkou zprávu, kterou zaměstnance aktivně informujete, a místo, kde jsou dokumenty vždy dostupné, například stránka na intranetu nebo plakát u vchodu. Pro společnosti s více pobočkami nebo zaměstnanci mluvícími jiným jazykem je k tomu zapotřebí překlad.
Detail, který v tomto tématu hraje největší roli, se neobjevuje v podobě dokumentů, ale v jejich obsahu: zaměstnanci musí explicitně přečíst, že mohou hlásit anonymně a že nesmí být znevýhodňováni, pokud v dobré víře podají hlášení. Pokud to chybí, je pravděpodobné, že kanál sice existuje, ale není využíván.
Co musí obsahovat samotná zpráva
Zpráva zaměstnancům nemusí být dlouhá, ale musí být úplná. Uveďte, kde kanál najít, jak podat hlášení (písemně nebo ústně), a že je možné anonymní hlášení. Uveďte také dvě lhůty, které se vztahují na oznamovatele: potvrzení přijetí a lhůtu, do níž se dozví, co se s jeho hlášením stane. Zaměstnanec, který ví, kdy může něco očekávat, je více sklon proceduru důvěřovat.
Proč má záruka proti znevýhodňování největší váhu
Ze všech součástí komunikace je ochrana před znevýhodňováním tou součástí, kterou zaměstnanci hledají nejvíce, i když v textu figuruje často nenápadně. Člověk, který zvažuje hlášení, nejdříve zhodnotí, co mu to může stát. Procedura, která toto riziko explicitně neuvedeme, se spíše přečte jako formalita než jako funkční kanál. Je to také součást, po kterou se nejdříve ptají dohledávací orgány a pracovní rada, takže si zaslouží vlastní větu v hlášení, ne pouze odkaz na úplný postup.
Jeden jazyk často nestačí
V případě společností se zaměstnanci z různých zemí je postup pro hlášení pouze v češtině často nedostatečný. Zaměstnanec, který text dobře nerozumí, kanál nepoužije, bez ohledu na to, jak pečlivě je nastaven. Je proto obvyklé zpřístupnit klíčovou zprávu, a zejména záruku ohledně anonymity a ochrany, také v pracovním jazyce pobočky.
Kdo dokumenty připraví a kdo je šíří
Obsah postupu pro hlášení obvykle připravuje stejná osoba, která nastavila daný systém, často v konzultaci s pracovní radou. Distribuce je samostatný krok: dokument, který je pouze na serveru, se zaměstnancům nedostane. Myslete na stálé místo na intranetu, moment během porady týmu a opakování při novém příjmu zaměstnanců. Signalo pro tuto část poskytuje hotovou informační sadu, kterou si můžete přizpůsobit svojí vlastní organizaci, aby jste nemuseli sami od nuly formulovat, co je právně povinné a prakticky užitečné.
Uchování dokumentů jako důkaz dodržování povinností
Je rozumné zaznamenat, kdy a jak jste zaměstnance informovali: datum distribuce, použité kanály a případné jazykové verze. Není to právní povinnost sama o sobě, ale pomáhá to, pokud je později třeba prokázat, že byl postup pro hlášení skutečně zveřejněn, například při kontrole nebo při jednání s pracovní radou.
Zda vaše organizace již splňuje základní požadavky a jaké materiály patří do vaší situace, zjistíte ověřit si sami v několika otázkách. Pokud chcete zdůvodnění každé součásti, včetně odkazu v oficiálním textu, máte přístup k znalostní bázi zdarma. Jak Signalo postup pro hlášení, informační sadu a povinnost uchování podporuje dohromady, si přečtete na stránce odkud tyto informace pocházejí. Otázky na náklady a co je či není součástí nabídky naleznete přehledně v vysvětlení balíčků a cen.
Nemáte si dosud jasný obraz o tom, co musí být zavedeno ve vaší organizaci? Využijte bezplatný rychlý audit nebo procházejte znalostní bázi; obojí je přístupné bez účtu a poskytuje okamžitou konkrétní odpověď.