Sì, nella maggior parte dei casi potete effettuare da soli la chiusura e la documentazione della segnalazione. La legge non richiede il coinvolgimento di una terza parte esterna per questa fase del procedimento. Tuttavia, vigono requisiti su ciò che documentate, il grado di accuratezza con cui lo fate e chi all'interno della vostra organizzazione è coinvolto.
La chiusura di una segnalazione significa che il gestore ha informato il denunciante sull'esito della valutazione e che il fascicolo è stato documentato in modo completo e tracciabile. Questa documentazione non è una mera formalità: dimostra che il procedimento è stato condotto con cura, anche se in seguito dovessero sorgere domande, ad esempio da parte dello stesso denunciante o da un'autorità di vigilanza.
Cosa deve contenere il fascicolo
Un fascicolo accurato deve contenere come minimo la data della segnalazione, il momento della conferma di ricezione, la comunicazione con il denunciante durante la gestione e l'esito che è stato infine comunicato. Per i requisiti precisi sulla conservazione e la documentazione, il testo della legge stessa è la fonte più affidabile; in caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, un avvocato può esaminarla.
Questo tipo di documentazione funziona meglio con un formato fisso, in modo che ogni fascicolo abbia la stessa struttura, indipendentemente da chi gestisce la segnalazione. Questo rende anche più facile fornire in seguito, ad esempio nella relazione annuale, una panoramica accurata senza doverla cercare di nuovo. la banca dati con spiegazioni per ogni fase del procedimento mostra quali passaggi appartengono a una chiusura accurata.
Quando il fai-da-te funziona bene nella pratica
La chiusura e la documentazione autonome di solito funzionano bene quando l'organizzazione ha designato un gestore che può operare in modo indipendente, che sa cosa deve contenere il fascicolo e che monitora i termini. In molte organizzazioni di piccole e medie dimensioni si tratta di un responsabile delle risorse umane o di un membro della direzione che difficilmente diventa oggetto di segnalazioni. Non si tratta di conoscenze giuridiche complicate, ma soprattutto di un processo fisso che viene seguito ogni volta nello stesso modo.
Quando l'esternalizzazione offre vantaggi
L'esternalizzazione della chiusura e della documentazione non è obbligatoria, ma può essere pratica. Pensate a situazioni in cui l'organizzazione non ha un gestore indipendente, in cui una segnalazione è delicata perché il denunciante e il gestore si conoscono bene, o in cui i dipendenti hanno maggiore fiducia in un canale esterno alla catena diretta di comando. Inoltre, un modello fisso con monitoraggio automatico dei termini aiuta a non dimenticare nulla, soprattutto quando più segnalazioni sono in corso contemporaneamente.
È bene fare una distinzione tra due aspetti che spesso si confondono. Uno è il procedimento: confermare la ricezione, monitorare i termini, documentare e chiudere il fascicolo ordinatamente. Questo procedimento può essere facilitato da un sistema, indipendentemente da chi valuti in definitiva la segnalazione. L'altro è il merito: valutare se una segnalazione è fondata, quali misure ne derivano e come comunicare con i soggetti coinvolti. Questa valutazione spetta per legge al datore di lavoro stesso e non può essere delegata a una piattaforma esterna.
come signalo struttura il procedimento mostra che un canale di segnalazione ordina i termini e il fascicolo, ma non valuta o qualifica mai la segnalazione stessa. Ciò rimane, anche con un canale facilitato, sempre compito del gestore all'interno della vostra organizzazione.
Fai-da-te con il supporto appropriato
Per molte organizzazioni più piccole, la soluzione pratica è: eseguire il procedimento internamente, con un formato fisso per il fascicolo e con monitoraggio automatico dei termini per la conferma di ricezione e la comunicazione. In questo modo non dovete tenere traccia di quali date si applicano a quale segnalazione, ed è garantito che ogni fascicolo sia strutturato nello stesso modo. in poche domande vedere quali obblighi si applicano alla vostra organizzazione fornisce un primo quadro, ancora prima di scegliere come organizzare esattamente il processo.
Siete incerti se la vostra situazione presenta particolarità per cui la chiusura autonoma non è sufficiente, ad esempio perché una segnalazione pone anche una questione di responsabilità? Allora è una domanda per un avvocato, non per il canale di segnalazione stesso. La piattaforma struttura e monitora, ma non fornisce mai consulenza legale su una singola segnalazione e non valuta nemmeno la segnalazione stessa.
Volete prima sapere esattamente dove si trova la vostra organizzazione? Eseguite la scansione rapida gratuita o continuate a leggere le domande frequenti sulla normativa sulle segnalazioni per ulteriori approfondimenti.