Quali documenti ha bisogno per informare i dipendenti sulla procedura di segnalazione?
Ha bisogno di almeno tre documenti: la procedura di segnalazione stessa in un linguaggio comprensibile, una breve comunicazione con cui informare attivamente i dipendenti, e un luogo di consultazione sempre accessibile, come una pagina sull'intranet o un manifesto all'ingresso. Per le aziende con più sedi o dipendenti che parlano altre lingue, occorre aggiungere una traduzione.
Il dettaglio più importante su questo argomento non sta nella forma dei documenti ma nel loro contenuto: i dipendenti devono leggere esplicitamente che possono segnalare in modo anonimo e che non saranno penalizzati se effettuano una segnalazione in buona fede. Se manca questo, è molto probabile che il canale esista ma non venga utilizzato.
Cosa deve contenere la comunicazione stessa
Una comunicazione ai dipendenti non deve essere lunga, ma deve essere completa. Indicare dove trovare il canale, come fare una segnalazione (per scritto o verbalmente), e che è possibile una segnalazione anonima. Ricordare anche i due termini che si applicano al segnalatore: la conferma di ricezione e il termine entro il quale viene informato di quello che accade con la sua segnalazione. Un dipendente che sa quando può aspettarsi qualcosa è più propenso a fidarsi della procedura.
Perché la garanzia contro le ritorsioni ha il peso maggiore
Di tutti i componenti della comunicazione, la protezione contro le ritorsioni è la parte che i dipendenti cercano di più, anche se spesso è scritto in modo discreto nel testo. Chi sta pensando di segnalare, prima valuta il costo che potrebbe avere. Una procedura che non nomina esplicitamente questo rischio, sarà più facile da leggere come una formalità che come un canale funzionante. È anche la parte su cui le autorità di vigilanza e il consiglio aziendale chiedono per primo, quindi merita una frase propria nella comunicazione, non solo un rinvio alla procedura completa.
Una sola lingua spesso non è sufficiente
Nelle aziende con dipendenti internazionali, la procedura di segnalazione in olandese solo spesso non è sufficiente. Un dipendente che non capisce bene il testo non utilizzerà il canale, indipendentemente da quanto sia stato attentamente impostato. È quindi consuetudine rendere disponibile il messaggio chiave, e soprattutto la garanzia di anonimato e protezione, anche nella lingua di lavoro della sede.
Chi redige i documenti e chi li distribuisce
Il contenuto della procedura di segnalazione di solito spetta alla stessa persona che ha impostato il regolamento, spesso in consultazione con il consiglio aziendale. La distribuzione è un passaggio separato: un documento che si trova solo su un server non raggiunge i dipendenti. Pensate a un luogo fisso sull'intranet, a un momento durante una riunione di team, e a una ripetizione quando entrano nuovi dipendenti. Signalo fornisce per questa parte un kit informativo già pronto che potete adattare alla vostra organizzazione, in modo che non dobbiate formulare da zero cosa è obbligatorio per legge e praticamente utile.
Conservare i documenti come prova del rispetto degli obblighi
È consigliabile documentare quando e come ha informato i dipendenti sulla procedura di segnalazione: la data di distribuzione, i canali utilizzati e le eventuali versioni linguistiche. Questo non è un obbligo legale in sé, ma aiuta a dimostrare che la procedura di segnalazione è stata effettivamente comunicata, ad esempio durante un controllo o quando si parla con il consiglio aziendale.
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