Milyen dokumentumokra van szüksége ahhoz, hogy tájékoztassa az alkalmazottakat a jelentési eljárásról?
Szüksége van legalább három dokumentumra: a jelentési eljárásra magára érthető nyelven, egy rövid közleményre, amellyel aktívan tájékoztatja munkavállalóit, és egy olyan hozzáférési helyre, amely mindig elérhető, például az intranetes oldal vagy plakát a bejáratnál. Több telephellyel vagy más nyelvű munkavállalókkal rendelkező vállalatoknál további fordítás szükséges.
Az ezzel a témával kapcsolatos legfontosabb részlet nem a dokumentumok formájában, hanem tartalmában található: a munkavállalóknak kifejezetten olvasniuk kell, hogy anonim módon tehetik meg a bejelentést, és hogy nem hátrányozhatók, ha jó hitben teszik meg a bejelentést. Ha ez hiányzik, nagy az esélye, hogy a csatorna létezik, de nem használják.
Mit kell tartalmaznia magában a közleménynek
Egy, a munkavállalókat célzó közlemény nem kell, hogy hosszú legyen, de teljesnek kell lennie. Említse meg, hol lehet megtalálni a csatornát, hogyan történik a bejelentés (írásban vagy szóban), és hogy a névtelen bejelentés lehetséges. Említse meg a bejelentőt terhelő két határidőt is: a beérkezés megerősítésének határidejét és azt az időt, amely alatt megtudja, hogy mi történt bejelentésével. Az olyan munkavállaló, aki tudja, hogy mikor számíthat valamire, nagyobb valószínűséggel bízik az eljárásban.
Miért a hátrányos megkülönböztetés elleni garanciának van a legnagyobb súlya
A kommunikáció minden összetevője közül a hátrányos megkülönböztetés elleni védelem az a rész, amelyet a munkavállalók a leginkább keresnek, még ha gyakran észrevétlenül is szerepel a szövegben. Aki fontolgatja, hogy bejelentést tegyen, először mérlegeli, hogy mit kerülhet. Az olyan eljárás, amely ezt a kockázatot nem nevezi meg kifejezetten, nagyobb valószínűséggel formalitásnak, mint működő csatornának olvasható. Ez az a rész is, amelyre a felügyeleti szervek és a munkavállaló-képviseleti szerv először kérdez rá, ezért érdemel egy saját mondatot a közleményben, nem csak utalást a teljes eljárásra.
Egy nyelv gyakran nem elegendő
A nemzetközi munkavállalókkal rendelkező vállalatoknál a jelentési eljárás csak hollandul gyakran nem megfelelő. Az olyan munkavállaló, aki nem érti jól a szöveget, nem fogja használni a csatornát, függetlenül attól, hogy milyen gondosan lett megtervezve. Ezért szokásos, hogy az alapvető üzenetet, és különösen az anonimitás és a védelem garanciáját, a telephely munkanyelvén is elérhetővé kell tenni.
Ki készíti el a dokumentumokat és ki osztja el azokat
A jelentési eljárás tartalma általában annak a személynek a feladata, aki a szabályzatot megalkotta, gyakran a munkavállaló-képviseleti szerv konzultációjában. A terjesztés egy külön lépés: egy olyan dokumentum, amely csak egy szerveren van, nem éri el a munkavállalókat. Gondoljon egy rögzített helyre az intraneten, egy pillanatra egy csapatmegbeszélés során, és egy ismétlésre az új alkalmazottaknál. A Signalo erre a részre egy kész információs csomagot biztosít, amelyet a saját szervezetéhez igazíthat, így nem kell magának nulláról megfogalmaznia, hogy mi szükséges törvényi és gyakorlati szempontból.
Dokumentumok megőrzése a megfelelés bizonyítékaként
Célszerű rögzíteni, hogy mikor és hogyan tájékoztatta munkavállalóit: a terjesztés dátuma, az alkalmazott csatornák és az esetleges nyelvváltozatok. Ez önmagában nem törvényi kötelezettség, de segít, ha később igazolni kell, hogy a jelentési szabályzat valóban nyilvánosságra hozták, például egy ellenőrzés során vagy a munkavállaló-képviseleti szerv konzultációja során.
Hogy szervezete már megfelel-e az alapnak, és mely dokumentumok tartoznak az Ön helyzetéhez, megtudhatja néhány kérdésben személyesen ellenőrizheti. Az egyes összetevők alapozása, valamint a hivatkozás a hivatalos szövegben történő megtalálásához, a tudásbázis ingyenes használata áll rendelkezésére. Az, hogy a Signalo hogyan támogatja a jelentési eljárást, az információs csomagot és az archíválási kötelezettséget együtesen, az oldalon olvasható meg, ahonnan ezek az információk származnak. A költségekről és arról, hogy mit tartalmaz és mit nem tartalmaz a csomag, áttekinthető módon megtalálható a a csomagok és árak magyarázatánál.
Még nincs teljes képe arról, hogy mi szükséges az Ön szervezetében? Végezze el az ingyenes gyorsjelentést, vagy böngésszen a tudásbázisban; mindkettő ingyenesen, regisztráció nélkül elérhető, és közvetlenül konkrét választ ad.