Ja, i de fleste tilfælde kan du selv lukke og dokumentere en rapportering. Loven forpligter ikke til at inddrage en ekstern part for denne del af processen. Der gælder dog krav til det, du dokumenterer, hvor omhyggeligt du gør det, og hvem der inden for din organisation er involveret.
At lukke en rapportering betyder, at behandleren har orienteret rapportanten om resultatet af vurderingen, og at dokumentationen er fuldstændig og sporbar. Denne dokumentation er ikke en formalitet: den viser, at proceduren er gennemført omhyggeligt, også hvis der senere opstår spørgsmål herom, for eksempel fra rapportanten selv eller fra en tilsynsmyndighed.
Hvad der skal være i dokumentationen
En omhyggelig dokumentation skal mindst indeholde datoen for rapporteringen, tidspunktet for kvitteringen for modtagelsen, kommunikationen med rapportanten under behandlingen og det resultat, der til sidst er blevet meddelt. For de præcise krav til opbevaring og dokumentation er lovteksten selv den mest pålidelige kilde; hvis du er usikker på din egen situation, kan en jurist kigge med.
Denne slags dokumentation fungerer bedst med et fast format, så hver dokumentation har samme struktur, uanset hvem der behandler rapporteringen. Det gør det også lettere at give et godt overblik senere, for eksempel i årsrapporten, uden at du skal finde alt igen. videnbanken med forklaringer for hver del af processen viser, hvilke trin der hører til en omhyggelig lukning.
Hvornår det fungerer godt at gøre det selv
At lukke og dokumentere selv fungerer normalt godt, når organisationen har udpeget en behandler, der kan arbejde uafhængigt, som ved, hvad der skal være i dokumentationen, og som overvåger tidsfristen. I mange mindre og mellemstore organisationer er det en HR-leder eller et ledelsesmedlem, der ikke let selv bliver genstand for rapporteringer. Det handler ikke om kompliceret juridisk viden, men primært om en fast proces, der bliver gennemført på samme måde hver gang.
Hvornår det er praktisk at udlicitere
Udlicitering af lukning og dokumentation er ikke obligatorisk, men kan være praktisk. Tænk på situationer, hvor organisationen ikke har en uafhængig behandler, hvor en rapportering er følsom, fordi rapportant og behandler kender hinanden godt, eller hvor medarbejdere har mere tillid til en kanal, der står uden for den direkte linje. Et fast skema med automatisk overvågning af tidsfrister hjælper også med at undgå at glemme noget, især når der er flere rapporteringer på samme tid.
Det er godt at skelne mellem to forhold, der ofte blandes sammen. Det ene er processen: bekræfte modtagelsen, overvåge tidsfrister, dokumentere dokumentationen ordentligt og lukke den. Denne proces kan du få faciliteret af et system, uanset hvem der til sidst vurderer rapporteringen. Det andet er indholdet: vurdere, om en rapportering er begrundet, hvilke foranstaltninger der følger heraf, og hvordan der kommunikeres med berørte parter. Denne vurdering ligger lovligt hos arbejdsgiveren selv og kan ikke overdrages til en ekstern platform.
hvordan signalo strukturerer processen viser, at en rapporteringskanal ordner tidsfrister og dokumentation, men aldrig selv vurderer eller kvalificerer rapporteringen. Det forbliver, også ved en faciliteret kanal, altid opgaven for behandleren inden for din egen organisation.
Gør det selv med den rigtige support
For mange mindre organisationer er den praktiske vej: udføre processen selv, med et fast format til dokumentationen og automatisk overvågning af tidsfrister for kvittering for modtagelsen og for besked tilbage. På denne måde skal du ikke selv holde styr på, hvilken dato der gælder for hvilken rapportering, og det er sikret, at hver dokumentation er blevet opbygget på samme måde. se på få spørgsmål, hvilke forpligtelser der gælder for jeres organisation giver et første billede, allerede inden I vælger, hvordan I præcis tilrettelægger processen.
Er I i tvivl om, hvorvidt jeres situation har særlige forhold, hvor det ikke er tilstrækkeligt at lukke sagen selv – for eksempel fordi en underretning også rejser et spørgsmål om ansvar? Så er det et spørgsmål til en jurist, ikke til whistleblower-kanalen selv. Platformen strukturerer og overvåger, men giver aldrig juridisk rådgivning om en individuel underretning og vurderer heller ikke underretningen selv.
Vil I først gerne vide præcis, hvor jeres organisation står? Gør den gratis hurtigscan eller læs videre i de hyppigt stillede spørgsmål om whistleblower-ordningen for mere baggrund.