Tak, w większości przypadków można samodzielnie zamknąć i udokumentować zgłoszenie. Prawo nie wymaga zaangażowania strony trzeciej w tej części procesu. Jednak istnieją wymogi dotyczące tego, co się dokumentuje, jak starannie się to robi i kto w ramach organizacji jest w to zaangażowany.
Zamknięcie zgłoszenia oznacza, że osoba obsługująca powiadomienie poinformowała zgłaszającego o wyniku oceny i że dossier zostało kompletnie i możliwe do prześledzenia udokumentowane. To dokumentowanie nie jest formalizmem: wykazuje, że procedura przebiegła starannie, również jeśli później pojawią się pytania, na przykład od samego zgłaszającego lub od organu nadzoru.
Co powinno znaleźć się w dossier
Rzetelne dossier zawiera co najmniej datę zgłoszenia, moment potwierdzenia otrzymania, komunikację ze zgłaszającym podczas obsługi oraz wynik, który ostatecznie został przekazany. W przypadku dokładnych wymogów dotyczących przechowywania i dokumentowania tekst ustawy jest najbardziej wiarygodnym źródłem; w razie wątpliwości dotyczących własnej sytuacji prawnik może je przeanalizować.
Ten rodzaj dokumentowania działa najlepiej przy użyciu standardowego formatu, aby każde dossier miało tę samą strukturę, niezależnie od tego, kto obsługuje zgłoszenie. To również ułatwia później, na przykład przy rocznym raporcie, przygotowanie dobrego przeglądu bez konieczności ponownego przeszukiwania wszystkiego. baza wiedzy z wyjaśnieniami każdej części procesu pokazuje, jakie kroki są związane ze starannym zamknięciem.
Kiedy samodzielne działanie działa dobrze w praktyce
Samodzielne zamknięcie i dokumentowanie zazwyczaj działa dobrze, gdy organizacja wyznaczył osobę obsługującą, która może pracować niezależnie, wie, co powinno znaleźć się w dossier, i monitoruje terminy. W wielu organizacjach MKB jest to kierownik HR lub członek kierownictwa, który sam rzadko staje się przedmiotem zgłoszeń. Nie chodzi tu o skomplikowaną wiedzę prawną, ale przede wszystkim o stały proces, który jest za każdym razem wykonywany w ten sam sposób.
Kiedy outsourcing ma znaczenie
Outsourcing zamknięcia i dokumentowania nie jest obowiązkowy, ale może być praktyczny. Pomyśl o sytuacjach, w których organizacja nie ma niezależnej osoby obsługującej, w których zgłoszenie jest wrażliwe, ponieważ zgłaszający i osoba obsługująca się dobrze znają, lub w których pracownicy mają więcej zaufania do kanału, który znajduje się poza bezpośrednim łańcuchem dowodzenia. Standardowy szablon z automatycznym monitorowaniem terminów również pomaga, aby nic nie pominąć, zwłaszcza gdy równocześnie prowadzi się wiele zgłoszeń.
Warto tutaj rozróżnić dwie rzeczy, które często się ze sobą mylą. Jedną jest proces: potwierdzenie otrzymania, monitorowanie terminów, starannie zorganizowanie i zamknięcie dossier. Ten proces można zlecić systemowi, niezależnie od tego, kto ostatecznie ocenia zgłoszenie. Drugą jest zawartość: ocena, czy zgłoszenie jest uzasadnione, jakie środki z tego wynikają i jak komunika się z zainteresowanymi stronami. Ta ocena leży ustawowo na pracodawcy i nie może być przeniesiona na zewnętrzną platformę.
jak signalo strukturyzuje proces pokazuje, że kanał powiadomień porządkuje terminy i dossier, ale nigdy nie ocenia samego zgłoszenia ani go nie kwalifikuje. Pozostaje to, również w przypadku kanału ułatwianego, zawsze zadaniem osoby obsługującej w ramach własnej organizacji.
Samodzielne działanie z odpowiednim wsparciem
Dla wielu mniejszych organizacji praktyczna droga to: samodzielnie wykonać proces, ze standardowym formatem dla dossier i automatycznym monitorowaniem terminów dla potwierdzenia otrzymania i zwrotu informacji. W ten sposób nie trzeba samodzielnie śledzić, która data dotyczy którego zgłoszenia, i jest pewne, że każde dossier zostało zorganizowane w ten sam sposób. w kilku pytaniach zobaczyć, jakie obowiązki mają zastosowanie do Twojej organizacji daje wstępny obraz, zanim zdecydujesz, jak dokładnie ukształtujesz ten proces.
Czy masz wątpliwości, czy Twoja sytuacja ma szczególne okoliczności, w których samodzielne zamknięcie nie wystarczy, na przykład dlatego, że zawiadomienie rodzi również pytanie o odpowiedzialność? To pytanie dla prawnika, a nie dla samego kanału zawiadomienia. Platforma organizuje i monitoruje, ale nigdy nie udziela porad prawnych dotyczących konkretnego zawiadomienia i również nie ocenia samego zawiadomienia.
Chcesz najpierw wiedzieć, gdzie dokładnie stoi Twoja organizacja? Wykonaj bezpłatne szybkie skanowanie lub przeczytaj dalej często zadawane pytania dotyczące przepisów zawiadomienia aby uzyskać więcej informacji.