Sim, na maioria dos casos pode fechar e registar uma denúncia por sua conta. A lei não obriga a recorrer a uma entidade externa para esta fase do processo. No entanto, há requisitos quanto ao que regista, à forma cuidadosa como o faz e quem na sua organização está envolvido.
Fechar uma denúncia significa que o responsável pelo tratamento informou o denunciante sobre o resultado da avaliação e que o dossier foi registado de forma completa e rastreável. Esse registo não é uma mera formalidade: demonstra que o procedimento foi seguido com cuidado, mesmo se surgirem questões posteriormente, por exemplo do próprio denunciante ou de uma autoridade de supervisão.
O que deve constar no dossier
Um dossier cuidadoso contém, no mínimo, a data da denúncia, o momento da confirmação de receção, a comunicação com o denunciante durante o tratamento e o resultado que foi transmitido. Para os requisitos precisos de conservação e registo, o texto legal é a fonte mais fiável; em caso de dúvida sobre a sua situação, um jurista pode ajudar.
Este tipo de registo funciona melhor com um formato fixo, de modo que cada dossier tenha a mesma estrutura, independentemente de quem trata a denúncia. Também torna mais fácil, por exemplo aquando do relatório anual, fornecer uma boa visão geral sem ter de procurar tudo novamente. a base de conhecimento com explicações de cada fase do processo mostra quais os passos que pertencem a um encerramento cuidadoso.
Quando fazer por sua conta funciona bem na prática
Encerrar e registar por sua conta funciona geralmente bem quando a organização tem um responsável pelo tratamento que pode trabalhar de forma independente, que sabe o que deve constar no dossier e que vigia os prazos. Em muitas organizações PME, trata-se de um gestor de RH ou de um membro da direção que não é facilmente alvo de denúncias. Isto não envolve conhecimentos jurídicos complicados, mas principalmente um processo fixo que é seguido da mesma forma todas as vezes.
Quando a terceirização traz vantagens
A terceirização do encerramento e registo não é obrigatória, mas pode ser prática. Pense em situações em que a organização não tem um responsável pelo tratamento independente, em que uma denúncia é delicada porque denunciante e responsável se conhecem bem, ou em que os colaboradores confiam mais num canal que está fora da linha hierárquica direta. Um modelo fixo com monitorização automática de prazos também ajuda a não esquecer nada, especialmente quando há várias denúncias em simultâneo.
É importante distinguir aqui entre duas coisas que muitas vezes se confundem. Uma é o processo: confirmar a receção, vigiar os prazos, registar o dossier de forma ordenada e encerrá-lo. Este processo pode ser facilitado por um sistema, independentemente de quem avalia a denúncia. A outra é o conteúdo: avaliar se uma denúncia é fundamentada, que medidas daí decorrem e como comunicar com os envolvidos. Esta avaliação é da responsabilidade legal do empregador e não pode ser delegada a uma plataforma externa.
como signalo estrutura o processo mostra que um canal de denúncia ordena os prazos e o dossier, mas nunca avalia ou classifica a denúncia em si. Isso continua sempre, mesmo com um canal facilitado, a ser tarefa do responsável pelo tratamento dentro da sua organização.
Fazer por sua conta com o apoio adequado
Para muitas organizações mais pequenas, a abordagem prática é: executar o processo por sua conta, com um formato fixo para o dossier e com monitorização automática dos prazos para a confirmação de receção e para a resposta. Assim, não tem de manter controlo de qual é a data para qual denúncia, e fica garantido que cada dossier foi construído da mesma forma. ver em poucas perguntas quais obrigações se aplicam à sua organização fornece uma primeira visão geral, ainda antes de você escolher exatamente como estruturar o processo.
Tem dúvidas se a sua situação tem particularidades em que o encerramento interno não é suficiente, por exemplo porque uma denúncia também levanta uma questão de responsabilidade? Então essa é uma questão para um advogado, não para o canal de denúncias em si. A plataforma estrutura e monitora, mas nunca oferece aconselhamento jurídico sobre uma denúncia individual e também não avalia a denúncia em si.
Quer primeiro saber exatamente onde sua organização se encontra? Faça a verificação rápida gratuita ou continue lendo em as perguntas frequentes sobre o regulamento de denúncias para mais contexto.