Да, във в повечето случаи можете сами да затворите и документирате сигнал. Законът не налага ангажиране на външна страна за този етап на процеса. Има обаче изисквания относно това, което документирате, как внимателно го правите и кой в рамките на вашата организация е включен.
Затварянето на сигнал означава, че лицето, отговорно за разглеждане, е информирало докладчика за резултата от оценката, и че досието е пълно и проследимо документирано. Тази документация не е формалност: тя показва, че процедурата е была внимателна, дори ако впоследствие възникнат въпроси, например от докладчика или от надзорен орган.
Какво трябва да стои в досието
Внимателното досие трябва да съдържа поне датата на сигнала, момента на потвърждението на получаването, комуникацията с докладчика по време на разглеждане и резултата, който е було връщан. За точните изисквания относно съхранението и документирането самият законодателен текст е най-надежден източник; ако имате съмнения относно вашата ситуация, адвокат може да прегледа.
Този вид документирането работи най-удобно с фиксиран формат, така че всяко досие има същата структура, независимо кой разглежда сигнала. Това също улеснява по-късно, например при годишния доклад, да предоставите добър преглед без да трябва да търсите всичко отново. банката от знания с обяснение за всяка част на процеса показва кои стъпки принадлежат на внимателното затваряне.
Когато сами да правите работи добре на практика
Самостоятелното затваряне и документирането обикновено работят добре, когато организацията е назначила лице за разглеждане, което може да работи независимо, което знае какво трябва да стои в досието, и което следи сроковете. В много малки и средни организации това е HR мениджър или член на управление, който сам рядко е предмет на сигнали. Тук не се касае за сложна юридическа подготовка, а главно за фиксиран процес, който се прилага по един и същ начин всеки път.
Когато аутсорсирането помага
Аутсорсирането на затварянето и документирането не е задължително, но може да е практично. Помислете на ситуации, в които организацията няма независимо лице за разглеждане, в които сигнал е деликатен, защото докладчик и лице за разглеждане се познават добре, или в които служители имат повече доверие към канал, който е извън преките управленски линии. Също фиксиран шаблон с автоматично следене на сроковете помага да не забравите нищо, особено когато има няколко сигнала наведнъж.
Добре е да направите разлика между две неща, които често се бъркат. Едното е процесът: потвърждаване на получаването, следене на сроковете, организирано документиране на досието и затваряне. Този процес можете да позволите на система да улесни, независимо кой в крайна сметка оценява сигнала. Другото е съдържанието: оценяване дали сигнал е основателен, кои мерки от там произтичат и как се комуникира със засегнатите лица. Тази оценка лежи по закон при работодателя и не може да бъде делегирана на външна платформа.
как signalo структурира процеса показва, че мелдканал организира сроковете и досието, но никога не оценява или класифицира сам сигнала. Това остава, дори и при улеснен канал, всегда задача на лицето за разглеждане в рамките на вашата собствена организация.
Самостоятелна работа със правилната подкрепа
За много по-малки организации практичния път е: самостоятелното изпълнение на процеса, с фиксиран формат за досието и с автоматично следене на сроковете за потвърждение на получаването и върнаването на информацията. По този начин не трябва сами да помните коя дата се отнася за кой сигнал, и е гарантирано, че всяко досие е було изградено по един и същ начин. в няколко въпроса видете кои задължения важат за вашата организация дава първоначална картина, преди да решите точно как ще организирате процеса.
Сумнявате ли се, че вашата ситуация има особености, при които вътрешното разрешаване на доклад не е достатъчно, например защото докладът повдига въпрос за отговорност? Тогава това е въпрос за юрист, а не за самовия канал за докладване. Платформата структурира и проследява, но никога не дава юридическо съветване относно отделна докладване и също не оценява самата докладване.
Искате ли първо да знаете точното положение на вашата организация? Направете безплатния бърз преглед или прочетете повече в често задаваните въпроси относно регламентацията за докладване за по-нататъшна информация.