Hvilke dokumenter har du brug for for at informere medarbejderne om ordningen for indberetninger?
Du har brug for mindst tre dokumenter: selve anmeldelsesproceduren i forståelig sprog, en kort meddelelse, hvormed du aktivt informerer medarbejderne, og et sted, der altid er tilgængeligt, såsom en side på intranettet eller en plakat ved indgangen. For virksomheder med flere lokationer eller medarbejdere, der taler andre sprog, kommer der en oversættelse til.
Det forhold, der betyder mest på dette område, ligger ikke i form af dokumenterne, men i deres indhold: medarbejderne skal eksplicit kunne læse, at de kan anmelde anonymt, og at de ikke må blive skadet, hvis de foretager en anmeldelse i god tro. Hvis det mangler, er der stor sandsynlighed for, at kanalen findes, men ikke bliver brugt.
Hvad meddelelsen selv skal indeholde
En meddelelse til medarbejderne behøver ikke at være lang, men skal være fuldstændig. Angiv, hvor kanalen findes, hvordan en anmeldelse foretages (skriftligt eller mundtligt), og at en anonym anmeldelse er mulig. Nævn også de to fristerne, der gælder for anmelderen: bekræftelsen af modtagelsen og fristen for at høre, hvad der sker med hans anmeldelse. En medarbejder, der ved, hvornår han kan forvente noget, er mere tilbøjelig til at have tillid til proceduren.
Hvorfor beskyttelsen mod gengældelse vejer tyngst
Af alle dele af kommunikationen er beskyttelsen mod gengældelse den del, som medarbejderne søger efter mest, selv om det ofte står diskret i teksten. Nogen, der overvejer at anmelde, vejer først af, hvad det kan koste ham. En procedure, der ikke eksplicit nævner denne risiko, læses lettere som en formalitet end som en virkelig fungerende kanal. Dette er også den del, som tilsynsmyndigheder og arbejdstagerkomiteen først spørger om, så det fortjener en egen sætning i meddelelsen, ikke kun en henvisning til hele proceduren.
Et sprog er ikke altid nok
I virksomheder med internationale medarbejdere er anmeldelsesproceduren på dansk ofte utilstrækkelig. En medarbejder, der ikke forstår teksten godt, vil ikke bruge kanalen, uanset hvor omhyggeligt den er udformet. Det er derfor almindeligt at stille kernebeskeden, og især garantien om anonymitet og beskyttelse, til rådighed også på arbejdssproget på lokaliteten.
Hvem der udarbejder dokumenterne, og hvem der udbreder dem
Indholdet af anmeldelsesproceduren ligger normalt hos den samme person, der har udformet ordningen, ofte i samråd med arbejdstagerkomiteen. Udbredelsen deraf er et separat trin: et dokument, der kun står på en server, når ikke medarbejderne. Tænk på et fast sted på intranettet, et tidspunkt under et holdmøde og en gentagelse ved nyansættelser. Signalo leverer et færdigt informationsmateriale til denne del, som du kan tilpasse til din egen organisation, så du ikke selv behøver at formulere fra bunden, hvad der er lovpligtigt og praktisk nyttigt.
Gemme dokumenter som bevis for overholdelse
Det er klogt at registrere, hvornår og hvordan du har informeret medarbejderne: distributionsdatoen, de anvendte kanaler og eventuelle sprogversioner. Dette er ikke i sig selv en lovpligtelse, men det hjælper, hvis det senere skal bevises, at anmeldelsesordningen faktisk blev gjort kendt, for eksempel ved en inspektion eller ved møder med arbejdstagerkomiteen.
Om din organisation allerede opfylder grundlaget, og hvilke dokumenter der hører til din situation, kan du kontrollere med værktøjet. på få spørgsmål. For begrundelsen af hver del, herunder beliggenheden i den officielle tekst, er videnbasen frit tilgængelig.. Hvordan Signalo understøtter anmeldelsesproceduren, informationsmaterialet og opbevaringspligten sammen, læser du på siden hvor disse oplysninger stammer fra. Spørgsmål om omkostninger og hvad der er inkluderet eller ej, finder du overskueligt under forklaringen på pakker og priser.
Har du ikke helt overblik over, hvad der skal være på plads i din organisation? Foretag den gratis quick-scan eller gennemse videnbanken; begge kan tilgås uden konto og giver straks et konkret svar.