Ce documente aveți nevoie pentru a informa angajații dumneavoastră despre sistemul de raportare a abuzurilor?
Aveți nevoie de cel puțin trei documente: procedura de raportare în sine în limbaj ușor de înțeles, un anunț scurt prin care informați activ angajații și un loc de găsire accesibil în permanență, cum ar fi o pagină pe intranet sau o afișă la intrare. Pentru întreprinderile cu mai multe sedii sau angajați care vorbesc alte limbi, se adaugă o traducere.
Detaliul cel mai important din acest subiect nu se află în forma documentelor, ci în conținutul acestora: angajații trebuie să citească în mod explicit că pot raporta anonim și că nu vor fi penalizați dacă fac o raportare în bună credință. Dacă lipsește acest element, este foarte probabil că canalul există dar nu este utilizat.
Ce trebuie să conțină anunțul în sine
Un anunț pentru angajați nu trebuie să fie lung, dar trebuie să fie complet. Indicați unde se găsește canalul, cum se face o raportare (în scris sau oral) și că o raportare anonimă este posibilă. Menționați și cele două termene care se aplică raportorului: confirmarea recepției și termenul în care este informat despre ce se întâmplă cu raportarea sa. Un angajat care știe când poate aștepta ceva este mai înclinat să aibă încredere în procedură.
De ce protecția împotriva represaliilor cântărește cel mai mult
Dintre toate componentele comunicării, protecția împotriva represaliilor este aceea pe care angajații o caută cel mai mult, chiar dacă apare adesea discret în text. Cineva care ia în considerare raportarea evaluează mai întâi ce ar putea-l costa. O procedură care nu menționează în mod explicit acest risc va fi citită mai degrabă ca o formalitate decât ca un canal funcțional. De asemenea, aceasta este componenta pe care controlatorii și reprezentații angajaților o întreabă în primul rând, deci merită o propoziție separată în anunț, nu doar o trimitere la procedura completă.
O singură limbă nu este întotdeauna suficientă
La întreprinderile cu angajați internaționali, procedura de raportare doar în limba română este adesea insuficientă. Un angajat care nu înțelege bine textul nu va utiliza canalul, indiferent cât de atent a fost elaborat. De aceea este obișnuit să puneți mesajele principale la dispoziție, și cu siguranță garantia privind anonimatul și protecția, și în limba de lucru a sediului.
Cine elaborează documentele și cine le distribuie
Conținutul procedurii de raportare aparține de obicei aceleiași persoane care a elaborat reglementarea, adesea în consultare cu reprezentații angajaților. Distribuția este o etapă separată: un document care se află doar pe un server nu ajunge la angajați. Gândiți-vă la un loc fix pe intranet, un moment în cadrul unei întâlniri de echipă și o repetare la intrarea în serviciu. Signalo furnizează pentru această parte un set de informații gata pregătit pe care îl puteți adapta propriei organizații, astfel încât nu trebuie să formulați singuri de la zero ceea ce este obligatoriu din punct de vedere legal și util din punct de vedere practic.
Păstrarea documentelor ca dovadă a conformității
Este prudent să consemnați când și cum ați informat angajații: data distribuirii, canalele utilizate și versiunile lingvistice eventuale. Aceasta nu este o obligație legală în sine, dar ajută dacă mai târziu trebuie demonstrat că procedura de raportare a fost într-adevăr comunicată, de exemplu în caz de control sau în discuții cu reprezentații angajaților.
Puteți verifica dacă organizația dvs. îndeplinește deja condițiile de bază și ce documente se potrivesc situației dvs. să verificați singur în câteva întrebări. Pentru justificarea fiecărei componente, inclusiv sursa din textul oficial, consultați gratuit banca de cunoștințe. Cum Signalo susține procedura de raportare, setul de informații și obligația de păstrare împreună, puteți citi pe pagina de unde provine această informație. Întrebări despre costuri și ce este și ce nu este inclus se găsesc clar la explicația despre pachete și prețuri.
Nu aveți încă o imagine completă a ceea ce trebuie să existe în organizația dvs.? Efectuați verificarea rapidă gratuită sau răsfoiți baza de cunoștințe; ambele pot fi consultate fără cont și oferă un răspuns concret imediat.