Katere dokumente potrebujete, da obvestite zaposlence o postopku za sporočanje?
Potrebujete vsaj tri dokumente: sam postopek prijave v razumljiv jezik, kratko obvestilo, s katerim delavce aktivno obveščate, in dostopno mesto, kot je stran na intranetu ali plakat pri vhodu. Za podjetja z več enotami ali delavci, ki govorijo druge jezike, je potrebna še prevod.
Detajl, ki je najpomembnejši pri tej temi, ni v obliki dokumentov, temveč v njihovi vsebini: delavci morajo eksplicitno prebrati, da lahko prijave oddajo anonimno in da jih ne bo prejudenih, če v dobri veri oddajo prijavo. Če to manjka, je verjetno, da kanal sicer obstaja, vendar se ne uporablja.
Kaj mora biti v samem obvestilu
Obvestilo delavcem ne mora biti dolgo, a mora biti popolno. Navedite, kje je kanal dostopen, kako se oddaja prijava (pisno ali ustno), in da je anonimna prijava mogoča. Navedite tudi dve roki, ki veljata za prijavitelja: potrdilo prejema in rok, v katerem pravi, kaj se dogaja s njegovo prijavo. Delavec, ki ve, kdaj lahko nekaj pričakuje, je bolj nagnjen, da se zanese na postopek.
Zakaj je zagotovilo proti prejudku najbolj pomembno
Od vseh delov sporočanja je zaščita pred prejudkom tista, po kateri delavci najbolj iščejo, čeprav je pogosto v tekstu malo opazna. Oseba, ki razmišlja o oddaji prijave, prvo preuči, kaj jo lahko stane. Postopek, ki tega tveganja ne omeni eksplicitno, se raje bere kot formalnost kot delujočega kanala. To je tudi del, po katerem se najprej sprašujejo nadzorni organi in delavski svet, zato si zasluži svojo povedi v obvestilu, ne le sklicevanje na celoten postopek.
En jezik ni vedno dovolj
Pri podjetjih s številnimi delavci iz tujine je postopek prijave samo v slovenščini pogosto nezadosten. Delavec, ki teksta ne razume dobro, kanala ne bo uporabil, ne glede na to, kako skrbno je pripravljen. Zato je običajno osnovne sporočilo, zlasti zagotovilo o anonimnosti in zaščiti, razdeliti tudi v delovnem jeziku enote.
Kdo pripravi dokumente in kdo jih distribuira
Vsebina postopka prijave običajno pripada isti osebi, ki je postavila sistem, pogosto v dogovoru z delavskim svetom. Distribucija je ločen korak: dokument, ki je samo na strežniku, ne doseže delavcev. Razmislite o stalnem mestu na intranetu, trenutku na sestanku tima in ponovitvi pri novozaposlenih. Signalo za ta del ponuja pripravljen informacijski paket, ki ga lahko prilagodite svoji organizaciji, tako da ni treba formulirati od začetka, kaj je zakonsko obvezno in praktično koristno.
Hranjena dokumentacija kot dokaz skladnosti
Priporočljivo je zabeležiti, kdaj in kako ste obvestili delavce: datum distribuiranja, uporabljene kanale in morebitne jezikovne različice. To ni sama po sebi zakonska obveznost, toda pomaga, če je kasneje treba dokazati, da je postopek prijave res javno napravljen, na primer pri nadzoru ali pri dogovoru z delavskim svetom.
Ali vaša organizacija že izpolnjuje osnove in katere dokumente potrebujete za vašo situacijo, lahko preverite v nekaj vprašanjih. Za utemeljitev vsakega dela, vključno z mestom iskanja v uradnem besedilu, je baza znanja prosto dostopna. Kako Signalo skupaj podpira postopek prijave, informacijski paket in obveznost hranjenja, si preberite na strani od koder te informacije prihajajo. Vprašanja o stroških in kaj je ali ni vključeno, so pregledna v razlagi o paketih in cenah.
Nimate še popolne predstave, kaj mora biti v vaši organizaciji? Opravite brezplačen hitri pregled ali brskajte po bazi znanja; oboje je brez računa dostopno in daje neposreden konkreten odgovor.