Ναι, στις περισσότερες περιπτώσεις μπορείτε να κλείσετε και να τεκμηριώσετε μια αναφορά μόνοι σας. Ο νόμος δεν απαιτεί τη χρησιμοποίηση εξωτερικού φορέα για αυτό το τμήμα της διαδικασίας. Ωστόσο, υπάρχουν απαιτήσεις για το τι τεκμηριώνετε, πόσο προσεκτικά το κάνετε και ποιοι στο εσωτερικό του οργανισμού σας εμπλέκονται.
Το κλείσιμο μιας αναφοράς σημαίνει ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει ενημερώσει τον αναφέροντα για την έκβαση της αξιολόγησης, και ότι ο φάκελος είναι πλήρης και ανιχνεύσιμος τεκμηριωμένος. Αυτή η τεκμηρίωση δεν είναι μια φορμαλιότητα: δείχνει ότι η διαδικασία ακολουθήθηκε προσεκτικά, ακόμη κι αν αργότερα δημιουργηθούν ερωτήματα σχετικά με αυτήν, για παράδειγμα από τον ίδιο τον αναφέροντα ή από έναν εποπτικό φορέα.
Τι πρέπει να περιέχεται στο φάκελο
Ένας προσεκτικά τεκμηριωμένος φάκελος περιέχει σε κάθε περίπτωση την ημερομηνία της αναφοράς, τη στιγμή της επιβεβαίωσης λήψης, την επικοινωνία με τον αναφέροντα κατά την επεξεργασία και την έκβαση που τελικά ανακοινώθηκε. Για τις ακριβείς απαιτήσεις σχετικά με τη φύλαξη και τεκμηρίωση, το ίδιο το νομικό κείμενο είναι η πιο αξιόπιστη πηγή· σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με την κατάσταση σας, ένας δικηγόρος μπορεί να συμμετάσχει.
Αυτό το είδος τεκμηρίωσης λειτουργεί πιο ομαλά με ένα σταθερό μορφότυπο, έτσι ώστε κάθε φάκελος να έχει την ίδια δομή, ανεξάρτητα από το ποιος επεξεργάζεται την αναφορά. Αυτό κάνει επίσης ευκολότερη την παροχή μιας καλής επισκόπησης αργότερα, για παράδειγμα κατά την ετήσια έκθεση, χωρίς να χρειάζεται να ψάξετε τα πάντα ξανά. η βάση γνώσης με εξήγηση ανά τμήμα της διαδικασίας δείχνει ποια βήματα ανήκουν σε ένα προσεκτικό κλείσιμο.
Πότε το κλείσιμο μόνος του λειτουργεί καλά στην πράξη
Το κλείσιμο και η τεκμηρίωση μόνος του συνήθως λειτουργούν καλά όταν ο οργανισμός έχει ορίσει έναν υπεύθυνο επεξεργασίας που μπορεί να εργάζεται ανεξάρτητα, που ξέρει τι πρέπει να περιέχεται στο φάκελο και που παρακολουθεί τις προθεσμίες. Σε πολλούς μικρομεσαίους οργανισμούς, αυτό είναι ένας διευθυντής HR ή ένα μέλος της διοίκησης που δεν γίνεται εύκολα αντικείμενο αναφορών. Δεν πρόκειται για περίπλοκες νομικές γνώσεις, αλλά κυρίως για μια σταθερή διαδικασία που ακολουθείται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά.
Πότε η ανάθεση προσφέρει κάτι
Η ανάθεση του κλεισίματος και της τεκμηρίωσης δεν είναι υποχρεωτική, αλλά μπορεί να είναι πρακτική. Σκεφτείτε περιπτώσεις όπου ο οργανισμός δεν έχει ανεξάρτητο υπεύθυνο επεξεργασίας, όπου μια αναφορά είναι ευαίσθητη γιατί ο αναφέρων και ο υπεύθυνος επεξεργασίας γνωρίζονται καλά, ή όπου οι εργαζόμενοι έχουν μεγαλύτερη εμπιστοσύνη σε ένα κανάλι που βρίσκεται έξω από τη σύνδεσμο της διοίκησης. Ένα σταθερό πρότυπο με αυτόματη παρακολούθηση των προθεσμιών βοηθά επίσης να μην ξεχνάτε τίποτα, ειδικά όταν υπάρχουν ταυτόχρονα πολλές αναφορές.
Είναι χρήσιμο να κάνουμε διάκριση εδώ μεταξύ δύο πραγμάτων που συχνά συγχέονται. Το ένα είναι η διαδικασία: επιβεβαίωση λήψης, παρακολούθηση προθεσμιών, τακτοποίηση του φακέλου και κλείσιμο. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διευκολυνθεί από ένα σύστημα, ανεξάρτητα από το ποιος τελικά αξιολογεί την αναφορά. Το άλλο είναι το περιεχόμενο: αξιολόγηση του αν η αναφορά είναι βάσιμη, ποια μέτρα προκύπτουν από αυτό και πώς επικοινωνείται με τους σχετικούς. Αυτή η αξιολόγηση βαρύνει νομικά τον εργοδότη και δεν μπορεί να μεταφερθεί σε ένα εξωτερικό πλατφόρμα.
πώς το signalo δομεί τη διαδικασία δείχνει ότι ένα κανάλι αναφοράς τακτοποιεί τις προθεσμίες και το φάκελο, αλλά δεν αξιολογεί ή χαρακτηρίζει ποτέ την αναφορά. Αυτό παραμένει, ακόμη κι με ένα διευκολυμένο κανάλι, πάντα το καθήκον του υπεύθυνου επεξεργασίας στο εσωτερικό του οργανισμού σας.
Κλείσιμο μόνος σας με την κατάλληλη υποστήριξη
Για πολλούς μικρότερους οργανισμούς, ο πρακτικός τρόπος είναι: εκτέλεση της διαδικασίας μόνοι σας, με ένα σταθερό μορφότυπο για το φάκελο και με αυτόματη παρακολούθηση των προθεσμιών για επιβεβαίωση λήψης και ανακοίνωση ανάδρασης. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να θυμάστε ποια ημερομηνία ισχύει για ποια αναφορά και είναι βέβαιο ότι κάθε φάκελος έχει δομηθεί με τον ίδιο τρόπο. δείτε σε μερικές ερωτήσεις ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για τον οργανισμό σας παρέχει ένα πρώτο περίγραμμα, πριν ακόμη αποφασίσετε πώς θα διαρθρώσετε ακριβώς τη διαδικασία.
Αμφιβάλλετε αν η κατάστασή σας έχει ιδιαιτερότητες λόγω των οποίων η αυτόνομη ολοκλήρωση δεν επαρκεί, για παράδειγμα επειδή μια καταγγελία θέτει επίσης ζήτημα ευθύνης; Τότε αυτό είναι θέμα για έναν δικηγόρο, όχι για το κανάλι καταγγελιών. Η πλατφόρμα δομεί και παρακολουθεί, αλλά δεν παρέχει ποτέ νομική συμβουλή σχετικά με μια ατομική καταγγελία και δεν αξιολογεί τη καταγγελία και ο ίδιος.
Θέλετε πρώτα να γνωρίζετε πού ακριβώς βρίσκεται ο οργανισμός σας; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση ή διαβάστε περισσότερα στο τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον κανονισμό καταγγελιών για περισσότερη πληροφόρηση.