Taip, daugumoje atvejų galite užbaigti ir dokumentuoti pranešimą patys. Dėsnis nepareikalauja šalinti išorinę šalį šioje proceso dalies. Tačiau galioja reikalavimai dėl to, ką dokumentuojate, kaip atidžiai tai darote ir kas jūsų organizacijoje yra įtrauktas.
Pranešimo užbaigimas reiškia, kad nagrinėtojas informavo pranešėją apie vertinimo rezultatus ir bylos dossier buvo visiškai ir atsekiamai dokumentuotas. Toks dokumentavimas nėra formalumas: jis įrodo, kad procedūra buvo atliekama atidžiai, net jei vėliau iškils klausimų, pavyzdžiui, iš paties pranešėjo ar iš priežiūros institucijos.
Ką turėtų turėti bylos dossier
Atidus bylos dossier turi bent jau pranešimo datą, gavimo patvirtinimo momentą, komunikaciją su pranešėju nagrinėjimo metu ir galutinius rezultatus, kurie buvo pranešti. Dėl tikslių reikalavimų dėl saugojimo ir dokumentavimo patikimiausia šaltinis yra pats įstatymo tekstas; jei abejojate dėl savo situacijos, teisininkas gali pagelbėti.
Tokį dokumentavimą patogiausia atlikti naudojant nustatytą formatą, kad kiekvienas bylos dossier turėtų tą pačią struktūrą, nepaisant to, kas nagrinėjo pranešimą. Tai taip pat palengvina vėliau, pavyzdžiui, rengiant metinę ataskaitą, gauti gerą apžvalgą, nereikalaudami viško ieškoti iš naujo. žinybos bazė, kurioje paaiškinama kiekviena proceso dalis parodo, kokie žingsniai priklauso atidžiam užbaigimui.
Kada savarankiško atlikimo praktikoje gerai pavyksta
Savarankiškas užbaigimas ir dokumentavimas dažniausiai veikia gerai, kai organizacija turi paskyrimą nagrinėtoją, kuris gali dirbti nepriklausomai, žino, ką turėtų turėti bylos dossier, ir stebi terminus. Daugelyje MVĮ organizacijų tai yra HR vadybininkas arba direktoriaus narys, kuris pats dažnai nėra pranešimo objektas. Čia ne sudėtinga teisinė žinybą, o visų pirma nustatytas procesas, kuris kiekvieną kartą atliekamas taip pat.
Kada išorinis atlikimas turi prasmę
Išorinio atlikimo užbaigimas ir dokumentavimas nėra privalomas, tačiau gali būti praktiškas. Pagalvokite apie situacijas, kuriose organizacija neturi nepriklausomo nagrinėtojo, kuriose pranešimas yra jautrus, nes pranešėjas ir nagrinėtojas gerai vienas kitą žino, arba kuriose darbuotojai labiau pasitiki kanalu, kuris yra už tiesioginės vadovybės ribų. Bet koks nustatytas šablonas su automatišku terminų stebėjimu taip pat padeda nieko nepraražyti, ypač kai vienu metu vykdomi keli pranešimai.
Čia naudinga daryti skirtį tarp dviejų dalykų, kurie dažnai painiojami. Vienas yra procesas: patvirtinti gavimą, stebėti terminus, švariai dokumentuoti ir užbaigti bylos dossier. Šį procesą galite leisti palengvinti sistemai, nepaisant to, kas galutinai vertina pranešimą. Kitas yra turinys: nustatyti, ar pranešimas pagrįstas, kokios priemonės iš to išplaukia, ir kaip bendrauti su dėl to susijusiomis šalimis. Šis vertinimas pagal dėsnį priklauso pačiai darbdavystei ir negali būti perduotas išorinei platformai.
kaip signalo strukturuoja procesą parodo, kad pranešimų kanalas tvarkys terminus ir bylos dossier, bet niekada nevertin ir nekvalifikuoja pačio pranešimo. Tai, netgi naudojant facilitatinį kanalą, visada lieka jūsų organizacijos nagrinėtojo pareiga.
Savarankiškus atlikimas su tinkama parama
Daugeliui mažesnių organizacijų praktiškas variantas: pats atlikti procesą, naudojant nustatytą bylos dossier formatą ir automatinį terminų stebėjimą gavimo patvirtinimui ir ataskaitai. Tokiu būdu jums patiems nereikia sekti, kuri data taikoma kuriam pranešimui, ir užtikrinta, kad kiekvienas bylos dossier buvo suformuotas taip pat. per kelis klausimų pamatyti, kokie įsipareigojimai galioja jūsų organizacijai suteikia pirmąjį vaizdą, dar prieš pasirenkat, kaip tiksliai sutvarkyti procesą.
Abejojate, ar jūsų situacijoje nėra ypatumų, dėl kurių savarankiško uždarymo nepakanka, pavyzdžiui, todėl, kad pranešimas sukelia atsakomybės klausimą? Tai yra klausimas juristui, o ne pačiam pranešimų kanalui. Platforma strukturuoja ir prižiūri, bet niekada nepateikia teisinių patarimų dėl atskiro pranešimo ir nepateikia paties pranešimo vertinimo.
Norite pirmiausia sužinoti, kur tiksliai yra jūsų organizacija? Atlikite nemokamą greitą skeningą arba skaitykite toliau dažniausiai užduodamus klausimus apie pranešimų reglamentą norėdami gauti daugiau informacijos.