Ποια έγγραφα χρειάζεστε για να ενημερώσετε τους εργαζομένους σχετικά με τη διαδικασία υποβολής δηλώσεων;
Χρειάζεστε τουλάχιστον τρία έγγραφα: την ίδια τη διαδικασία αναφοράς σε κατανοητή γλώσσα, μια σύντομη ανακοίνωση με την οποία ενημερώνετε ενεργά τους υπαλλήλους, και έναν τόπο πρόσβασης που είναι πάντα διαθέσιμος, όπως μια σελίδα στο εσωτερικό δίκτυο ή μια αφίσα στην είσοδο. Για εταιρείες με πολλές τοποθεσίες ή υπαλλήλους που μιλούν άλλες γλώσσες, προστίθεται μια μετάφραση.
Η λεπτομέρεια που παίζει το μεγαλύτερο ρόλο σε αυτό το θέμα δεν βρίσκεται στη μορφή των εγγράφων αλλά στο περιεχόμενό τους: οι υπάλληλοι πρέπει να διαβάσουν ρητώς ότι μπορούν να κάνουν αναφορές ανώνυμα και ότι δεν θα υποστούν βλάβη εάν κάνουν μια αναφορά με καλή πίστη. Εάν λείπει, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ότι το κανάλι υπάρχει αλλά δεν χρησιμοποιείται.
Τι πρέπει να περιέχει η ανακοίνωση
Μια ανακοίνωση προς τους υπαλλήλους δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη, αλλά πρέπει να είναι πλήρης. Αναφέρετε πού βρίσκεται το κανάλι, πώς γίνεται μια αναφορά (γραπτώς ή προφορικώς), και ότι είναι δυνατή μια ανώνυμη αναφορά. Αναφέρετε επίσης τις δύο προθεσμίες που ισχύουν για τον αναφέροντα: την επιβεβαίωση λήψης και την προθεσμία μέσα στην οποία θα μάθει τι θα γίνει με την αναφορά του. Ένας υπάλληλος που γνωρίζει πότε μπορεί να περιμένει κάτι, είναι πιο πιθανό να εμπιστευθεί τη διαδικασία.
Γιατί η προστασία από βλάβη είναι το πιο σημαντικό στοιχείο
Από όλα τα στοιχεία της επικοινωνίας, η προστασία από βλάβη είναι το στοιχείο που ψάχνουν περισσότερο οι υπάλληλοι, ακόμα κι αν συχνά αναφέρεται διακριτικά στο κείμενο. Κάποιος που σκέπτεται να κάνει αναφορά, σταθμίζει πρώτα ποιο μπορεί να του κοστίσει. Μια διαδικασία που δεν αναφέρει ρητώς αυτό τον κίνδυνο, διαβάζεται πιθανότερα ως τυπικότητα παρά ως λειτουργικό κανάλι. Αυτό είναι επίσης το στοιχείο για το οποίο οι εποπτικές αρχές και το συμβούλιο των εργαζομένων ρωτούν πρώτα, επομένως αξίζει ιδιαίτερη πρόταση στην ανακοίνωση, όχι απλώς μια παραπομπή στην πλήρη διαδικασία.
Μία γλώσσα δεν είναι πάντα αρκετή
Στις εταιρείες με διεθνείς υπαλλήλους, η διαδικασία αναφοράς μόνο στα ολλανδικά συχνά δεν είναι επαρκής. Ένας υπάλληλος που δεν κατανοεί καλά το κείμενο, δεν θα χρησιμοποιήσει το κανάλι, ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικά έχει εγκατασταθεί. Είναι επομένως συνηθισμένο να διαθέσετε τη βασική ανακοίνωση, και σίγουρα την εγγύηση για ανωνυμία και προστασία, και στην εργασιακή γλώσσα της τοποθεσίας.
Ποιος συντάσσει τα έγγραφα και ποιος τα διανέμει
Το περιεχόμενο της διαδικασίας καταγγελίας συνήθως καθορίζεται από το ίδιο πρόσωπο που έχει θεσπίσει τη ρύθμιση, συχνά σε συνεργασία με το συμβούλιο των εργαζομένων. Η διανομή της είναι ένα ξεχωριστό βήμα: ένα έγγραφο που βρίσκεται μόνο σε έναν διακομιστή δεν φτάνει στους εργαζομένους. Σκεφτείτε έναν σταθερό χώρο στο intranet, μια στιγμή κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης της ομάδας και μια επανάληψη κατά τις νέες προσλήψεις. Η Signalo παρέχει για αυτό το μέρος ένα έτοιμο πακέτο πληροφοριών που μπορείτε να προσαρμόσετε στην ίδια σας την οργάνωση, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να διατυπώσετε μόνοι σας από την αρχή ό,τι είναι νόμιμα υποχρεωτικό και πρακτικά χρήσιμο.
Διατήρηση εγγράφων ως αποδείξεις συμμόρφωσης
Είναι σκόπιμο να καταγράψετε πότε και πώς έχετε ενημερώσει τους εργαζομένους: την ημερομηνία διανομής, τα κανάλια που χρησιμοποιήθηκαν και τυχόν εκδόσεις σε διαφορετικές γλώσσες. Αυτό δεν είναι νόμιμη υποχρέωση καθ' αυτό, αλλά βοηθά όταν πρέπει να αποδειχθεί αργότερα ότι η ρύθμιση καταγγελίας έχει πραγματικά γνωστοποιηθεί, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ή κατά τη συνεργασία με το συμβούλιο των εργαζομένων.
Εάν η οργάνωσή σας πληροί ήδη τις βασικές απαιτήσεις και ποια έγγραφα σχετίζονται με την κατάστασή σας, μπορείτε μόνοι σας σε λίγες ερωτήσεις. Για την τεκμηρίωση κάθε μέρους, συμπεριλαμβανομένης της θέσης στο επίσημο κείμενο, η τράπεζα γνώσης είναι ελεύθερη για διαβούλευση. Πώς η Signalo υποστηρίζει τη διαδικασία καταγγελίας, το πακέτο πληροφοριών και την υποχρέωση διατήρησης, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα από όπου προέρχονται αυτές οι πληροφορίες. Τα ερωτήματα σχετικά με τα κόστη και το τι περιλαμβάνεται και τι δεν περιλαμβάνεται, βρίσκονται ευκρινώς στο την εξήγηση σχετικά με τα πακέτα και τις τιμές.
Δεν έχετε ακόμη πλήρη εικόνα του τι πρέπει να υπάρχει στον οργανισμό σας; Πραγματοποιήστε τη δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση ή περιηγηθείτε στη βάση γνώσης· και τα δύο είναι διαθέσιμα χωρίς λογαριασμό και δίνουν άμεση συγκεκριμένη απάντηση.