Da, u većini slučajeva možete sami zatvoriti i dokumentirati prijavu. Zakon ne obvezuje na uključivanje vanjske strane za ovaj dio postupka. Međutim, postoje zahtjevi na što dokumentirate, koliko pažljivo to činite i tko je u vašoj organizaciji uključen.
Zatvaranje prijave znači da je obrađivač obavijestio prijavitelja o ishodu ocjene, te da je dosije cjelovit i praćljivo dokumentiran. To dokumentiranje nije formalnost: pokazuje da je postupak pažljivo proveden, čak i ako se kasnije pojave pitanja o tome, primjerice od samog prijavitelja ili od nadzornog tijela.
Što treba biti u dossier-u
Pažljivo vođeni dosije mora sadržavati barem datum prijave, vrijeme potvrde primitka, komunikaciju s prijaviteljem tijekom obrade, te ishod koji je na kraju vraćen. Za točne zahtjeve glede čuvanja i dokumentiranja, sam zakonski tekst je najpouzdaniji izvor; ako ste nesigurni u vašoj situaciji, pravnik može pomoći.
Ovakvo dokumentiranje funkcionira najjednostavnije s fiksnim formatom, tako da svaki dosije ima istu strukturu, bez obzira tko obrađuje prijavu. To također olakšava kasnije, primjerice pri godišnjoj postavci, dobar pregled bez da morate sve ponovno tražiti. baza znanja s objašnjenjima za svaki dio postupka pokazuje koje korake obuhvaća pažljivo zatvaranje.
Kada je samoinicijativa dobra u praksi
Samozatvaranje i dokumentiranje obično dobro funkcionira kada organizacija ima dodijeljenoga obrađivača koji može raditi neovisno, koji zna što treba biti u dossier-u, i koji prati rokove. U mnogim mKPO organizacijama to je HR-menadžer ili član uprave koji se sam rijetko pojavljuje kao predmet prijave. Ovdje nije riječ o kompliciranom pravnom znanju, već o fiksnom postupku koji se svaki put provodi na isti način.
Kada je outsourcing koristan
Outsourcing zatvaranja i dokumentiranja nije obavezan, ali može biti praktičan. Razmislite o situacijama u kojima organizacija nema neovisnog obrađivača, u kojima je prijava osjetljiva jer se prijavitelj i obrađivač dobro poznaju, ili u kojima zaposlenici više vjeruju kanalu koji stoji izvan izravne linije. Čvrsti obrazac s automatskom kontrolom rokova pomaže da se ništa ne zaboravi, posebno kada se obrađuje više prijava istovremeno.
Dobro je napraviti razliku između dviju stvari koje se često miješaju. Jedna je proces: potvrda primitka, kontrola rokova, redno vođenje dosijea i zatvaranje. Taj proces možete pustiti da facilitira sustav, bez obzira tko na kraju ocjeni prijavu. Druga je sadržaj: ocjena je li prijava utemeljena, koje mjere iz toga proizlaze, i kako se komunicira sa zainteresiranim stranama. Tu ocjenu zakon određuje da obavlja sam poslodavac i ne može se prenijeti na vanjsku platformu.
kako signalo strukturira proces pokazuje da meldni kanal uređuje rokove i dosije, ali nikada ne ocjenjuje ili klasificira samu prijavu. To ostaje, čak i s facilitiranim kanalom, uvijek zadatak obrađivača u vašoj organizaciji.
Samoinicijativa s pravnom podrškom
Za mnoge manje organizacije praktična je ruta: provesti proces sami, s fiksnim formatom za dosije i s automatskom kontrolom rokova za potvrdu primitka i vraćanje informacija. Na taj način ne trebate sami pratiti koji se datum primjenjuje na koju prijavu, te je osigurano da je svaki dosije na isti način strukturiran. u nekoliko pitanja vidjeti koje su obveze primjenjive na vašu organizaciju daje prvi pregled, čak prije nego što odlučite kako ćete proces točno strukturirati.
Niste li sigurni je li vaša situacija takva da samo interno zaključivanje nije dovoljno, primjerice jer prijava može pozvati pitanje odgovornosti? Tada je to pitanje za pravnika, a ne za sam kanal. Platforma strukturira i nadzire, ali nikada ne daje pravne savjete o pojedinoj prijavi i ne vrednuje samu prijavu.
Želite li prvo znati gdje se točno nalazi vaša organizacija? Obavite besplatnu brzu procjenu ili pročitajte dalje u često postavljana pitanja o pravilniku o prijavljivanju za više pozadine.