Jakie dokumenty są potrzebne, aby poinformować pracowników o procedurze zgłaszania?
Potrzebujesz co najmniej trzech dokumentów: samej procedury zgłaszania w zrozumiałym języku, krótkiego zawiadomienia, za pomocą którego aktywnie powiadomisz pracowników, oraz miejsca dostępu, które zawsze jest dostępne, na przykład strona w intranecie lub plakat przy wejściu. W przypadku firm z wieloma oddziałami lub pracownikami mówiącymi innymi językami dochodzi do tego tłumaczenie.
Szczegół, który ma największe znaczenie w tym temacie, nie mieści się w formie dokumentów, ale w ich treści: pracownicy muszą wyraźnie przeczytać, że mogą zgłaszać się anonimowo i że nie będą narażeni na działania odwetowe, jeśli w dobrej wierze dokonają zgłoszenia. Jeśli tego brakuje, istnieje duże prawdopodobieństwo, że kanał istnieje, ale nie jest używany.
Co musi zawierać samo zawiadomienie
Zawiadomienie skierowane do pracowników nie musi być długie, ale musi być kompletne. Wskaż, gdzie znajduje się kanał, jak zgłosić (pisemnie lub ustnie) i że możliwe jest zgłoszenie anonimowe. Wymień również dwa okresy, które dotyczą osoby zgłaszającej: potwierdzenie otrzymania i okres, w którym dowiaduje się, co stało się z jego zgłoszeniem. Pracownik, który wie, kiedy może coś oczekiwać, jest bardziej skłonny ufać procedurze.
Dlaczego ochrona przed działaniami odwetowymi ma największą wagę
Ze wszystkich elementów komunikacji ochrona przed działaniami odwetowymi jest tym elementem, którego pracownicy szukają najczęściej, nawet jeśli w tekście często pojawia się niewidocznie. Osoba rozważająca zgłoszenie najpierw ocenia, jakie może ją to kosztować. Procedura, która wyraźnie nie podejmuje tego ryzyka, jest raczej czytana jako formalność niż jako skuteczny kanał. Jest to również element, o który towarzystwa nadzorcze i rada pracowników pytają w pierwszej kolejności, dlatego zasługuje na osobne zdanie w zawiadomieniu, a nie tylko na odesłanie do pełnej procedury.
Jeden język nie zawsze wystarczy
W firmach z pracownikami międzynarodowymi procedura zgłaszania tylko w języku niderlandzkim jest często niewystarczająca. Pracownik, który nie rozumie dobrze tekstu, nie będzie korzystać z kanału, niezależnie od tego, jak starannie został opracowany. Dlatego zwyczajowo kluczowy komunikat, a zwłaszcza gwarancja anonimowości i ochrony, udostępnia się również w języku roboczym oddziału.
Kto opracowuje dokumenty i kto je rozpowszechnia
Zawartość procedury zgłaszania zwykle leży po stronie osoby, która opracowała regulację, często w konsultacji z radą pracowników. Rozpowszechnianie to odrębny krok: dokument, który znajduje się tylko na serwerze, nie dociera do pracowników. Pomyśl o stałym miejscu w intranecie, momencie podczas spotkania zespołu i powtórzeniu podczas wprowadzania nowych pracowników. Signalo dostarcza do tego punktu gotowy zestaw informacyjny, który możesz dostosować do swojej organizacji, dzięki czemu nie musisz sam formułować od podstaw to, co jest wymagane ustawowo i praktycznie przydatne.
Przechowywanie dokumentów jako dowód zgodności
Rozsądnie jest udokumentować, kiedy i w jaki sposób poinformowałeś pracowników: datę rozpowszechniania, używane kanały i ewentualne wersje językowe. To nie jest obligatoryjne wymaganie samo w sobie, ale pomaga wykazać, że procedura zgłaszania została faktycznie upubliczniona, na przykład podczas inspekcji lub podczas rozmów z radą pracowników.
To, czy Twoja organizacja już spełnia podstawy i jakie dokumenty odpowiadają Twojej sytuacji, możesz sprawdzić sprawdzić samodzielnie w kilka pytań. Aby zapoznać się z uzasadnieniem każdego elementu, w tym lokalizacją w tekście oficjalnym, możesz skorzystać z bazy wiedzy dostępnej bez ograniczeń. Jak Signalo wspiera procedurę zgłaszania, zestaw informacyjny i obowiązek przechowywania razem, możesz przeczytać na stronie pochodzące z tego źródła. Pytania dotyczące kosztów oraz tego, co jest, a co nie jest wkalkulowane, znajdziesz przejrzyście w sekcji wyjaśnienia dotyczące pakietów i cen.
Czy nie masz jeszcze pełnego obrazu tego, co musi znajdować się w twojej organizacji? Skorzystaj z bezpłatnego szybkiego skanowania lub przejrzyj bazę wiedzy; oba narzędzia są dostępne bez konta i zapewniają natychmiast konkretną odpowiedź.