Jah, enamikul juhtudel võite teatise sulgemise ja dokumenteerimise ise teha. Seadus ei nõua välisosapoole kaasamist selle protsessi osale. Siiski kehtivad nõuded sellele, mida te dokumenteerite, kui hoolikalt seda teete ja kes teie organisatsioonis sellega seotud on.
Teatise sulgemine tähendab, et käsitleja on teatise esitajale edastanud hinnangute tulemused ja et dokumentatsioon on täielik ja jälitav. Selline dokumenteerimine pole formaalus: see näitab, et protsessi on hoolikalt järgitud, ka juhul, kui hiljem tekivad küsimused, näiteks teatise esitajalt või järelevalve teostajalt.
Mis peab dokumentatsioonisse sisalduma
Hoolikas dokumentatsioon sisaldab kindlasti teatise esitamise kuupäeva, vastuvõtmiskinnituse hetke, teatise esitajaga suhtlemist käsitlemise ajal ja lõpptulemuse, mis tagasi edastati. Täpsete nõuete osas säilitamisele ja dokumenteerimisele on seadus ise kõige usaldusväärsem allikas; oma olukorra osas kahtlemise puhul võib konsultatsiooni saada juristilt.
Seda tüüpi dokumenteerimine toimib paremini kindla formaadi kasutamisel, nii et igal dokumentatsioonil on sama struktuur, olenemata sellest, kes teatist käsitles. See muudab ka hõlpsaks hiljem, näiteks aastaaruande puhul, hea ülevaate andmise ilma, et peaksite kõike uuesti otsima. teadusbaas, milles on selgitus protsessi iga osa kohta näitab, millised sammud kuuluvad hoolikale sulgemisele.
Millal ise tegemine praktikas hästi toimib
Ise sulgemine ja dokumenteerimine toimib tavaliselt hästi siis, kui organisatsioonil on määratud käsitleja, kes saab iseseisvalt tegutseda, kes teab, mis peab dokumentatsiooni sisalduma, ja kes kontrollib tähtaegu. Paljudes VKE-organisatsioonides on see HR-juht või juhtiv isik, kes ei muutu kergesti teatiste objektiks. See ei käi keerukat õiguslikku teadmist, vaid peamiselt kindlat protsessi, mida järgitakse igal korral samal viisil.
Millal väljaandmine midagi kasuks tuleb
Sulgemise ja dokumenteerimise väljaandmine ei ole kohustuslik, kuid võib olla praktiline. Mõelge olukordadele, kus organisatsioonil pole iseseisvat käsitlejat, kus teatine on tundlik, sest teatise esitaja ja käsitleja tunnevad teineteist hästi, või kus töötajad usaldustavad rohkem kanalit, mis asub otsese juhtkonna väljaspool. Ka kindel mall automaatse tähtaegade kontrolliga aitab midagi unustada, eriti kui mitu teatist käivad samaaegselt.
Hea on siin vahet teha kahel asjal, mis sageli segamini lähevad. Üks on protsess: vastuvõtmise kinnitamine, tähtaegade jälgimine, dokumentatsiooni korralikult dokumenteerimine ja sulgemine. Seda protsessi võite lasta toetada süsteemiga, olenemata sellest, kes teatist lõpuks hindab. Teine on sisu: hinnata, kas teatine on põhjendatud, millised meetmed sellest tulenevad ja kuidas seotute heaks edastada. See hindamine kuulub seaduslikult tööandjale endale ja seda ei saa üle anda välisele platvormile.
kuidas signalo protsessi struktureerib näitab, et teatiste kanal korraldab tähtaegu ja dokumentatsiooni, kuid ei hinda kunagi teatist ennast ega kvaalifileeri käitumist. See jääb, isegi juhul kui kanal on toetatud, alati käsitleja ülesandeks teie enda organisatsiooni piires.
Ise tegemine õige toega
Paljude väiksema organisatsioonide jaoks on praktilised rida: protsessi ise läbi viia, kindla dokumentatsiooni formaadiga ja automaatse tähtaegade kontrolliga vastuvõtmiskinnitusele ja tagasisidet. Sel juhul ei pea te ise jälgima, milline kuupäev millise teatise jaoks kehtib, ja on kindel, et iga dokumentatsioon on ehitatud samal viisil. paari küsimuse abil vaadates, millised kohustused teie organisatsiooni kehtivad annab esimese ülevaate, enne kui te otsustate, kuidas protsessi täpselt korraldada.
Kahtlete, et teie olukord sisaldab eripärasid, mille puhul omaette sulgemine ei ole piisav, näiteks sellepärast, et teatiste avaldamine tekitab vastutuseküsimuse? Siis on see küsimus juristile, mitte teatiste kanalile endale. Platvorm struktureerib ja jälgib, kuid ei anna kunagi juriidilist nõu üksikute teatiste kohta ega hinda teatist endale.
Kas soovite esmalt teada, kuidas teie organisatsioon täpselt seisab? Tehke tasuta kiirustamine või lugege edasi korduma kippuvaid küsimusi teatiste määruse kohta lisateavet saamiseks.