Ja, i de flesta fall kan du själv stänga och dokumentera en rapport. Lagen föreskriver inte att du måste anlita en extern part för denna del av processen. Det finns dock krav på vad du dokumenterar, hur noggrann du är och vilka inom din organisation som är inblandade.
Att stänga en rapport innebär att rapportören har informerats om resultatet av granskningen och att dossieren är fullständigt och spårbart dokumenterat. Denna dokumentering är inte bara en formalitet: den visar att proceduren har följts noggrant, även om det senare uppstår frågor om den, till exempel från rapportören själv eller från en tillsynsmyndighet.
Vad som ska finnas i dossieren
Ett noggrant dossier innehåller minst rapportens datum, när mottagningsbekräftelsen skickades, kommunikationen med rapportören under granskningen och det slutliga resultat som återkopplades. För de exakta kraven på lagring och dokumentering är själva lagtexten den mest pålitliga källan; om du är osäker på din egen situation kan en jurist granska den.
Den här typen av dokumentering fungerar bäst med ett fast format, så att varje dossier har samma struktur oavsett vem som granskar rapporten. Det gör det också enklare att senare, till exempel vid årsrapporten, ge en bra översikt utan att behöva leta upp allt på nytt. kunskapsbanken med förklaringar för varje del av processen visar vilka steg som ingår i en noggrann avslutning.
När det fungerar bra att göra det själv i praktiken
Att själv stänga och dokumentera fungerar vanligtvis bra när organisationen har utsett en granskare som kan arbeta oberoende, som vet vad som ska finnas i dossieren och som övervakar tidsfristerna. I många små och medelstora organisationer är det en HR-chef eller en ledamot i ledningen som själv sällan blir föremål för rapporter. Det handlar inte om komplicerad juridisk kunskap, utan främst om en fast process som följs på samma sätt varje gång.
När det lönar sig att lägga ut på entrepreneur
Att lägga ut stängningen och dokumenteringen av rapporten är inte obligatoriskt, men kan vara praktiskt. Tänk på situationer där organisationen inte har en oberoende granskare, där en rapport är känslig eftersom rapportören och granskaren känner varandra väl, eller där anställda har större förtroende för en kanal som står utanför den direkta ledningslinjen. Ett fast format med automatisk övervakning av tidsfrister hjälper också till att inte glömma något, särskilt när det hanteras flera rapporter samtidigt.
Det är bra att göra skillnad mellan två saker som ofta blandas ihop. Det ena är processen: bekräfta mottagningen, övervaka tidsfrister, dokumentera dossieren ordentligt och stänga det. Du kan låta ett system underlätta denna process, oavsett vem som i slutändan granskar rapporten. Det andra är innehållet: avgöra om en rapport är väl grundad, vilka åtgärder som följer av det och hur de inblandade kommuniceras med. Denna granskning ligger enligt lag på arbetsgivaren själv och kan inte överlåtas till en extern plattform.
hur signalo strukturerar processen visar att en rapporteringskanal ordnar tidsfrister och dossieren, men aldrig granskar eller klassificerar själva rapporten. Det förblir, även med en faciliterad kanal, alltid uppgiften för granskaren inom din egen organisation.
Gör det själv med rätt stöd
För många mindre organisationer är den praktiska vägen: genomför processen själv, med ett fast format för dossieren och med automatisk övervakning av tidsfrister för mottagningsbekräftelse och återkoppling. På så sätt behöver du inte själv hålla reda på vilket datum som gäller för vilken rapport, och det är säkert att varje dossier är uppbyggt på samma sätt. i några frågor se vilka skyldigheter som gäller för er organisation ger en första överblick, redan innan ni väljer hur ni exakt utformar processen.
Är ni osäker på om er situation har särskilda omständigheter där det inte räcker att själva avsluta ärendet, till exempel för att en anmälan också väcker en ansvarsfråga? Då är det en fråga för en jurist, inte för själva anmälningskanalen. Plattformen strukturerar och övervakar, men ger aldrig juridisk rådgivning om en enskild anmälan och gör ingen bedömning av själva anmälan heller.
Vill ni först veta exakt var er organisation står? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller läs vidare i de vanliga frågorna om anmälningsförordningen för mer bakgrund.