Ano, ve většině případů si zavření a zaznamenaní zprávy můžete provést sami. Zákon nevyžaduje zapojení externí strany pro tuto část procesu. Existují však požadavky na to, co zaznamenant, jak pečlivě to uděláte a kdo se na tom podílí v rámci vaší organizace.
Zavření zprávy znamená, že osoba odpovídající za šetření informovala oznamovatele o výsledku posouzení a že spis je kompletní a dohledatelný zaznamenán. Toto zaznamenání není pouhou formalitou: dokazuje, že postup byl proveden pečlivě, i když později vzniknou otázky, například od samotného oznamovatele nebo od dohledovacího úřadu.
Co by mělo být v spisu
Pečlivý spis obsahuje zejména datum zprávy, okamžik potvrzení příjmu, komunikaci s oznamovatelem během šetření a výsledek, který byl nakonec zprostředkován. Přesné požadavky na ukládání a zaznamenání najdete nejlépe v samotném textu zákona; v případě pochybností o vaší situaci se může poradit právník.
Tento druh zaznamenání funguje nejlépe s pevným formátem, aby měl každý spis stejnou strukturu, bez ohledu na to, kdo zprávu šetřuje. Díky tomu je také jednodušší později, například při výroční zprávě, poskytnout dobrý přehled, aniž byste museli znovu všechno prohledávat. v tématické bázi s vysvětlením každé části procesu ukazuje, jaké kroky patří k pečlivému zavření.
Kdy si sami zavírání a zaznamenávání v praxi vede dobře
Zavření a zaznamenání si obvykle vede dobře, když má organizace určeného člena odpovědného za šetření, který může pracovat nezávisle, který ví, co by mělo být ve spisu, a který sleduje dodržování termínů. V mnoha organizacích malého a středního podnikání to bývá vedoucí personálního oddělení nebo člen vedení, který sám není často předmětem zpráv. Nejde o složité právní znalosti, ale především o pevný postup, který se provádí stejně pokaždé.
Kdy má výběr externí služby praktický přínos
Svěření zavření a zaznamenání externí straně není povinné, ale může být praktické. Pomyslete na situace, kdy organizace nemá nezávislého člena odpovědného za šetření, kdy je zpráva citlivá, protože se oznamovatel a osoba odpovídající za šetření dobře znají, nebo kdy mají zaměstnanci větší důvěru v kanál, který stojí mimo přímou linii řízení. Také pevná šablona s automatickým sledováním termínů pomáhá nezapomenout nic, zejména když probíhá více zpráv najednou.
Je dobré zde rozlišovat mezi dvěma věcmi, které se často prolínají. Jednou je proces: potvrzení příjmu, sledování termínů, řádné zaznamenání a zavření spisu. Tento proces si můžete nechat usnadnit systémem, bez ohledu na to, kdo nakonec zprávu posoudí. Druhou věcí je obsah: posouzení, zda je zpráva opodstatněná, jaká opatření z toho vyplývají a jak se bude komunikovat se zúčastněnými osobami. Toto posouzení leží ze zákona u zaměstnavatele a nemůže být přeneseno na externí platformu.
jak signalo strukturuje proces ukazuje, že meldingskanaal řídí termíny a spis, ale nikdy sám neposkytuje posouzení zprávy ani ji nekvalifikuje. To zůstává, i u usnadněného kanálu, vždy úkolem člena odpovídajícího za šetření v rámci vaší organizace.
Provádění s náležitou podporou
Pro mnoho menších organizací je praktickou cestou: provádět proces sami, s pevným formátem pro spis a s automatickým sledováním termínů pro potvrzení příjmu a zpětnou vazbu. Takto si nemusíte sami pamatovat, jaký termín platí pro kterou zprávu, a je zajištěno, že každý spis je sestaven stejným způsobem. v několika otázkách zjistit, které povinnosti pro vaši organizaci platí poskytuje první přehled, ještě předtím, než se rozhodnete, jak přesně proces nastavit.
Máte pochybnosti o tom, že vaše situace obsahuje zvláštnosti, u kterých vlastní uzavření nestačí, například proto, že hlášení vyvolává otázku odpovědnosti? Pak je to otázka pro právníka, ne pro kanál pro hlášení samotný. Platforma strukturuje a monitoruje, ale nikdy neposkytuje právní poradenství ohledně jednotlivého hlášení a také samo hlášení neohodnocuje.
Chcete nejdřív vědět, kde přesně vaše organizace stojí? Proveďte bezplatný rychlý sken nebo si dále přečtěte Často kladené otázky o pravidlech hlášení pro více podrobností.