Ja, v večini primerov lahko zaključek in dokumentiranje prijave naredite sami. Zakon ne zahteva vključitve druge osebe za ta del procesa. Vendar pa obstajajo zahteve glede tega, kaj dokumentirate, kako skrbno to naredite in kdo je v vašo organizacijo vključen.
Zaključek prijave pomeni, da je obdelovalec obvestil prijavitelja o izidu ocenjevanja in da je dokumentacija popolna ter sledljiva. To dokumentiranje ni formalnost: dokazuje, da je postopek skrbno izveden, tudi če se pozneje pojavijo vprašanja, na primer od prijavitelja ali nadzornega organa.
Kaj mora biti v dokumentaciji
Skrbna dokumentacija vsebuje najmanj datum prijave, datum potrditve prejema, komunikacijo s prijaviteljem med obdelavo in izid, ki je nazadnje posredovan. Za natančne zahteve glede hrambe in dokumentiranja je sam zakon najprepričljivejši vir; v primeru dvoma o vaši lastni situaciji si lahko pogledate pravnik.
To vrsto dokumentiranja je najbolje izvajati s fiksno obliko, tako da ima vsaka dokumentacija enako strukturo, ne glede na to, kdo prijavo obdeluje. To tudi poenostavi kasnejše, na primer pri letnem poročilu, dober pregled brez da bi morali vse znova iskati. baza znanja s pojasnjivi za vsak del postopka kaže, kateri koraki sodijo k skrbnemu zaključku.
Kdaj je v praksi dobro to narediti sam
Samodejni zaključek in dokumentiranje običajno dobro delujeta, kadar ima organizacija imenovanega obdelovalca, ki lahko deluje neodvisno, ki ve, kaj mora biti v dokumentaciji, in ki spremlja roke. V številnih malih in srednjih organizacijah je to HR-manager ali član vodstva, ki sam ne postane predmet prijav. Pri tem ne gre za zapleteno pravno znanje, temveč predvsem za fiksni proces, ki se vsakič izvede na enak način.
Kdaj je izhodna obdelava koristna
Izhodna obdelava zaključka in dokumentiranja ni obvezna, lahko pa je praktična. Pomislite na primere, v katerih ima organizacija nobene neodvisne osebe, v katerih je prijava občutljiva, ker se prijavitelj in obdelovalec dobro poznata, ali kjer imajo zaposleni večje zaupanje v kanal, ki je izven neposredne hierarhije. Tudi fiksna predloga s samodejnim spremljanjem rokov pomagata, da se nichesar ne pozabi, posebej kadar je hkrati več prijav.
Dobro je razlikovati med dvema stvarima, ki se pogosto mešata. Prvo je postopek: potrditev prejema, spremljanje rokov, uredno dokumentiranje in zaključek dokumentacije. Ta postopek lahko olajšate s sistemom, ne glede na to, kdo prijavo nakonec oceni. Drugo je vsebina: presoja, ali je prijava utemeljena, kateri ukrepi iz nje izhajajo in kako se komunicira z udeleženci. To ocenjevanje je po zakonu nalogo delodajalca in ga ni mogoče prenesti na zunanjo platformo.
kako signalo strukturira postopek kaže, da kanal prijave ureji roke in dokumentacijo, vendar nikoli ne oceni ali ne kvalificira same prijave. To ostaja, tudi pri urejenem kanalu, vedno nalogo obdelovalca v vaši organizaciji.
Sam z ustrezno podporo
Za številne manjše organizacije je praktična pot: sam izvesti postopek s fiksno obliko za dokumentacijo in samodejnim spremljanjem rokov za potrditev prejema in povratno informacijo. Tako sami ne morate spremljati, kateri datum velja za katero prijavo, in zagotovljeno je, da je vsaka dokumentacija zgrajena na enak način. v nekaj vprašanjih poglejte, katere obveznosti veljajo za vašo organizacijo daje prvi vpogled, preden se odločite, kako natančno urediti postopek.
Ali dvomite, da vaša situacija vsebuje posebnosti, pri katerih lastno zaključevanje ni dostatno, na primer ker prijava sproži tudi vprašanje odgovornosti? Potem je to vprašanje za pravnika, ne za kanal za prijave sam. Platforma strukturira in nadzira, vendar nikoli ne daje pravnega nasveta o posamični prijavi in tudi ne ocenjuje same prijave.
Ali želite najprej vedeti, kje natančno stoji vaša organizacija? Naredite brezplačno hitro preverjanje ali preberite naprej v pogosto zastavljena vprašanja o pravilu za prijave za več ozadja.