Jā, vairumā gadījumu varat patstāvīgi aizvērt un dokumentēt ziņojumu. Likums neparedz ārējās puses piesaistīšanu šai procesa daļai. Tomēr ir noteikumi par to, ko jūs dokumentējat, cik rūpīgi to darāt un kas jūsu organizācijā ir iesaistīts.
Ziņojuma aizvēršana nozīmē, ka apstrādātājs ziņotāju ir informējis par novērtējuma rezultātu un dokumentācija ir pilnīga un izsekojama. Šāda dokumentēšana nav formāls akts: tā parāda, ka procedūra ir veikta rūpīgi, pat ja vēlāk rodas jautājumi, piemēram, no ziņotāja puses vai uzraudzības iestādes.
Kas jāiekļauj dokumentācijā
Rūpīgā dokumentācija jebkurā gadījumā satur ziņojuma datumu, iesnieguma apstiprinājuma laiku, komunikāciju ar ziņotāju apstrādes laikā un galarezultātu, kas tika paziņots. Precīzas prasības attiecībā uz glabāšanu un dokumentēšanu visvairāk atspoguļo likuma teksts; ja šaubāties par savu situāciju, jurists var pārskatīt dokumentus.
Šāda dokumentēšana ir vienkāršāka, ja izmantojat standarta formu, lai katrai dokumentācijai būtu vienāda uzbūve neatkarīgi no tā, kas apstrādā ziņojumu. Tas arī atviegloja pēc tam, piemēram, gada pārskata sagatavošanas laikā, sniegt labu pārskatu bez nepieciešamības visu no jauna pārskatīt. zināšanu bāze ar izskaidrojumiem par katra procesa komponenta parāda, kuri soļi ir nepieciešami rūpīgai aizvēršanai.
Kad patstāvīga rīcība praksē darbojas labi
Patstāvīga aizvēršana un dokumentēšana parasti darbojas labi, ja organizācijā ir norīkots neatkarīgs apstrādātājs, kurš zina, kas jāiekļauj dokumentācijā, un kurš pilda terminu kontroli. Daudzās vidējās un mazās uzņēmējdarbības organizācijās tas ir personāla vadības vadītājs vai vadības loceklis, kurš pats par ziņojumiem netiek uzskatīts. Tas nav par sarežģītu juridisko zināšanu, bet drīzāk par noteiktu procesu, ko katru reizi izpilda vienādi.
Kad darbības deleģēšana ir noderīga
Aizvēršanas un dokumentēšanas deleģēšana nav obligāta, taču var būt praktiski noderīga. Piemēram, situācijās, kad organizācijā nav neatkarīga apstrādātāja, kad ziņojums ir jutīgs, jo ziņotājs un apstrādātājs labi pazīst viens otru, vai kad darbinieki vairāk uztic kanālu, kas atrodas ārpus tiešās vadības līnijas. Fiksēta veidne ar automātisku terminu uzraudzību arī palīdz neko neaizmirst, īpaši, ja vienlaicīgi tiek apstrādāti vairāki ziņojumi.
Ir svarīgi šeit nošķirt divas lietas, kas bieži tiek sajauktas. Viena ir procedūra: apstiprinājuma paziņošana, terminu kontrole, dokumentācijas rūpīga uzglabāšana un aizvēršana. Šo procedūru var atvieglot sistēma neatkarīgi no tā, kas galu galā novērtē ziņojumu. Otrā ir saturs: novērtēt, vai ziņojums ir pamatots, kādi pasākumi no tā izriet un kā komunicēt ar iesaistītajiem. Šis novērtējums likuma noteikts ir darītāja pašu organizācijas apstrādātāja atbildība un to nevar nodot ārējam platformam.
kā signalo strukturē procesu parāda, ka ziņojumu kanāls sakārto termiņus un dokumentāciju, taču nekad nepavērtē ziņojumu pašu vai to nekvalificē. Tas vienmēr paliek atvieglotā kanāla gadījumā arī uz jūsu paša organizācijas apstrādātāja atbildību.
Patstāvīga rīcība ar pareizu atbalstu
Daudzām mazākām organizācijām praktiski derīgs ceļš: procesu veikt patstāvīgi, ar standarta dokumentācijas veidni un automātisku iesnieguma apstiprinājuma un paziņošanas terminu kontroli. Tā jums pašiem nav jāuzrauga, kurš datums kādam ziņojumam pāries, un ir nodrošināts, ka katra dokumentācija ir uzcelti vienādi. dažu jautājumu palīdzībā redzēt, kādas saistības attiecas uz jūsu organizāciju sniedz pirmo ieskatu, pirms vēl jūs izvēlaties, kā precīzi iekārtot procesu.
Vai jums ir šaubas, vai jūsu situācija ietver īpašas apstākļus, kuros pašu slēgšana nav pietiekama, piemēram, tāpēc, ka paziņojums rada atbildības jautājumu? Tad tas ir jautājums juristam, nevis pašam iesniegšanas kanālam. Platforma strukturē un uzrauga, bet nekad nesniedzas juridiskas ieteikumus par atsevišķu paziņojumu un arī pati nenovērtē paziņojumu.
Vispirms vēlaties zināt, kur precīzi atrodas jūsu organizācija? Veiciet bezmaksas ātro pārbaudi vai lasiet tālāk bieži uzdotie jautājumi par iesniegšanas noteikumiem lai iegūtu vairāk informācijas.