Igen, legtöbb esetben Ön maga is lezárhatja és dokumentálhatja a bejelentést. A törvény nem írja elő, hogy ehhez a folyamat ezen részéhez külső felet kell bevonnia. Ugyanakkor vannak követelmények, amit dokumentálnia kell, azzal milyen gondossággal kell eljárnia, és hogy szervezete mely tagjainak kell erre vonatkoznia.
A bejelentés lezárása azt jelenti, hogy a kezelő tájékoztatta a bejelentőt az értékelés eredményéről, és hogy a dokumentáció teljes és követhető módon rögzítésre került. A rögzítés nem merő formaság: azt bizonyítja, hogy az eljárást gondosan követtek, még akkor is, ha később kérdések merülnek fel, például a bejelentő részéről vagy egy felügyeleti szerv részéről.
Mit kell a dokumentációba tartoznia
Az alapos dokumentáció mindenképpen tartalmazza a bejelentés dátumát, az érkeztetési visszaigazolás időpontját, a kezelés alatt folytatott kommunikációt a bejelentővel és a végül közölt eredményt. Az adatkezelés és dokumentálás pontos követelményeihez a jogszabályszöveg maga a legmegbízhatóbb forrás; ha kétségei vannak a saját helyzetéről, tanácskérhet egy jogásszal.
Ez a típusú dokumentálás akkor működik a legkönnyebben, ha egy rögzített formátumot használnak, így minden dokumentáció azonos szerkezettel rendelkezik, tekintet nélkül arra, hogy ki kezeli a bejelentést. Ez megkönnyíti azt is, hogy később, például az éves jelentésben jó áttekintést adjon anélkül, hogy újra mindent el kellene keresnie. a tudásbázis az eljárás egyes lépéseinek magyarázatával bemutatja, mely lépések tartoznak az alapos lezáráshoz.
Mikor működik jól az önálló eljárás a gyakorlatban
Az önálló lezárás és dokumentálás általában jól működik, amikor a szervezetnek van egy megjelölt kezelője, aki függetlenül tud dolgozni, aki tudja, mit kell a dokumentációba bekerülnie, és aki nyomon követi a határidőket. Sok kkv-szervezetben ez egy HR-manager vagy egy olyan igazgató-tag, akik nem gyakran válnak bejelentések tárgyává. Ehhez nincs szükség bonyolult jogi ismeretre, elsősorban egy rögzített eljárásra, amelyet minden alkalommal ugyanúgy követnek.
Mikor éri meg az outsourcing
Az afsluiting és dokumentálás outsourcing-ja nem kötelező, de praktikus lehet. Gondoljon olyan helyzetekre, amikor a szervezetnek nincs független kezelője, amikor egy bejelentés érzékeny, mert a bejelentő és a kezelő jól ismerik egymást, vagy amikor az alkalmazottak nagyobb bizalommal viseltetnek egy olyan csatorna iránt, amely kívül esik a közvetlen vonalat. A rögzített sablon és az automatikus határidő-kezelés is segít, hogy ne feledjen el semmit, főleg több egyidejű bejelentés esetén.
Fontos megkülönböztetni itt két dolgot, amelyek gyakran összemosódnak. Az egyik az eljárás: az érkezés visszaigazolása, a határidők nyomon követése, a dokumentáció rendezett rögzítése és lezárása. Ezt az eljárást egy rendszer segítségével facilitálhatja, tekintet nélkül arra, hogy végül ki értékeli a bejelentést. A másik a tartalom: annak megállapítása, hogy a bejelentés megalapozott-e, milyen intézkedések következnek belőle, és hogyan kommunikálnak az érintettekkel. Ez az értékelés törvényi szinten a munkáltató feladata, és nem ruházható át külső platformra.
hogyan strukturálja a signalo az eljárást azt mutatja, hogy egy bejelentési csatorna szervezeti keretét adja az eljárásnak és dokumentációnak, de sosem értékeli vagy minősíti a bejelentést. Ez, még egy facilitált csatorna esetén is, mindig a szervezeten belül a kezelő feladata.
Önálló eljárás a megfelelő támogatás mellett
Sok kisebb szervezet számára a gyakorlati megoldás: végezze az eljárást Ön, egy rögzített formátummal az dokumentációhoz és az érkeztetési visszaigazolás és terjedelem-közlés automatikus határidő-kezelésével. Így Ön nem kell nyomon követnie, hogy melyik bejelentéshez melyik dátum tartozik, és biztosított, hogy minden dokumentáció azonos módon épül fel. néhány kérdés segítségével megtudhatja, mely kötelezettségek vonatkoznak szervezetére első képet ad még akkor is, mielőtt eldöntené, hogyan strukturálja pontosan a folyamatot.
Bizonytalannak érzi, hogy helyzetében olyan különleges körülmények vannak, amelyeknél a saját lezárás nem elegendő, például mert egy bejelentés felelősségi kérdéseket is felvet? Ebben az esetben egy jogászt kell tanáskérnie, nem pedig a bejelentési csatornát. A platform strukturál és felügyel, de soha nem ad jogi tanácsot egy egyedi bejelentésről, és magát a bejelentést sem értékeli.
Szeretné előbb megtudni, szervezete pontosan hol tart? Végezze el az ingyenes gyors felmérést vagy olvasson tovább a a bejelentési szabályozás gyakran ismételt kérdéseiről további háttérinformációkért.