Quais documentos são necessários para informar os colaboradores sobre o procedimento de denúncia?
Precisa de pelo menos três documentos: o procedimento de denúncia em linguagem compreensível, uma comunicação breve com a qual informa ativamente os colaboradores, e um local de acesso permanente, como uma página na intranet ou um cartaz à entrada. Para empresas com várias instalações ou colaboradores falantes de outras línguas, acrescenta-se uma tradução.
O detalhe mais importante neste assunto não está na forma dos documentos, mas no seu conteúdo: os colaboradores devem ler explicitamente que podem denunciar anonimamente e que não serão prejudicados se fizerem uma denúncia de boa fé. Se isto faltar, há grande probabilidade de o canal existir mas não ser utilizado.
O que deve constar na comunicação em si
Uma comunicação aos colaboradores não precisa ser longa, mas deve ser completa. Indique onde encontrar o canal, como fazer uma denúncia (por escrito ou oralmente), e que uma denúncia anónima é possível. Mencione também os dois prazos que se aplicam ao denunciante: a confirmação de receção e o prazo dentro do qual fica a conhecer o que acontece com a sua denúncia. Um colaborador que sabe quando pode esperar algo tem maior propensão a confiar no procedimento.
Porque a garantia contra retaliação é o aspecto mais importante
De todos os componentes da comunicação, a proteção contra retaliação é aquela que os colaboradores mais procuram, mesmo que muitas vezes figure discretamente no texto. Alguém que pondera fazer uma denúncia avalia antes que custo isso lhe pode trazer. Um procedimento que não nomeia explicitamente esse risco é mais facilmente lido como uma formalidade do que como um canal funcional. Este é também o aspecto que os organismos de supervisão e o órgão de representação dos trabalhadores questionam em primeiro lugar, pelo que merece uma frase própria na comunicação, não apenas uma referência ao procedimento completo.
Uma língua nem sempre é suficiente
Nas empresas com colaboradores internacionais, o procedimento de denúncia apenas em neerlandês é muitas vezes insuficiente. Um colaborador que não compreenda bem o texto não utilizará o canal, independentemente de como foi cuidadosamente elaborado. É por isso comum disponibilizar a mensagem principal, e sobretudo a garantia sobre anonimato e proteção, também na língua de trabalho da instalação.
Quem elabora os documentos e quem os distribui
O conteúdo do procedimento de denúncia é geralmente responsabilidade da mesma pessoa que elaborou o sistema, frequentemente em consulta com o órgão de representação dos trabalhadores. A sua distribuição é uma etapa separada: um documento que existe apenas num servidor não chega aos colaboradores. Considere um local permanente na intranet, um momento numa reunião de equipa, e uma repetição na admissão de novos colaboradores. A Signalo fornece um kit de informação pronto a usar para esta parte que pode adaptar à sua organização, para não ter de formular do zero o que é legalmente obrigatório e praticamente útil.
Guardar documentos como prova do cumprimento
É prudente registar quando e como informou os colaboradores: a data da distribuição, os canais utilizados e eventuais versões em outras línguas. Esta não é uma obrigação legal em si, mas ajuda se depois for necessário demonstrar que o procedimento de denúncia foi efetivamente divulgado, por exemplo numa inspeção ou numa conversa com o órgão de representação dos trabalhadores.
Se a sua organização já cumpre os requisitos básicos e que documentos se adequam à sua situação, pode verificar em algumas perguntas por conta própria. Para a justificação de cada parte, incluindo a referência ao texto oficial, a base de conhecimento está livremente disponível. Como a Signalo apoia o procedimento de denúncia, o kit de informação e a obrigação de manutenção de registos em conjunto, pode ler-se na página de onde vem esta informação. Dúvidas sobre custos e o que está ou não incluído encontram-se de forma clara em a explicação sobre pacotes e preços.
Ainda não tem uma visão completa do que deve estar implementado na sua organização? Faça a verificação rápida gratuita ou percorra a base de conhecimento; ambas podem ser consultadas sem conta e fornecem uma resposta concreta imediatamente.